💰 Folha de pagamento: Obter documentos dos seus clientes

Reunir os documentos é uma rotina que se repete com todos os clientes. Neste artigo, encontrará uma cábula com as dicas mais úteis sobre como obter todos os documentos necessários a tempo e organizá-los num único local, independentemente da forma como preferir fazê-lo.

Dica: Transfira esta lista de controlo simples para acompanhar os seus progressos na configuração de TaxDome para o cálculo das folhas de pagamento e guardar time!

Abrangido aqui:

• Obter automaticamente informações sobre os salários
• Solicitar horas de trabalho através de mensagens automáticas
• Recolher documentos relativos ao cálculo das folhas de pagamento através de uploaded ligação
• Solicitar informações aos clientes do cálculo das folhas de pagamento através de organizadores
• Tratar as folhas de horas enviadas por e-mail e ligá-las a Trabalhos
• Editar folhas de horas armazenadas em TaxDome a partir do seu ambiente de trabalho

Obter automaticamente informações sobre os salários

Pedir informações ou documentos em TaxDome proporciona-lhe automaticamente várias vantagens: poupa tempo, estabelece uma comunicação adequada com os clientes, evita atrasos desnecessários no seu fluxo de trabalho devido a problemas relacionados com os documentos e cria um armazenamento de documentos facilmente acessível para a sua equipa.

Recomendamos que utilize estas opções:

• Solicitar horas de trabalho através de mensagens automáticas
• Recolher documentos relativos ao cálculo das folhas de pagamento através de uploaded ligação
• Solicitar informações aos clientes do cálculo das folhas de pagamento através de organizadores

Solicitar horas de trabalho através de mensagens automáticas

Quando o cliente carrega ficheiros para um chat linha, estes serão automaticamente guardados na pasta de documentos do cliente uploaded . Crie automaticamente as suas mensagens para solicitar horas de trabalho em duas etapas:

1. Criar um modelo de chat. Use códigos de acesso para solicitar informações específicas (por exemplo, [LAST_WEEK] para solicitar horas de folha de pagamento da última semana).
2. Adicione a automatização da mensagem ao seu projeto (normalmente na primeira fase).

 O chat linha é automaticamente associado para a tarefa para que os membros da sua equipa possam abra e ver a lista de documentos.

Opcionalmente, pode adicionar uma tarefa de cliente ao modelo de chat (certifique-se de que a opção Automove para a etapa está activada), ou ativar a função Responder à última linha para que cada nova mensagem seja enviada para o chat existente linha.

Veja este vídeo sobre como configurar este processo:

Recolher documentos relativos ao cálculo das folhas de pagamento através de uploaded ligação

Se precisar de pedir documentos, mas não quiser que os seus clientes tenham acesso às outras informações incluídas na sua conta, utilize a ligação para a página Ficheiro pedido. 

Solicitar informações aos clientes do cálculo das folhas de pagamento através de organizadores

A funcionalidade Questionários permite-lhe criar um conjunto de perguntas personalizadas para obter qualquer informação, como folhas de cálculo com horas trabalhadas, formulários W-4, informações bancárias sobre salários, números de identificação fiscal, informações sobre empregados, etc.

Envie organizadores automaticamente em duas etapas:

1. Criar um modelo questionário .
2. Adicione uma automatização Criar questionário ao seu projeto.

Eis algumas configurações para a sua prática de processamento de salários:

• Novos clientes: solicitar documentos comerciais e informações da empresa antes de enviar uma proposta. Copie o nosso modelo questionário (Best Practice) questionário da biblioteca e edite-o conforme necessário.
• Clientes existentes: os clientes de folhas de pagamento enviam-lhe documentos semelhantes todos os meses. Copie o nosso modelo Payroll questionário com pedidos de formulários W-4 e a folha de cálculo das horas trabalhadas.
• Todos os clientes: enviar-lhes um inquérito de fim de ano para conhecer o seu grau de satisfação e recolher as suas sugestões.

Dica! Esta opção é mais conveniente do que e-mail porque todos os documentos são guardados automaticamente na pasta de cliente predefinida.

Tratar as folhas de horas enviadas por e-mail e ligá-las a Trabalhos

Se estiver a receber folhas de horas e outros documentos dos clientes através de e-mail, também pode organizar este processo. Lembre-se apenas de abra o seu e-mail em TaxDome, não na sua aplicação de correio. Assim que receber o e-mail, pode guardar colocá-lo na pasta do cliente. 

Ou pode ativar a funcionalidade " Automaticamente guardar anexos ". Desta forma, os anexos recebidos através de e-mail serão guardados automaticamente numa pasta de cliente predefinida com acesso de visualização e edição por parte do Cliente.

Independentemente da opção selecionada, pode ligar documentos ao seu Trabalhos. 

Editar folhas de horas armazenadas em TaxDome a partir do seu ambiente de trabalho

Para alguns dos seus clientes, acaba por ter as folhas de horas de pagamento no seu ambiente de trabalho (por exemplo, são-lhe enviadas por fax). Se for esse o caso, pode transferi-las facilmente para TaxDome para continuar a trabalhar.

Pode aceder rapidamente uploaded para TaxDome documentos a partir do seu ambiente de trabalho e editá-los sem os transferir novamente. Siga estes passos:

1. Instalar a aplicação para ambiente de trabalho TaxDome .
2. Carregue os ficheiros para TaxDome a partir do Explorador de Ficheiros e ligue-os ao sítio Trabalhos adequado.
3. Abra e edite as folhas de tempos armazenadas em TaxDome com o Excel ou quaisquer aplicações de terceiros que utilize no seu computador.

Dica: Consulte o curso completo da TaxDome Academy sobre a utilização do TaxDome para o cálculo das folhas de pagamento.