E-mail (Básico): Enviar, Responder, Imprimir, Adicionar imagens

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Não há necessidade de utilizar o seu Gmail ou uma aplicação de terceiros enquanto trabalha: A TaxDome oferece o seu próprio e-mail integrado e seguro. Sincronize a sua conta de e-mail com a TaxDome de modo a manter todos os seus negócios com a TaxDome num só local, e melhore as suas relações com os clientes.

Abordado aqui:

• Envio de e-mail
  • Envio de e-mail usando + Novo
  • Enviar e-mail em massa a partir da lista das contas
  • Enviar e-mails aos clientes via automatização
• De que forma posso saber se um cliente enviou um e-mail?
• Responder ao e-mail
• Adicionar anexos
• Adicionar imagens ao e-mail
• Pesquisar e-mails
• Imprimir linhas de e-mail

Enviar e-mails

Os e-mails podem ser enviados por um proprietário de empresa, um administrador ou um membro da equipa com acesso à conta ou direitos de acesso para visualizar todas as contas.

Há várias formas de enviar um e-mail:

• Envio de e-mail usando + Novo
• Enviar e-mail em massa a partir da lista das contas
• Enviar e-mails aos clientes via automatização

Enviar e-mails via + Novo

Para enviar um e-mail a partir de qualquer página do seu portal, clique em + NOVO no menu da barra lateral esquerda, selecione E-mail, selecione a conta, digita o e-mail e clique em ENVIAR.

Note: Não é possível enviar e-mails a um cliente se este tiver o botão de alternância desativado no seu endereço de e-mail na secção dos Contactos da conta (para mais obter mais detalhes, consulte aqui).

Consulte abaixo para obter mais detalhes sobre as nossas funcionalidades de mensagem.

Enviar e-mail em massa a partir da lista das contas

Por vezes é necessário enviar o mesmo e-mail a vários clientes, como por exemplo avisar todos sobre um prazo ou atualização futura.

Para enviar um e-mail em massa, aceda à secção Clientes a partir do menu da sua barra lateral esquerda, selecione as caixas de verificação ao lado das contas desejadas, clique em @Enviar e-mail, digite o e-mail ou selecione um modelo e clique em Enviar a todos.

Veja abaixo o que se deve fazer em cada secção numerada:

1. Modelo: Clique e selecione um dos modelos de e-mail que criou a partir do menu. Os modelos de e-mail são sobretudo úteis para as mensagens que envia regularmente aos clientes.

2.Modo: Selecione o modo de contacto ou contas de modo a poder adicionar dados dinâmicos à sua mensagem, tais como o nome do destinatário do e-mail ou a data. Para obter mais informações sobre os códigos de texto, clique aqui.

3. De: Poderá enviar um e-mail em nome de outro membro da equipa, selecionando o respetivo nome no campo De .

Note! O membro da equipa terá de ativar a opção permitir que outros enviem a partir do meu e-mail nas definições de conta TaxDome.

4. Para: Dependendo do modo que escolheu, poderá selecionar as contas ou contactos individuais como destinatários.

5. Assunto: Este é automaticamente preenchido quando utiliza um modelo.

6. Adicionar códigos de texto: Inclua dados dinâmicos para individualizar as suas mensagens. Dependendo do modo escolhido, poderá utilizar diferentes tipos de códigos de texto, inclusive os que se baseiam nos campos personalizados. Os códigos de texto poderão ser adicionados à linha de assunto, assim como ao corpo do e-mail. Para obter mais informações sobre os códigos de texto, consulte aqui.

7. Mensagem: Este é automaticamente preenchido quando utiliza um modelo.

8. Anexar ficheiro: Para saber mais sobre esta funcionalidade, consulte abaixo.

9. Agendar e-mail: Agende quando o e-mail deve ser enviado. Para obter mais informações acerca do assunto, clique aqui.

10. Envie-me uma pré-visualização: Clique para visualizar a sua mensagem antes de a enviar.

11. Enviar: Envie o e-mail a todas as contas/contactos selecionados.

E ainda há mais:

• Use etiquetas para filtrar a lista de contas para destinatários específicos. Por exemplo, os clientes com folha de pagamento poderão necessitar de receber diferentes e-mails do que os clientes empresariais.
• O e-mail é enviado a partir da conta de e-mail que sincronizou com a TaxDome; irá vê-lo também na secção de e-mail no separador Enviado do perfil de cada destinatário.
• Pode enviar 400 e-mails por dia. Se forem selecionados mais destinatários, a TaxDome divide a fila e envia 400 de cada vez. Receberá uma notificação informando-o de quantos dias levará para os enviar a todos.
• Os clientes não conseguirão visualizar os outros recipientes nos campos Para ou CC .

Enviar e-mails aos clientes via automatização

Umenvio e-mail automatizado pode ser configurado para que um e-mail saia automaticamente para o cliente quando um dos seus Trabalhos passa para uma nova etapa num projeto. Para enviar um e-mail automatizado para um cliente, é necessário primeiro um modelo. Em seguida, siga estes passos:

1. Ir para Configurações, seleccionar projetos, depois clicar no nome projeto ou Criar projeto.

2. Escolha a etapa à qual gostaria de adicionar a automatização, clique no link Adicionar automatizações, depois escolha Enviar e-mail no menu suspenso.

3. Seleccione o modelo para a automatização Send e-mail .

4. Clique em Guardar para manter as suas alterações. Assim que a automatização for adicionada, irá vê-la indo à página Editar projeto e clicando no ícone de automatização acima do palco.

Uma vez que um trabalho se desloca para o palco no projeto com a automatizaçãoSend e-mail , é exibido um pop-up com a automatização. Se não quiser que um e-mail automático saia, desmarque a automatização, depois clique em MOVE.

De que forma posso saber se um cliente enviou um e-mail?

Sempre que um cliente enviar um novo e-mail à sua empresa ou responder a uma linha de mensagem existente, os membros da equipa que tenham acesso à sua conta receberão uma notificação na Inbox+. Quando respondem a uma linha ou quando houver um novo e-mail numa linha, as notificações são atualizadas e tudo o que é novo será movido para o topo. Se a linha for arquivada, passa para os itens A Fazer. Para consultar o e-mail mais recente e responder ao mesmo, clique em Ir para....

Note: Altere as suas preferências de notificação ou silencie as linhas de e-mail sempre que for necessário.

Para aceder a uma caixa de entrada específica do cliente, aceda aos Clientes a partir do menu da barra lateral esquerda, clique no nome da conta do cliente, aceda ao separador E-mail. Se houver e-mails não lidos pelo cliente, será exibida uma notificação no separador E-mail .

Os e-mails são automaticamente encaminhados para evitar desordem. Para visualizar uma conversa, clique na linha de assunto do e-mail.

Os e-mails enviados são guardados no separador Enviados.

Responder a e-mails

Para responder a um e-mail:

1. Clique no e-mail para o expandir, depois clique no ícone da conversa de cor cinza e verde.
2. Clique no campo Para para adicionar destinatários adicionais.
3. Escreva o e-mail. Poderá utilizar formatação de texto, emoji, listas numeradas e muito mais.
4. Clique em ENVIAR.

Adicionar anexos

Note: Se selecionar mais do que uma conta como destinatário, não será possível adicionar ficheiros a partir da TaxDome, visto que o seu armazenamento de documentos é específico para cada conta.

Há duas formas de anexar ficheiros a e-mails enviados a partir da TaxDome:

• Para adicionar ficheiros do seu computador, clique em Anexar Ficheiro, selecione Do Meu Computador, e localize o ficheiro. Saiba que tipos de ficheiros são aceites.
• Para adicionar ficheiros de TaxDome, clique Anexar ficheiro, selecione A partir da TaxDome  clique na pasta, selecione os ficheiros. Adicione ficheiros já uploaded em TaxDome a partir de qualquer pasta principal de cliente pode ver e e cliente pode ver e editar .

Nota: Se estiver a enviar uma mensagem contendo um ficheiro da TaxDome para um destinatário que não seja um utilizador TaxDome, o mesmo não precisará de um login para aceder ao mesmo. Para manter o ficheiro seguro, atribua ao link uma data de expiração. Saiba mais sobre a segurança dos anexos de e-mail .

Adicionar imagens a e-mails

Não é possível adicionar imagens armazenadas no seu portátil aos e-mails. Certifique-se, porém, de que a imagem é alojada por um terceiro. Para adicionar uma imagem:

1. Faça o upload da imagem para o seu servidor ou para um website de hospedagem de imagens como o imgbb.com.

2. Clique com o botão direito do rato sobre a imagem, e selecione Copiar Imagem.

3. Depois cole no seu e-mail.

Pesquisar e-mails

Para pesquisar uma mensagem específica, digite uma palavra-chave no campo de pesquisa, e clique enter no seu teclado. Pesquise um e-mail através do nome do cliente ou de uma palavra-chave da linha de assunto ou corpo do e-mail.

Clique no x para limpar o campo de pesquisa.

Imprimir linhas de e-mail

Para imprimir uma linha específica, clique nos três pontos à extrema direita da linha de e-mail, e selecione Imprimir.

O seu browser irá oferecer-lhe a possibilidade de imprimir a linha de e-mail.

Guardar anexos diretamente nos documentos do cliente

Para saber como guardar para uma pasta de cliente padrão, clique aqui.

Sugestão: Consulte a Academia TaxDome para participar em cursos abrangentes e divertidos para se tornar num especialista TaxDome!