Folha de pagamento: Configurar processos em TaxDome

Aqui vamos dizer-lhe como configurar o seu fluxo de trabalho de processamento de salários em TaxDome: como lidar com tarefas recorrentes, automatizar rotinas, definir calendários para Trabalhos recorrentes, integrar novos clientes com facilidade e trabalhar com clientes que têm calendários de pagamento diferentes.

Dica: Transfira esta lista de controlo simples para acompanhar os seus progressos na configuração de TaxDome para o cálculo das folhas de pagamento e guardar time!

Abrangido aqui:

• Automatizar tarefas de rotina
• Utilize projetos para automatizar o fluxo de trabalho recorrente
• Criar uma folha de pagamentos projeto
• Configurar calendários para actividades recorrentes Trabalhos
• Gerir clientes com diferentes calendários de pagamento
• Integrar novos clientes de processamento de salários

Automatizar tarefas de rotina

Recomendamos vivamente que utilize projetos como a funcionalidade mais produtiva para automatizar o fluxo de trabalho recorrente. No entanto, para o processamento de salários, também pode limitar-se a utilizar tarefas recorrentes.

TaxDome oferece três opções para tarefas recorrentes. Escolha a que funciona melhor para si:

• Criar tarefas recorrentes em branco - o membro da equipa atribuído terá de adicionar itens de afazeres para cada nova tarefa.
• Crie tarefas recorrentes com todos os passos possíveis para a sua conclusão - o membro da equipa atribuído poderá eliminar passos desnecessários assim que começar a trabalhar na tarefa.
• Criar tarefas recorrentes com base num modelo - semelhante à segunda opção, mas mais conveniente para o proprietário da empresa, uma vez que os modelos de tarefas também podem ser utilizados em projetos (veja este vídeo para saber mais).

Também pode consultar alguns modelos de tarefas na nossa biblioteca:

• Processamento semanal dos salários
• Folha de pagamento quinzenal
• Registo trimestral dos salários
• Folha de pagamento de fim de ano

Utilize projetos para automatizar o fluxo de trabalho recorrente

A projeto é a funcionalidade mais produtiva para os processos recorrentes do cálculo das folhas de pagamento. Eis como utilizá-la na sua prática de processamento dos salários:

• Criar uma folha de pagamentos projeto
• Configurar calendários para actividades recorrentes Trabalhos
• Trabalhar com clientes que têm calendários de pagamento diferentes ou tarefas específicas

Criar uma folha de pagamentos projeto

Explore o nosso modelo básico Folha de pagamento semanal (alargada) projeto da biblioteca.

Ou então, configure um modelo utilizando as seguintes funcionalidades para automatizar o seu fluxo de trabalho:

•  Utilize automatizações para criar e enviar:
• Questionários com pedidos de dados e documentos
• Mensagens e mensagens de correio eletrónico para os seus clientes sobre os respectivos salários estado
• Atribuição automática de tarefas aos membros da sua equipa
• Facturas para os seus clientes
• E mais
• Ligue os dados a Trabalhos (tais como facturas, folhas de horas, instruções para os seus empregados ou quaisquer outros documentos, para que a sua equipa tenha sempre tudo num só local).
  
• Utilize tarefas separadas fora de projetos para processos específicos, tais como auditorias internas ou tarefas regulares para o cliente que não fazem parte do seu fluxo de trabalho normal.
• Veja as tarefas dentro do projeto para ver todo o fluxo de trabalho, geri-lo e optimizá-lo de acordo com as suas necessidades.
• Ver tarefas no calendário.

Quer ver como pode converter os seus processos de processamento dos salários em projetos? Aqui está:

Configurar calendários para actividades recorrentes Trabalhos

Se decidiu utilizar projetos para os seus processos de processamento de salários, pode definir calendários para Trabalhos recorrentes para cada cliente individualmente ou para um grupo de clientes de uma só vez. À medida que a data de início se aproxima, o projeto criará automaticamente Trabalhos para todas as pessoas que adicionou à lista de recorrência.

Para configurar os horários, siga estes passos:

1. Crie um modelo de tarefa. Adicione códigos de acesso ao nome da tarefa para introduzir automaticamente informações específicas (por exemplo, tipo de folha de pagamento e data de criação da tarefa) e associar orientações para a sua equipa. 
2. Adicionar contas de clientes ao calendário de recorrência.

Aqui mostramos-lhe como configurar um calendário para o cálculo recorrente dos salários Trabalhos:

Trabalhar com clientes que têm calendários de pagamento diferentes ou tarefas específicas

Poderá ter clientes de processamento de salários com diferentes calendários de pagamento (semanal, quinzenal, semestral ou mensal). Se precisar de fazer alterações pontuais para alguns deles, utilize uma configuração flexível para todos os seus clientes num só projeto. Veja como:

• Utilizar diferentes definições de recorrência para grupos de clientes distintos (semanal, trimestral, etc.).
• Utilizar diferentes definições de recorrência para um único cliente (o cliente paga à sexta-feira e não à quarta-feira).
• Alterar temporariamente as definições de recorrência (clientes semanais que enviam horas mais cedo devido ao feriado).

Veja como pode tratar clientes de folhas de pagamento com diferentes calendários de pagamento:

• Adapte os seus processos a tipos de clientes excepcionais:
• Criar os modelos de tarefas para um determinado grupo de clientes (ou copiar modelos da biblioteca)
• Adicione automatismos condicionais à fase Em preparação e configure-os para criar tarefas diferentes para clientes específicos.

Este vídeo ajudá-lo-á a compreender melhor como criar um conjunto diferente de tarefas para clientes com diferentes calendários de pagamento:

Integração de novos clientes no processamento dos salários

Independentemente dos seus processos de processamento de salários, todos os novos clientes são integrados de forma semelhante. A integração perfeitamente automatizada facilita o seu fluxo de trabalho de processamento de salários.

É necessário recolher algumas informações gerais sobre a empresa, preparar uma proposta com base nas suas necessidades, obter o primeiro pagamento e, em seguida, adicioná-la à sua folha de pagamentos principal projeto. 

Todas estas etapas são implementadas no modelo New Payroll Client Onboarding projeto da nossa biblioteca.

Veja este vídeo para saber como o TaxDome pode ajudar.

Dica: Consulte o curso completo da TaxDome Academy sobre a utilização do TaxDome para o cálculo das folhas de pagamento.