Facturas (Avançado): Correção de facturas e pagamentos

Os erros de faturação acontecem! Aqui, mostramos-lhe como os corrigir.

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Coberto:

• Modificar uma fatura antes de ser paga
• Eliminar uma fatura antes de ser paga
• Modificar/eliminar uma fatura depois de esta ter sido paga
• Eliminar pagamentos
• Um cliente pagou uma fatura com o perfil errado
• Marcar manualmente uma fatura como paga quando o pagamento não foi efectuado em TaxDome
• Correção de facturas periódicas

Modificar uma fatura antes de ser paga

Se verificar que uma fatura está incorrecta antes de ser paga (por exemplo, uma fatura emitida por 100 dólares deveria, na realidade, ter sido de 150 dólares), não é demasiado tarde para a corrigir. Pode editar a fatura ou eliminá-la e emitir uma nova fatura.

Para modificar o montante de uma fatura:

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente.

2. As facturas que ainda não foram pagas são marcadas como não pagas. Clique no ícone de três pontos à direita da fatura não paga e, em seguida, seleccione Editar no menu pendente.

3. Corrija o montante e clique em Submeter.

Eliminar uma fatura antes de ser paga

Outra forma de corrigir uma fatura que ainda não foi paga é eliminá-la por completo e emitir uma nova: 

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente.

2. As facturas que ainda não foram pagas são marcadas como não pagas. Clique no ícone de três pontos à direita da fatura não paga e, em seguida, seleccione Eliminar no menu pendente. 

3. Clique em APAGAR na janela pop-up Apagar confirmação e, em seguida, emita uma nova fatura. 

Modificar/eliminar uma fatura depois de esta ter sido paga

Se uma fatura já tiver sido paga, não será possível editá-la ou apagá-la. Depois de o pagamento ter sido lançado, a fatura é associado e deve permanecer a mesma para efeitos de manutenção de registos. Pode, no entanto, emitir um reembolso.

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente.

2. As facturas pagas são marcadas como pagas. Clique no ícone do olho à direita da fatura paga. Na secção Pagamento Histórico da janela pop-up da Fatura , clique na ligação para o pagamento. 

3. A informação sobre o pagamento é então apresentada em View Payment slide-out , à direita. Clique na ligação Reembolsar pagamento no canto superior direito e processe o reembolso (consulte Eliminar pagamentos abaixo). 

Eliminar pagamentos

Após o lançamento do pagamento, este deve permanecer inalterado para efeitos de manutenção de registos. É por isso que não permitimos a eliminação de pagamentos com cartão de crédito. Só é possível apagar pagamentos de débitos bancários (por exemplo, se tiverem sido recusados por Stripe ou CPACharge). Leia os pormenores no artigo.

Para pagamentos com cartão de crédito, tem a opção de emitir um reembolso.

1. Vá para o separador Facturas no perfil do cliente. 

2. Na lista de pagamentos , localize o pagamento que pretende reembolsar e clique no ícone do olho na extremidade direita. (Outra forma de encontrar um pagamento é visualizar o histórico de pagamentos da fatura).

3. Na página Ver pagamento slide-out, clique na ligação Reembolsar pagamento no canto superior direito e decida se pretende reembolsar o pagamento total ou parcialmente. 

Ao emitir um reembolso, é necessário decidir o que fazer com os créditos do cliente. Por padrão, o saldo de crédito do cliente será reduzido pelo valor do reembolso, mas também é possível optar por não reduzi-lo ou reduzi-lo por outro valor. Para obter mais detalhes sobre isso, clique aqui.

4. Especifique o motivo do reembolso e clique em Emitir reembolso.

O que acontece quando se emite um reembolso, consoante o tipo de pagamento:

• Pagamentos efectuados através de Stripe/CPA Charge: O pagamento é marcado como reembolsado e o utilizador subtrai o montante reembolsado do saldo de crédito do cliente, total ou parcialmente. O cliente recebe um reembolso na conta do cartão de crédito que utilizou para efetuar o pagamento. StripeO /CPA Charge envia imediatamente o reembolso para essa conta. Dependendo do banco, o reembolso leva de 5 a 10 dias úteis para aparecer na conta do cliente.
• Pagamentos offline: O pagamento é marcado como reembolsado e o montante reembolsado é subtraído do saldo de crédito do cliente, total ou parcialmente.

Para saber mais sobre os créditos de clientes e a emissão de um reembolso, aceda aqui.

Um cliente pagou uma fatura com o perfil errado

 Pode ser necessário transferir um pagamento de uma conta para outra...

• ... se um cliente já tiver uma conta, mas tiver utilizado uma conta criada recentemente para pagar uma fatura. 
• ... se um cliente tiver várias contas e pagar a partir da conta errada.

Para resolver estes problemas:

• Eliminar a conta secundária: Elimine a conta (para mais informações, aceda aqui); isto também eliminará o pré-pagamento efectuado. Em seguida, adicione um pagamento offline à conta correcta (para mais informações, consulte aqui).
• Adicionar um crédito: Adicione um crédito promocional à conta correcta (para obter mais detalhes, consulte aqui). A adição de um crédito promocional não afecta as receitas da sua empresa e verá o dinheiro associado na conta correcta.

Marcar manualmente uma fatura como paga quando o pagamento não foi efectuado em TaxDome

Se emitiu uma fatura a partir de TaxDome mas recebeu o pagamento por outros meios (dinheiro ou um cheque enviado por correio, por exemplo), eis o que pode fazer para a marcar como paga.

1. Adicione um pagamento offline ao seu cliente no valor da fatura: Clique no botão + NOVO na parte superior, seleccionePagamento offline em slide-out e introduza o montante do pagamento.
2. Certifique-se de que a opçãopagamentos utilizados para o cálculo das receitas está selecionada e, em seguida, indique a fonte (dinheiro, cheque ou cartão de crédito).
3. Adicione uma descrição que indique para que serve o pagamento.
4. Verá à direita as facturas não pagas do cliente selecionado. Seleccione a fatura que o pagamento cobre.  
5. Clique em Submeter. A fatura será marcada como paga.

Correção de facturas periódicas

Quando os seus clientes lhe pedem para alterar a próxima data de pagamento ou lhe pedem para acrescentar mais um serviço, pode editar uma fatura programada específica sem afetar as outras. 

Isto só pode ser feito:

• quando a fatura periódica já foi aceite pelo cliente E
• se a fatura programada não for paga

Para o fazer, clique nos três pontos à direita da fatura que pretende alterar na secção Calendário de pagamentos e, em seguida, seleccione Editar.

Para mais informações sobre a edição de facturas recorrentes, consulte aqui.