Facturas (Básico): Modificar facturas pagas

Se uma fatura já tiver sido paga total ou parcialmente, não será possível editá-la ou apagá-la. Depois de o pagamento ter sido lançado, a fatura é associado e deve permanecer a mesma para efeitos de manutenção de registos. Neste artigo, ficará a saber quais são as soluções alternativas disponíveis.

Este artigo trata da modificação de facturas pagas. Saiba mais sobre a modificação de facturas não pagas aqui.

Quando é necessário

Por vezes, pode ser necessário editar uma fatura paga ou parcialmente paga, por exemplo, nos casos em que:

• Erro na introdução do valor de uma fatura paga. Cometeu um erro de digitação ao introduzir o valor da fatura, que foi paga utilizando o pagamento offline. Por exemplo, em vez de "1000$", facturou ao seu cliente "10.000$". Se não for corrigido, este erro pode arruinar os seus relatórios de receitas.
• Atualização de uma fatura de depósito após a prestação de serviços adicionais. Emitiu uma fatura antecipadamente e solicitou um pagamento parcial. Depois disso, quis fornecer alguns serviços adicionais e atualizar a fatura.
• Adicionar mais detalhes à descrição da fatura. Pretende adicionar mais detalhes à descrição da fatura para poder manter os registos mais corretamente.
• Esquecer-se de faturar ao cliente um ou alguns dos serviços prestados. Por exemplo, se se esqueceu de faturar ao seu cliente uma consulta telefónica.

Modificar facturas pagas

Se for necessário alterar uma fatura paga, é necessário reembolsá-la e emitir uma nova fatura:

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente ou em Faturação > Facturas. As facturas pagas têm a indicação Pago ou Parcialmente pago estado. Clique nos três pontos e em Ver fatura à direita da fatura paga. Clique na ligação de pagamento na secção Histórico de pagamentos da barra lateral da Fatura. 

2. As informações de pagamento são apresentadas na barra lateral Ver pagamento, à direita. Clique em Reembolsar pagamento no canto superior direito. Mais informações sobre o processamento do reembolso.

3. No Motivo, especifique que terá de emitir outra fatura para fazer as correcções. A melhor prática é acalmar os seus clientes para que não pensem que há algo de errado com o seu pagamento. Não desmarque a caixa de verificação de notificação e-mail . Deixe que os seus clientes vejam o histórico completo.

4. Clique em Emitir reembolso. Note que isto não alterará o pagamento ou a fatura estado; eles permanecerão Pagos.

5. Abra a fatura na conta do cliente ou em Faturação > Facturas, clique nos três pontos no canto superior direito e selecione Duplicar. Será criada uma nova fatura idêntica, mas não paga. Faça as correcções necessárias e envie-a novamente. Note que o número da fatura será diferente.

6. Se registou inicialmente o pagamento reembolsado como um pagamento offline (o que significa que o cliente pagou em dinheiro, cheque ou transferência), crie um pagamento offline e liquide a fatura com ele. Se o cliente efectuou o pagamento no portal do cliente, peça-lhe que volte a pagar.

Modificar facturas parcialmente pagas

As facturas parcialmente pagas não podem ser editadas. Assim, se precisar de modificar uma fatura parcialmente paga, deve emitir uma nova fatura e reduzi-la no montante do pagamento parcial. A forma mais conveniente de o fazer é duplicar a fatura inicial e ajustar o seu subtotal:

1. Abra a fatura que pretende corrigir na conta do cliente ou em Faturação > Facturas, clique nos três pontos no canto superior direito e selecione Duplicar. Será criada uma nova fatura idêntica. 

2. Reduzir o montante da fatura pelo montante do pagamento parcial, efetuar as correcções necessárias e enviar a fatura. Note que o número da fatura será diferente.

Se a análise das receitas e do desempenho depender do montante exato da fatura (por exemplo, se pretender saber quantas facturas estão abaixo do montante pretendido), deve emitir um reembolso e enviar uma fatura duplicada sem ajustar o montante, como faria para uma fatura paga na totalidade.

Eliminar facturas pagas

Após o lançamento do pagamento, este deve permanecer inalterado para efeitos de manutenção de registos. É por isso que não permitimos a eliminação de pagamentos com cartão de crédito. Só é possível apagar os pagamentos por débito bancário (por exemplo, se Stripe ou o CPACharge o recusou). Leia os pormenores no artigo.

Para pagamentos com cartão de crédito e pagamentos offline, é possível emitir um reembolso.

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente. 

2. Na lista Pagamentos , localize o pagamento que pretende reembolsar e, em seguida, clique nos três pontos e em Ver fatura à sua direita. Também é possível encontrar um pagamento no histórico de pagamentos da fatura.

3. Na barra lateral Ver pagamento, clique em Reembolsar pagamento no canto superior direito. Para obter mais informações sobre este assunto, aceda aqui.

4. Especifique o motivo do reembolso e clique em Emitir reembolso.

O que acontece quando se emite um reembolso, consoante o tipo de pagamento:

• Pagamentos efectuados através de Stripe/CPA Charge: O pagamento é marcado como reembolsado. O cliente recebe um reembolso na conta do cartão de crédito que utilizou para efetuar o pagamento. StripeO /CPA Charge envia imediatamente o reembolso para essa conta. Dependendo do banco, o reembolso demora entre 5 a 10 dias úteis a aparecer na conta do cliente.
• Pagamentos offline: O pagamento é marcado como reembolsado.
• Todos os tipos de pagamento: A fatura e o pagamento estado permanecem Pagos.

Para saber mais sobre os créditos de clientes e a emissão de um reembolso, aceda aqui.

Um cliente pagou uma fatura do perfil errado

 Poderá ser necessário transferir um pagamento de uma conta para outra se:

• O cliente já tem uma conta, mas utilizou uma conta criada recentemente para pagar uma fatura. 
• O cliente tem várias contas e pagou a partir da conta errada.

Para resolver estes problemas:

• Eliminar a conta secundária: Elimine a conta (para mais informações, aceda aqui); isto também eliminará o pré-pagamento efectuado. Em seguida, adicione um pagamento offline à conta correcta (para mais informações, consulte aqui).
• Adicionar um crédito: Adicione um crédito promocional à conta correcta (para obter mais detalhes, consulte aqui). A adição de um crédito promocional não afecta as receitas da sua empresa e verá o dinheiro associado na conta correcta.