Relatórios (Avançado): Criar relatórios personalizados

Crie os seus próprios relatórios com um poderoso designer de relatórios. Neste artigo, aprenderá a transformar quaisquer dados num relatório, quais as palavras-chave a utilizar e como trabalhar com os relatórios gerados.

Designer de relatórios, explicado

Para criar os seus próprios relatórios detalhados, utilize o designer de relatórios, que incorpora dados das facturas, registos de tempo, trabalhos, tarefas e projetos da sua empresa.

O Report designer funciona com base nas palavras-chave que introduzir. Cada palavra-chave corresponde a uma coluna do relatório e filtra os dados da fonte selecionada. Depois de ter configurado todas as definições e introduzido as palavras-chave necessárias para os dados pretendidos, o relatório será gerado.

Os relatórios gerados são totalmente personalizáveis. Pode ajustar o tipo de visualização, modificar as palavras-chave utilizadas e aplicar filtros. Quando o relatório estiver pronto, guardar pode ser utilizado no futuro e fixado em painel de controlo.

Dica! Para a criação rápida de relatórios, utilize AI search, uma ferramenta de fácil utilização concebida para compreender a linguagem natural.

Analisar dados

Para criar um relatório com base nos dados de que necessita, siga estes passos:

1. Vá para Relatórios > Designer de relatórios no menu da barra lateral. À esquerda, verá o campo de pesquisa e a barra lateral de dados.

2. Clique na seta no campo de pesquisa e selecione uma fonte de dados, dependendo dos dados de que vai precisar:

• Tempo e faturação (facturas da sua empresa, registos de tempo)
• Fluxo de trabalho (trabalhos, tarefas e projetos) da sua empresa

Por predefinição, é selecionada a última fonte utilizada. Se pretender selecionar ambas as fontes de dados, active a opção Ativar várias fontes botão de alternância. No entanto, lembre-se de que não é possível combinar nomes de dados de fontes diferentes num relatório.

3. Introduza as suas palavras-chave no campo de pesquisa, por exemplo, Nome da conta de receitas não pagas mês do ano=1, e clique em Ir. Pode ir aqui para saber mais sobre palavras-chave e fontes de dados.

Verá um relatório gerado como resultado da pesquisa.

Personalizar resultados

Uma vez gerado um relatório, pode personalizá-lo de acordo com as suas necessidades, guardar para utilização futura, fixá-lo em painel de controlo e muito mais. O designer de relatórios contém os seguintes recursos:

a. Campo de pesquisa: Mostra as palavras-chave usadas para gerar o relatório. Edite-as e clique em Ir para tentar novamente. Utilize as setas para trás e para a frente, à direita, para desfazer ou refazer a consulta.

b. Fontes: Edite a fonte de dados que utilizou. Veja todos os nomes de dados disponíveis aqui.

c. Vistas: As vistas definem a forma como os nomes dos dados são apresentados no menu da barra lateral. Pode optar por ordená-los por popularidade ou por ordem alfabética, ou agrupá-los de acordo com o seu tipo.

d. Adicionar: Adicionar uma fórmula ou parâmetro.

e. Fórmulas: Utilizar funções lógicas, matemáticas e outras para uma análise exaustiva dos dados.

f. Parâmetros: Utilize parâmetros, como inteiros, booleanos, cadeias de caracteres, etc., para filtrar os seus dados.

g. Nome e descrição do relatório: Editar o título do relatório ou acrescentar informações adicionais.

h. Filtro: Clique para editar o filtro aplicado ou passe o rato sobre ele e clique no X à direita para o eliminar.

i. Gráfico/Tabela: Clique para alternar entre os tipos de visualização de gráfico e tabela.

j. Guardar: Guardar o relatório e partilhá-lo.

k. Menu Relatório com três pontos: Abre um menu com opções para Guardar, Mostrar dados subjacentes e Transferir o relatório.

l. Fixar: Clique para fixar o relatório num painel de controlo.

m. Visualização: Escolha um tipo de visualização, como Barra, Donut, Funil e muito mais. 

n. Configuração de gráfico/tabela: Editar as definições do gráfico/tabela, tais como eixos, linhas, linhas de grelha, etiquetas, colunas, contorno de texto e outros detalhes.

o. Detalhes da consulta: Apresenta informações adicionais sobre os dados calculados, atributos combinados e filtros.

p. Relatório: O relatório gerado. Clique nos nomes dos eixos para ordenar, veja os detalhes dos dados passando o cursor sobre as linhas e trabalhe com colunas no caso da vista de tabela. Para mais informações, consulte o artigo sobre a exploração de relatórios.

Criar fórmulas

TaxDome O Reporting oferece um conjunto de tipos de dados que pode utilizar para personalizar um relatório. No entanto, se estiver interessado em detalhes mais específicos - por exemplo, se pretender utilizar comparações nos relatórios ou filtrar informações irrelevantes - pode criar fórmulas.

As fórmulas permitem-lhe aplicar vários operadores, tais como funções lógicas (se, então, senão), matemáticas, de data e de cadeia de texto aos seus dados.

Ao criar um relatório, clique em Adicionar > Fórmula no menu da barra lateral para abra o Editor de Fórmulas.

Quando começar a introduzir a fórmula, o nosso sistema validá-la-á automaticamente e sugerirá opções de preenchimento automático. Pode navegar pelas sugestões utilizando as teclas de setas do teclado e aceitar as sugestões utilizando Tab ou Enter. A melhor prática é seguir as sugestões cuidadosamente para garantir que a sintaxe da fórmula é válida.

No campo de introdução de fórmulas, pode utilizar funções ou nomes de dados:

• Nomes de dados: para todos os nomes de dados disponíveis, consultar o guia de referência de dados. 
• Funções de fórmula: à direita do campo de introdução de fórmulas, pode encontrar a lista de todas as funções de fórmula. Esta lista destina-se a ajudá-lo a compreender quais as funções que pode utilizar, como funcionam e qual a sua sintaxe. Navegue pelas categorias e clique nos nomes das funções para ver a respectiva descrição, exemplos de utilização e sintaxe.

Ideias para fórmulas e relatórios personalizados

Eficiência na conclusão de tarefas:

• Formula: (count(Task Completed Date <= Task Due Date ) / count(Task Status = "completed")) * 100
• Descrição: Avalia a eficiência da conclusão de tarefas, comparando o número de tarefas concluídas a tempo com o número total de tarefas concluídas.
• Relatório: O relatório de eficiência das tarefas pode fornecer informações sobre a percentagem de tarefas concluídas a tempo em cada mês.

Percentagem de facturas em atraso:

• Fórmula: (contagem(Estado da fatura = 'vencido') / contagem(Estado da fatura)) * 100
• Descrição: Determina a percentagem de facturas vencidas em relação ao número total de facturas.
• Relatório: O relatório de facturas em atraso mostra a percentagem de facturas em atraso mensalmente e ajuda-o a acompanhar os problemas de cobrança de pagamentos.

Fiabilidade do pagamento:

• Fórmula: average ( diff_days ( Data de lançamento da fatura , Data de pagamento da fatura ) )
• Descrição: Calcula a duração média dos pagamentos.
• Relatório: O relatório de fiabilidade do pagamento do cliente destaca os clientes pela sua duração média de pagamento, identificando os pagadores fiáveis e os atrasados. 

Impacto do atraso no pagamento:

• Fórmula: sum_if ( Estado da fatura = "vencido", Montante da fatura )
• Descrição: Calcula o montante de todos os pagamentos em atraso
• Relatório: O relatório de impacto dos pagamentos em atraso destaca o impacto financeiro das facturas em atraso.