Grandes empresas (básico): Processos de auditoria regulares
Se é proprietário ou trabalha numa grande empresa com centenas ou mesmo milhares de clientes, provavelmente tem um administrador que audita regularmente os seus processos automatizados para garantir que tudo funciona corretamente. Aqui, mostramos-lhe o que um administrador pode verificar e fazer regularmente.
Sugestão: Crie tarefas recorrentes para o seu administrador para cada processo de auditoria que pretende que ele efectue.
Abrangido aqui:
- Verificação da sincronização de correio eletrónico
- Cheque do titular da conta
- projeto-controlo de disponibilidade
- Controlo da prioridade da assinatura
Verificação da sincronização de correio eletrónico
Todos os clientes devem ter a sincronização de correio eletrónico activada para que qualquer e-mail que enviem esteja disponível no perfil da sua conta para todos os membros da equipa atribuídos.
Mesmo que o membro da equipa responsável fosse de férias, outro membro da equipa poderia continuar a verificar a conta e-mail.
Para garantir que os clientes têm a sincronização e-mail activada:
- Aceda ao separador Informações no perfil da conta.
- Verifique se a Sincronização de correio eletrónico está activada.
Para saber mais sobre e-mail sync, aceda aqui.
Cheque do titular da conta
Os membros da equipa estão limitados quanto ao que podem fazer em TaxDome até terem acesso a uma ou mais contas. Por isso, é importante garantir que os membros da equipa têm acesso às contas e aos direitos de acesso de que necessitam para fazer o seu trabalho.
Geralmente, os membros da equipa são atribuídos a contas à medida que são criadas novas contas. No entanto, se precisar de atribuir um membro da equipa a uma conta existente, veja como:
- Aceda ao separador Informações da conta de cliente e, em seguida, seleccione a sub-aba Equipa .
- Adicione aqui o acesso de equipa a um ou mais membros da equipa.
Para obter mais informações sobre o acesso à conta, aceda aqui.
Se utilizar a automatização Atualizar Acesso à Conta em projetos para atribuir contas a membros da equipa, esses projetos devem ser verificados regularmente. O pessoal temporário, por exemplo, pode estar a processar declarações de impostos durante a época fiscal e teria de ser adicionado à automatização.
projeto-controlo de disponibilidade
Um membro da equipa não tem necessariamente acesso a um projeto que contenha um trabalho para uma das suas contas de cliente; tem de ser adicionado primeiro ao projeto no campo Available to (Disponível para ). Sempre que uma empresa recebe novos membros da equipa, estes devem ser adicionados a todos os projetos a que necessitarão de acesso.
Veja como: Abra o site projeto ao qual pretende adicionar um ou mais membros da equipa e, em seguida, adicione-os no campoDisponível para. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
Sugestão: Quando pretender que os membros da equipa tenham acesso a um modelo de tarefa ou de trabalho, adicione-os ao campo Responsáveis campo.
Controlo da prioridade da assinatura
Se estiver a utilizar a assinatura eletrónica para declarações fiscais ou quaisquer outros documentos que exijam dois signatários, certifique-se de que os clientes têm a prioridade de assinatura adequada. Isto é especialmente importante para os novos clientes que apresentam declarações fiscais em conjunto.
- Aceda ao separador Informações da conta de cliente e clique na ligação Prioridade do signatário na secção Contactos .
- Reveja a prioridade de assinatura, efectue as alterações necessárias e clique em Submeter.
Para obter mais informações sobre a prioridade de assinatura, aceda aqui.