Correio eletrónico (básico): Criar e aplicar modelos

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Os modelos de correio eletrónico são mensagens que envia frequentemente aos clientes e que requerem poucas ou nenhumas alterações para além do nome do destinatário. Podem ser utilizados para enviar mensagens de correio eletrónico aos seus clientes manualmente ou em massa. Ou podem ser adicionados como automações, para que sejam enviados automaticamente ao cliente quando um trabalho passa para uma nova fase em projeto. Ter modelos de e-mail à mão poupa tempo. Não são apenas úteis para si, mas para toda a equipa.

Abrangido aqui:

Criar modelos e-mail

Um modelo e-mail pode ser criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo e-mail , vá para Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra o separador Emails e clique em Criar modelo.

Ou aceda a esta página adicionando a automatizaçãoEnviar e-mail enquanto edita um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.

Abaixo, descubra o que fazer nas secções numeradas da janela Criar modelo de e-mail:

1. Nome do modelo: Introduza um nome para o modelo - o que verá quando o selecionar.

2. Modo: Decida se pretende utilizar códigos curtos de contacto (dados dinâmicos) no seu modelo. Quando o modo de códigos curtos de contacto é selecionado, pode aplicar códigos curtos de nome de conta e de nome de contacto. Para mais informações sobre os modos código de texto , aceda aqui.

3. De: Seleccione o nome do membro da equipa em nome do qual o e-mail deve ser enviado. É isto que o destinatário vê no campo De, independentemente de quem tenha passado o trabalho para a fase seguinte.

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Nota: Para poderem selecionar alguém, os membros da equipa devem ter sincronizado o seu e-mail e ter a opção Permitir que outros enviem a partir da minha e-mail activada nas definições da conta TaxDome .

4. Assunto do e-mail: Escreva uma linha de assunto.

5. Adicionar código de texto: Para individualizar o e-mail, aplique códigos de acesso para incluir dados dinâmicos, como o nome da pessoa associada à conta ou a data. Se o modo de códigos curtos de contacto estiver selecionado, pode utilizar dados de contacto. Os atalhos estão disponíveis para a linha de assunto e o corpo do e-mail . Saiba mais sobre os códigos curtos aqui.

6. Corpo: Componha o e-mail, utilizando formatação, emojis, marcadores e muito mais, 

  • WYSIWYG: Permite-lhe utilizar uma formatação diferente e adicionar hiperligações.
  • HTML: Isto permite-lhe inserir código HTML personalizado que contém imagens, ligações, etc. Note que as tabelas não são suportadas de momento.
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Sugestão: Utilize a ferramenta gratuita WORDHTML para criar e obter HTML e, em seguida, cole-o em TaxDome e-mail seleccionando HTML.

7. Guardare sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

8. Arrastar e largar o ficheiro aqui ou procurar ficheiros: Adicionar anexos ao modelo.

Adicionar anexos aos modelos e-mail

nota

Note! The maximum size of all files attached to one template is 20 MB. Supported file types: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Pode adicionar anexos aos modelos e-mail a partir do seu computador. Utilize uma das opções disponíveis ao criar ou editar um modelo e-mail :

  • Arraste e largue um único ficheiro para a área designada.
  • Clique em Procurar ficheiros e seleccione um ou vários ficheiros no seu explorador de ficheiros.

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Nota: Se estiver a enviar uma mensagem com um ficheiro de TaxDome para um destinatário que não seja um utilizador de TaxDome , não será necessário iniciar sessão para aceder ao ficheiro. Para manter o ficheiro seguro, atribua uma data de validade à ligação. Saiba mais sobre a segurança do anexoe-mail .

Adicionar imagens aos modelos e-mail

atenção

A imagem tem de ser alojada por um terceiro ou adicionada como anexo. Os vídeos só podem ser adicionados a mensagens de correio eletrónico como anexos e não podem ser incorporados em modelos.

Existem três formas de adicionar imagens aos seus modelos e-mail :

Adicionar uma imagem copiando-a de uma página Web

1. Carregue a imagem para o seu computador ou para um site de alojamento de imagens, como o imgbb.com.

2. Clique com o botão direito do rato na imagem uploaded no seu browser e, em seguida, seleccione Copiar imagem.

3. Vá para o ecrã de criação do modelo de e-mail, certifique-se de que WYSIWYG está selecionado e, em seguida, cole a imagem no seu modelo.

Adicionar uma imagem através da inserção de um código HTML

1. Carregue a imagem para um site de alojamento de imagens, como o imgbb.com.

2. Copie o código HTML da imagem.

3. Vá para a página de criação do modelo de e-mail, certifique-se de que o HTML está selecionado e cole o código no seu modelo.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Pode pré-visualizar a imagem seleccionando WYSIWYG.

Quando o modelo é selecionado, o código transforma-se na imagem.

Adição de modelos e-mail a partir do Marketplace

Pode descarregar modelos e-mail já prontos com as melhores práticas. Para adicionar um modelo e-mail a partir do sítio Marketplace:

1. Aceda a Modelos > Marketplace na barra lateral esquerda e abra o separador E-mails.

2. Clique em Obter gratuitamente no modelo que pretende adicionar ou clique no respetivo preço e proceda ao pagamento se se tratar de um modelo pago.

3. Aceda à página Modelos > Modelos de empresa, abra o separador Emails e clique no nome do modelo e-mail para o editar. Na maioria dos casos, será necessário personalizar o modelo descarregado.

4. Quando adiciona um modelo a partir de Marketplace, o campo De apresenta o seu nome. O destinatário verá o seu nome, independentemente de quem passar a tarefa para a fase seguinte. No entanto, pode editar o nome, se necessário, e depois clicar em Guardar e Sair.

Aplicação dos modelos e-mail

Depois de criar um modelo, utilize-o para acelerar o processo de escrita de novos e-mails. Veja como:

1. Crie um novo e-mail clicando no botão New no canto superior esquerdo e seleccionando Email ou seleccionando um ou mais destinatários na sua lista de Contas e clicando em @Send Email.

2. Clique no campo Template (Modelo ) para selecionar um modelo no menu pendente.

3. Edite o e-mail ou componha um novo, depois continue seleccionando as definições para o e-mail.

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Nota: As alterações efectuadas em e-mail não alteram o modelo selecionado.

Editar os modelos e-mail

Para efetuar alterações a um modelo e-mail , siga estes passos:

1. Aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra o separador Emails e, em seguida, clique no nome do modelo e-mail na lista.

2. Efectue alterações ao modelo e-mail e, em seguida, clique em Save & Exit (Guardar e sair).

Duplicação de modelos e-mail

Crie novos modelos e-mail com base nos modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do nome do modelo e-mail e, em seguida, seleccione Duplicar. A cópia do modelo será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, Email (2)).

Eliminar os modelos e-mail

Para remover um modelo e-mail , aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, abra no separador Emails . Clique nos três pontos à direita do nome do modelo e-mail , clique em Eliminar e, em seguida, confirme clicando em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação.

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