E-mail (Básico): Criar e Aplicar Modelos

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Os modelos de e-mail são mensagens que envia frequentemente aos clientes que requerem pouca ou nenhuma alteração para além do nome do destinatário. Podem ser utilizados ao enviar e-mails aos seus clientes quer de forma manual quer em massa. Ou podem ser adicionados como automatizações, para que sejam automaticamente enviados ao cliente quando um trabalho passa para uma nova etapa de um projeto. Ter à disposição modelos de e-mail permite poupar tempo. São úteis tanto para si como para toda a equipa.

Abordado aqui:

Criar modelos de e-mail

Um modelo de e-mail pode ser criado por um proprietário de empresa, um admin ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir os modelos.

Para criar um modelo de e-mail, aceda a Definições a partir da barra lateral esquerda, selecione Modelos na barra de menu, abra o separador E-mails, e clique em CRIAR MODELO.

Ou aceda a esta página selecionando a opção Enviar automatização por e-mail ao criar ou editar um projeto, depois clique em Novo Modelo.

abaixo, saiba o que fazer nas secções numeradas da janela Criar modelo de e-mail:

1. Nome do modelo: Insira um nome para o modelo - o que irá ver ao seleciona-lo.

2. Modo: Decida se pretende utilizar códigos de texto de contacto (dados dinâmicos) no seu modelo. Quando se seleciona o modo dos códigos de texto de contacto, poderá aplicar tanto o nome da conta como os códigos de texto de contacto. Para obter mais informações sobre os modos de códigos de texto de contacto, consulte aqui.

3. De: Selecione o nome do membro da equipa em nome de quem o e-mail deve ser enviado. É o que o destinatário vê no campo De não importa quem tenha movido o trabalho para a etapa seguinte.

dica

Note: Para poder selecionar alguém, os membros da equipa devem já ter sincronizado o e-mail e ter ativado o botão de alternância de Permitir que outros enviem a partir do meu e-mail, nas suas definições de conta TaxDome.

4. Assunto do e-mail: Escreva uma linha de assunto.

5. Adicionar código de texto: Para individualizar o e-mail, aplique códigos de texto para incluir dados dinâmicos, tais como o nome da pessoa associada à conta ou a data. Se o modo de códigos de texto de contacto for selecionado, poderá utilizar os dados de contacto. Os códigos de texto estão disponíveis tanto para a linha do assunto, e-mail e para o corpo. Saiba mais sobre os códigos de texto aqui.

6. Corpo: Componha o e-mail, utilizando formatação, emojis, marcadores e muito mais, 

  • WYSIWYG: Tal permite-lhe utilizar formatação diferente e adicionar links.
  • HTML: Isto permite-lhe inserir código HTML personalizado que contém imagens, links, etc. Note que as tabelas não são suportadas por enquanto.
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Sugestão Use a ferramenta WORDHTML gratuita para criar e obter um HTML, depois cole-o no e-mail da TaxDome, ativando o botão de alternância de HTML.

7. Guardar: Guarde o modelo para uma utilização futura.

Adicionar imagens aos modelos de e-mail

atenção

As imagens armazenadas no seu computador não funcionarão numa assinatura; a imagem necessita de ser alojada por terceiros.

Há duas formas de adicionar imagens aos seus modelos de e-mail:

Adicionar uma imagem copiando-a de uma página Web

1. Faça o upload da imagem para o seu servidor ou para um website de hospedagem de imagens como o imgbb.com.

2. Clique com o botão direito do rato sobre a imagem uploaded, no seu navegador, e selecione Copiar imagem.

3. Aceda ao ecrã de criação do modelo de e-mail, certifique-se de que o WYSIWYG está selecionado, e cole a imagem no seu modelo.

Adicionar uma imagem através da inserção de um código HTML

1. Faça o upload da imagem para um website de alojamento de imagens como o imgbb.com.

2. Copie o código HTML para a imagem.

3. Aceda ao ecrã de criação do Modelo de E-mail, certifique-se de que o  HTML está selecionado, e cole o código no seu modelo. Poderá pré-visualizar a imagem, selecionando WYSIWYG.

Assim que o modelo for selecionado, o código transforma-se na imagem.

Adicionar modelos de e-mail predefinidos da nossa biblioteca

Oferecemos modelos de e-mail predefinidos que pode editar facilmente. Para adicionar um modelo de e-mail da nossa biblioteca:

1. Aceda a Definições na barra lateral esquerda, selecione Modelos na barra de menu, abra o separador E-mails, eclique em COPIAR DA BIBLIOTECA.

2. Clique no ícone de copiar na extrema direita do modelo que pretende adicionar.

3. Clique no nome do modelo do e-mail para começar a editar.

4. Quando se adiciona um modelo da nossa biblioteca, o campo De exibe o seu nome. O destinatário verá o seu nome, independentemente de quem avançou o trabalho para a etapa seguinte. No entanto, pode editar o nome, caso seja necessário, depois clicar em GUARDAR.

Aplicar modelos de e-mail

Após criar um modelo, utilize-o para acelerar o processo de redação de novos e-mails. Eis como:

1. Crie um novo e-mail clicando no botão + NOVO, selecione E-mail ou clique em um ou mais destinatários na sua lista de contas, depois clique em @Enviar E-mail.

2. Clique no campo do Modelo e selecione o modelo no menu.

3. Edite o e-mail ou componha um novo, depois prossiga selecionando as definições para o e-mail.

dica

Note: As alterações que efectuar no seu e-mail não alteram o modelo selecionado.

Editar modelos de e-mail

Para efectuar alterações a um modelo de e-mail, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Definições partir da barra lateral esquerda, selecione Modelos na barra de menu, abra o separador E-mails, e clique no nome do modelo de e-mail na lista.

2. Faça as alterações ao modelo de e-mail, e clique em GUARDAR.

Duplicar modelos de e-mail

Crie novos modelos de e-mail com base nos já existentes: Clique nos três pontos à extrema direita do nome do modelo de e-mail, e selecione Duplicar. Uma cópia do modelo será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, E-mail (2)).

Eliminar modelos de e-mail

Para eliminar um modelo de e-mail, vá a Definições a partir da barra lateral esquerda, selecione Modelos na barra de menu, abra o separador E-mails. Clique nos três pontos à extrema direita do nome do modelo de e-mail, clique em Eliminar, e confirme clicando em ELIMINAR na janela de Confirmação de Eliminação.

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