Definições (Básico): Assinaturas

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Ativar/desativar a autenticação baseada no conhecimento (KBA)

A autenticação baseada no conhecimento (KBA ) acrescenta uma camada extra de segurança à assinatura eletrónica, verificando a identidade do signatário através das suas respostas a perguntas baseadas no conhecimento (apenas para os seus clientes dos EUA). Por defeito, está activada para todas as empresas dos EUA e desactivada para as empresas não americanas. No entanto, se prestar serviços a clientes dos EUA, pode activá-la ou desactivá-la, independentemente da localização da sua empresa.  

Para o fazer:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Ativar/desativar a assinatura eletrónica qualificada (QES/AdES)

As assinaturas electrónicas qualificadas e avançadas (QES/AdES) garantem a conformidade com as mais elevadas normas de assinaturas electrónicas (apenas para os seus clientes da UE), cumprindo os requisitos estabelecidos pelos organismos reguladores europeus (eIDAS). Por defeito, está activada para todas as empresas da UE e desactivada para as empresas não pertencentes à UE. No entanto, se prestar serviços a clientes da UE, pode activá-la ou desactivá-la, independentemente da localização da sua empresa.

Para o fazer:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

QES/AdES fornecedores

Depois de ter ativado as opções QES/AdES na secção Assinaturas da página de definições da sua Empresa, pode selecionar os fornecedores disponíveis para os seus clientes procederem a QES/AdES. Os seus clientes poderão escolher um dos fornecedores que seleccionou. Siga estes passos:

1. Clique na hiperligação Editar fornecedores QES / AdES em Mostrar verificação QES / AdES como opção botão de alternância. Verá a lista de fornecedores QES/AdES com a cobertura dos países e o preço por assinatura eletrónica.

2. Seleccione os fornecedores e clique em Guardar. Recomendamos que seleccione apenas os fornecedores disponíveis na localização dos seus clientes.

Nota! A edição de provedores não afetará as assinaturas QES/AdES que você já solicitou. Para alterar os fornecedores do pedido de assinatura QES/AdES enviado, cancele-o primeiro, depois edite os fornecedores e volte a pedir a assinatura QES/AdES .

Alterar o formato de data predefinido para assinaturas electrónicas

Pode ser necessário selecionar um formato de data específico para assinaturas electrónicas (excluindo a assinatura QES/AdES ) em documentos por várias razões legais. Em TaxDome, tem a flexibilidade de escolher o formato de data predefinido que será aplicado a todas as assinaturas electrónicas.

Para alterar o formato de data predefinido, siga estes passos:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. Na secção Assinaturas , seleccione o formato de data no menu pendente Formato de data predefinido para assinatura eletrónica.

Pode selecionar um dos seguintes formatos de data:

• MMM-DD-YYYY - este formato é selecionado como predefinição para todas as empresas
• MM-DD-AAAA
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-AAAA
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

Depois de selecionar o formato de data predefinido, este será automaticamente apresentado para todos os novos pedidos de assinatura.

Nota! A alteração do formato de data predefinido não afecta os formatos de data previamente seleccionados nos seus modelos de assinatura.