QuickBooks integração (avançado): lidar com problemas de sincronização

Este guia aborda problemas comuns de sincronização entre TaxDome e QuickBooks, incluindo a forma de os identificar e resolver.

Abrangido aqui:

Corrigir problemas de sincronização em QuickBooks TaxDome
Evitar problemas de sincronização em QuickBooks
Problemas comuns e respectivas soluções

Corrigir problemas de sincronização em QuickBooks TaxDome

Logo após ligar QuickBooks Online em TaxDome, TaxDome começa a analisar continuamente a sincronização estado. Se algo correr mal, verá a seguinte mensagem de erro na parte superior:

Clique na ligação da mensagem ou aceda a Definições no menu da barra lateral e abra Integrações > QuickBooks. Na secção de erros deQuickBooks , verá o número de erros por categoria. Pode rever os erros em cada separador e selecionar a forma de os tratar.

Tipos de erros:

Contas: Estes erros são causados pelo facto de os dados dos clientes TaxDome e QuickBooks não corresponderem.
Facturas: Estes são erros causados por dados de TaxDome Invoices e QuickBooks Invoices que não correspondem. Por exemplo, se tiver alterado manualmente um número de fatura em TaxDome , poderá ter de duplicar o número de fatura em QuickBooks.
Pagamentos: Trata-se de erros causados pelo facto de os dados de TaxDome e QuickBooks Payments não corresponderem.
Reembolsos: Estes erros são causados pelo facto de os dados de TaxDome e QuickBooks Refunds não corresponderem.
Despesas: Estes são erros causados por Stripe As taxas de processamento de pagamentos e as despesas de QuickBooks não correspondem.
Serviços: Estes erros são causados pelo facto de os dados de TaxDome e QuickBooks Product/Services não corresponderem.

Evitar problemas de sincronização em QuickBooks

Para evitar problemas de sincronização em QuickBooks , deve compreender que funciona principalmente num sentido - de TaxDome para QuickBooks Online .

Isto significa que foi concebido de forma a que as facturas e os pagamentos sejam enviados de TaxDome para QuickBooks e não para trás. Portanto:

Se a sua fatura de TaxDome estiver em QuickBooks, deve alterá-la apenas em TaxDome. Alterá-la em QuickBooks levará a erros de sincronização em TaxDome.
A eliminação de uma fatura ou pagamento sincronizado a partir de TaxDome em QuickBooks online dará origem a erros.
Se criar uma fatura ou registar um pagamento em QuickBooks, esta não aparecerá em TaxDome. Se pretender adicioná-la a TaxDome manualmente depois de a adicionar a QuickBooks, terá de copiar o número da fatura de QuickBooks para TaxDome. A mensagem de erro será apresentada, mas não levará à criação de uma entrada duplicada. Para ignorar o erro, aceda a Definições no menu da barra lateral e abra Integrações > QuickBooks. Localize o erro e selecione Ignorar.

Problemas comuns e respectivas soluções

Não foi possível encontrar uma correspondência exata para Nome da conta em seu QuickBooks conta

Razão 1: Ainda não criou este cliente em QuickBooks .

Solução: Em QuickBooks errors > Accounts, selecione Create new customer in QuickBooks para todas as contas em falta em QuickBooks e clique em Submit.

Razão 2: Criou manualmente este cliente em QuickBooks depois de sincronizar TaxDome com QuickBooks.

Solução: Sincronizar manualmente a conta em TaxDome.

Aparecem facturas/pagamentos duplicados

Razão 1: Durante a reconciliação das transacções bancárias em QuickBooks Online , a criação manual de entradas como facturas, pagamentos e despesas para Stripe taxas pode dar origem a duplicações se a criação automática estiver activada nas definições.

Solução: Evite criar manualmente estas entradas em QuickBooks. Em vez disso, faça corresponder as transacções geradas automaticamente pela integração.

Razão 2: Podem ocorrer duplicações se os sistemas Stripe e TaxDome forem integrados diretamente com QuickBooks Online , uma vez que ambos os sistemas criam operações de pagamento de forma independente.

Solução: Para evitar a duplicação, desactive a integração Stripe em QuickBooks ou desactive a sincronização das transacções de pagamento do Stripe. Isto garante que apenas TaxDome trata da sincronização das transacções de pagamento.

Motivo 3: Podem surgir duplicações devido às especificidades do processamento dos pagamentos bancários.

Solução: Eliminar manualmente os pagamentos duplicados no QBO ou contactar a Intuit para resolver o problema.

Erro de existência de nome duplicado: O nome fornecido já existe

Motivo 1: O método de pagamento em QuickBooks foi selecionado incorretamente.

Solução: Em QuickBooks, navegue para Contabilidade > Todas as listas > Métodos de pagamento > Método de pagamento ACH. Desmarque a caixa de verificação Este é um cartão de crédito ou débito, se estiver selecionada. Em seguida, inicie sessão em TaxDome como proprietário da Empresa e volte a sincronizar os erros de sincronização no separador QuickBooks separador da página Definições > Integrações.

Razão 2: Ao tentar sincronizar uma conta manualmente a partir da secção de erros QuickBooks , seleciona Criar novo cliente em QuickBooks, mas já existe um cliente com este nome em QuickBooks.

Solução: Se o cliente com o mesmo nome em QuickBooks for o cliente que pretende sincronizar em TaxDome, na secção de erros deQuickBooks , escreva o seu nome na coluna Ação no campo de pesquisa e selecione-o. Em seguida, clique em Enviar.

Se o cliente com o mesmo nome em QuickBooks não for seu cliente em TaxDome, terá de editar o nome, porque tanto TaxDome como QuickBooks não permitem nomes duplicados para clientes.

Reason 3: Another vendor is already using this name.

Solution: Before creating a new account, check if a vendor with that name exists in your QBO database. If it exists, create a scheme to distinguish them and create a new name. For example, John Doe may be a client and vendor: store their names in the customer object as John Doe (client) and in the vendor object as John Doe (vendor).

Cliente inválido: O cliente que especificou foi eliminado. Não é possível criar ou editar uma transação com um cliente eliminado

Motivo: A conta foi removida de QuickBooks. É possível que tenha tido um cliente com o mesmo nome mas que o tenha eliminado.

Solução: Tente voltar a ligar-se a QuickBooks.

Duplicate Document Number Error: You must specify a different number. This number has already been used.

Reason 1: Invoice with the same number already exists in QuickBooks.

Solution 2: Change the invoice number in TaxDome and resync the invoice.

Para evitar tais problemas no futuro, recomenda-se

Defina manualmente a sequência numérica em TaxDome depois de verificar números não utilizados em QuickBooks . Saiba mais aqui .
Active os números de transação personalizados nas definições de QuickBooks para introduzir números específicos para as transacções.
Active a opção Sincronizar o número da fatura com QuickBooks Online no separador QuickBooks da página Definições > Integrações.

Reason 2: The invoice number is identical to the Credit memo number in QBO, and this causes this error.

Solution 2: Assign a unique Credit memo number and reattempt sync.

Invalid Reference Id: Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Motivo 1: O cliente atribuído a esta transação foi eliminado.

Motivo 2: Erro de sincronização do serviço.

Solução: Na secção QuickBooks errors, selecione Resync for all entities with this error e clique em Submit.

Business Validation Error: The Amount Received (plus credits) can't be less than the selected charges. Also, the selected charges can't be less than the selected credits.

Motivo: Este erro ocorre quando um crédito de fornecedor é aplicado à fatura em TaxDome, e essa aplicação está a tentar sincronizar com QuickBooks Online , mas o saldo abra da fatura em QuickBooks Online é inferior ao montante do crédito aplicado.

Solução: Se a fatura já estiver marcada como paga em QuickBooks Online , reveja os pagamentos em QuickBooks Online e TaxDome para garantir que correspondem. Anule o pagamento e/ou remova os créditos em QuickBooks Online , se necessário.

Invalid account type: Check your account details before you continue. You may need to select a different type of account for your transaction.

Motivo: Foi selecionada uma conta errada nas definições de Despesas em QuickBooks.

Solução: Altere o tipo de conta de despesas em QuickBooks para Cartão de crédito. Em seguida, em TaxDome, selecione Resync for the error na secção de errosQuickBooks e clique em Submit.

Invalid account type: You can't associate a product or service with accounts of certain types (such as Accounts Receivable and Accounts Payable)

Motivo: Este erro ocorre quando um item tenta sincronizar de TaxDome para QuickBooks Online , mas o tipo de conta associado ao serviço fornecido não está correto.

Solução: Em TaxDome, edite o serviço fornecido para o tipo de conta correto e sincronize novamente. Se o produto ou serviço for algo que vende, escolha uma conta de Receitas; se for algo que compra, escolha uma conta de Despesas. Saiba mais aqui.

String length is either shorter or longer than supported by specification: string length specified does not match the supported length. Min:0 Max:100 supported

Motivo: Esta mensagem de erro aparece quando o texto de um campo é demasiado longo para QuickBooks Online . Isto acontece normalmente em campos como a Fatura ID, Nome do Item, Notas ou qualquer outro campo que envie informações para QuickBooks Online .

Solução: Leia o texto da mensagem e ajuste o valor do campo em conformidade. Tenha em atenção que os valores máximos podem ser diferentes consoante o campo. Em seguida, selecione Resync para o erro na secção QuickBooks errors e clique em Submit.

Diferentes erros de serviço

Motivo: Podem existir várias razões para estes erros. Por exemplo, pode acontecer devido a problemas técnicos.

Solução: Elimine o serviço do separador QuickBooks separador da página Definições > Integrações . Além disso, edite a conta de rendimento do serviço e, em seguida, crie um novo serviço e sincronize-o com QuickBooks.

O nome do serviço aparece na descrição do item de linha

Motivo: Isto acontece quando os serviços não são sincronizados com QuickBooks Online ou quando o nome do serviço é introduzido manualmente nas facturas em TaxDome.

Solução: Verifique as definições de sincronização para garantir que os serviços são corretamente sincronizados com QuickBooks. Utilize a lista de serviços em TaxDome em vez de introduzir manualmente os nomes dos serviços para evitar este problema.

A descrição da fatura é sincronizada com o campo Nota

Motivo: A descrição da fatura em TaxDome destina-se a funcionar como uma nota para identificar o conteúdo da fatura e não como um serviço.

Solução: Utilize itens de linha para especificar serviços em facturas. Personalize os itens de linha para simplificar o seu preenchimento e garantir que as informações corretas são sincronizadas com QuickBooks.

Os botões não estão disponíveis

Razão 1: Poderá não conseguir executar algumas acções por não ter as permissões necessárias.

Solução: Reveja as permissões e peça ao proprietário ou administrador da empresa para executar as acções necessárias.

Razão 2: Poderá não conseguir realizar algumas acções devido ao seu browser.

Solução: Tente os passos gerais de resolução de problemas.

Não há opção para voltar a sincronizar uma fatura depois de a apagar do QuickBooks

Solução: Eliminar a fatura de TaxDome e criar uma nova.