Grandes empresas (básico): Processos regulares de auditoria
Se é proprietário ou trabalha numa grande empresa com centenas ou mesmo milhares de clientes, provavelmente tem um administrador que audita regularmente os seus processos automatizados para garantir que tudo funciona corretamente. Aqui, mostramos-lhe o que um administrador pode verificar e fazer regularmente.
Sugestão: Crie tarefas recorrentes para o seu administrador para cada processo de auditoria que pretende que ele efectue.
Abrangido aqui:
- Verificação da etiqueta
- Verificação de sincronização de correio eletrónico
- Conta-Responsável Cheque
- projeto-Verificação de disponibilidade
- Verificação da prioridade de assinatura
Verificação da etiqueta
Cria um novo perfil de conta de cliente... mas esquece-se de o marcar! Se as suas automatizações dependem de etiquetas, isso pode perturbar todo o seu fluxo de trabalho. Para evitar este tipo de problema, um administrador pode rever todas as contas de perfil uma vez por mês para se certificar de que todas têm etiquetas.
Para encontrar rapidamente contas sem etiquetas:
- Ir para Clientes.
- Clique em Filtro.
- Na secção Etiquetas, seleccione Contém e desloque-se para baixo até à opção sem etiquetas.
- Clique em Aplicar.
Isto mostra uma lista de todas as contas sem etiquetas - isto é, se houver alguma. O administrador pode então marcar corretamente o que precisa de ser marcado. Para saber mais sobre tags, consulte esta página.
Verificação de sincronização de correio eletrónico
Todos os clientes devem ter a sincronização de correio eletrónico activada para que qualquer e-mail que enviem esteja disponível no perfil da sua conta para todos os membros da equipa atribuídos.
Mesmo que o membro da equipa responsável fosse de férias, outro membro da equipa poderia continuar a verificar a conta e-mail.
Para garantir que os clientes têm a sincronização e-mail activada:
- Aceda ao separador Informações no perfil da conta.
- Verifique se a Sincronização de correio eletrónico está activada.
Para saber mais sobre e-mail sync, aceda aqui.
Conta-Responsável Cheque
Os membros da equipa estão limitados quanto ao que podem fazer em TaxDome até terem acesso a uma ou mais contas. Por isso, é importante garantir que os membros da equipa têm acesso às contas e aos direitos de acesso de que necessitam para fazer o seu trabalho.
Geralmente, os membros da equipa são atribuídos a contas à medida que são criadas novas contas. No entanto, se precisar de atribuir um membro da equipa a uma conta existente, veja como:
- Aceda ao separador Informações da conta de cliente e, em seguida, seleccione a sub-aba Equipa .
- Adicione aqui o acesso de equipa a um ou mais membros da equipa.
Para obter mais informações sobre o acesso à conta, aceda aqui.
Se utilizar a automatização Atualizar Acesso à Conta em projetos para atribuir contas a membros da equipa, esses projetos devem ser verificados regularmente. O pessoal temporário, por exemplo, pode estar a processar declarações de impostos durante a época fiscal e teria de ser adicionado à automatização.
projeto-Verificação de disponibilidade
Um membro da equipa não tem necessariamente acesso a um projeto que contenha um trabalho para uma das suas contas de cliente; tem de ser adicionado primeiro ao projeto no campo Available to (Disponível para ). Sempre que uma empresa recebe novos membros da equipa, estes devem ser adicionados a todos os projetos a que necessitarão de acesso.
Veja como: Abra o site projeto ao qual pretende adicionar um ou mais membros da equipa e, em seguida, adicione-os no campoDisponível para. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
Sugestão: Quando pretender que os membros da equipa tenham acesso a um modelo de tarefa ou de trabalho, adicione-os ao campo Responsáveis campo.
Verificação da prioridade de assinatura
Se estiver a utilizar a assinatura eletrónica para declarações fiscais ou quaisquer outros documentos que exijam dois signatários, certifique-se de que os clientes têm a prioridade de assinatura adequada. Isto é especialmente importante para os novos clientes que apresentam declarações fiscais em conjunto.
- Aceda ao separador Informações da conta de cliente e clique na ligação Prioridade do signatário na secção Contactos .
- Reveja a prioridade de assinatura, efectue as alterações necessárias e clique em Submeter.
Para mais informações sobre a prioridade de assinatura, aceda aqui.