Segurança dos Anexos de E-mail

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Os anexos de e-mail são seguros? Vejamos como a TaxDome lida com os ficheiros que anexa aos e-mails enviados a partir do seu portal ou quando partilha documentos com terceiros.

Existem duas opções para anexar ficheiros aos e-mails enviados da TaxDome:

  • Selecionar ficheiros do seu computador ao compor um e-mail. Ao utilizar esta opção, os ficheiros são anexados ao e-mail como anexos regulares (tal como acontece no Gmail).
  • Selecionar ficheiros que tenham sido previamente uploaded para a TaxDome ao utilizar a funcionalidade de Partilhar documentos com terceiros. Os ficheiros são enviados através de um link:
    • Se TODOS os destinatários de e-mail possuírem uma conta na TaxDome, o link será seguro - ou seja, o utilizador tem de fazer login com o seu nome de utilizador e palavra-passe para o poder consultar.
    • Se pelo menos um destinatário não tiver uma conta TaxDome, o ficheiro continua anexado por meio de um link mas é inseguro (qualquer pessoa com o link tem acesso ao ficheiro). Poderá fixar uma data de expiração para reduzir o risco de violação dos dados.

Resumindo, o envio de ficheiros sensíveis como anexos de e-mails é inseguro. O envio de ficheiros com um link de partilha em vez de anexos de e-mail é muito mais seguro. Portanto, deve considerar selecionar ficheiros da TaxDome ao enviar e-mails e verificar se o destinatário possui uma conta de cliente TaxDome.

Além disso, os links de partilha permitem um controlo maior sobre os ficheiros enviados devido ao rastreio de auditoria dos ficheiros. Poderá saber sempre o endereço IP, browser, sistema operativo, e fuso horário da pessoa que visualizou o documento por meio do link enviado. No que respeita aos links seguros, poderá também consultar o nome e o e-mail.

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