Documentos (Básico): Solicitar Feedback aos Clientes (Aprovar/Desaprovar)

Certifique-se de que os seus clientes estão satisfeitos, solicitando a aprovação dos documentos que preparou. Tal permite-lhe não só certificar-se de que os clientes estão satisfeitos com o seu trabalho, como também verificar que está tudo correto.

Quando um cliente não está satisfeito, é solicitado a justificar o motivo, para que saiba imediatamente o que deve resolver.

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visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre TaxDome.

Abordado aqui:

• Como solicitar aprovações
• Relembrar clientes acerca de aprovações pendentes
• Como são as aprovações por parte do cliente
• Tomar conhecimento de quando um cliente aprova ou desaprova um documento
• Gerir aprovações
• Como localizar todas as contas que aguardam aprovação
• Determinar o motivo do cliente rejeitar o documento
• Associar documentos que aguardam aprovação aos trabalhos e utilizar o mover automaticamente

Como solicitar aprovações

Deseja obter a aprovação de um cliente para um serviço que prestou? Ative o botão de alternância de solicitar aprovação do cliente ao fazer o upload de documentos para uma pasta com o nível de acesso com cliente pode ver ou ao editar um documento já uploaded. Depois, configure os Lembretes se desejar. 

Relembrar clientes acerca de aprovações pendentes

Os seus clientes receberão uma notificação por e-mail ao enviar-lhes um documento que precisa de ser aprovado. Determine se deseja que estes também recebam lembretes se demorarem demasiado tempo.

Se desejar que seja enviado um lembrete, ou...

• ...reenviar manualmente uma notificação.
• ...criar lembretes automáticos.

Enviar manualmente um novo lembrete 

Para enviar manualmente um lembrete ao cliente para aprovar um documento, siga os seguintes passos:

1. Aceda à conta do cliente, selecione o separador Docs, abra o subseparador Aprovações, e clique em Solicitar Aprovação para os Pendente.
2. Analise e edite a mensagem para o cliente (opcional), e clique no botão Enviar Solicitação.

Eis o que irá acontecer:

• Será enviado um e-mail adicional ao cliente.
• A notificação de portal passa para o topo dos afazeres do cliente.

Lembretes automáticos

Ative os Lembretes ao fazer o upload dos documentos que deseja submeter para aprovação dos clientes. Poderá ativar esta funcionalidade em qualquer altura, clicando nos três pontos à extrema direita do nome do documento e selecionando Editar. Quando os Lembretes são ativados, é enviado um e-mail adicional ao cliente quando este não aprova o documento dentro de um determinado prazo. Após ativar os Lembretes, pode fazer algumas seleções.  

• Limite de Inatividade, Dias: Lembre o cliente após x dias de inatividade. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o documento ter sido uploaded.

• Limitar a: Enviar até x número de lembretes. Por predefinição, o cliente recebe apenas um e-mail de lembrete.

Os lembretes cessam quando...

• ...o documento não foi aprovado pelo cliente, mas o número definido de lembretes foi enviado.
• ...o cliente aprova o documento.

Como são as aprovações por parte do cliente

Após enviar documentos cuja aprovação é necessária, o cliente recebe uma notificação no seu painel de controlo e um e-mail.

No portal do cliente, o cliente verá todos os documentos que aguardam a sua aprovação na página de Aguardando Ação na sua página de Documentos. Abaixo, mostramos-lhe de que forma o cliente aprova o seu trabalho:

Deseja consultar a TaxDome através do lado do cliente? Confira a visualização apenas de leitura no portal.

Associar documentos que aguardam aprovação aos trabalhos e utilizar o mover automaticamente

Esta secção é apenas para utilizadores TaxDome Pro. Actualização em qualquer altura!

Associe documentos pendentes de aprovação aos trabalhos de modo a que fiquem disponíveis imediatamente nos seus projetos. E ative o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente  . Desta forma, quando o cliente aprova o documento, o trabalho avança automaticamente para a etapa seguinte do projeto.

Vejamos como funciona:

1. Aceda às definições do projeto, adicione a etapa para o documento pendente de aprovação e ative o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente. Não será necessário adicionar automatizações.

2. Aceda ao Projeto, certificar-se de que o trabalho se encontra na etapa correta, depois associe o documento pendente de aprovação ao mesmo: Clique na caixa de trabalho, clique em +Associar na parte superior, selecione Documentos, clique na pasta e selecione o(s) ficheiro(s), depois clique em Associar.

Assim que o cliente aprovar o documento, o trabalho avança automaticamente para a etapa seguinte do projeto. Se mover manualmente o trabalho, poderá decidir o que fazer com o documento associado.

Tomar conhecimento de quando um cliente aprova ou desaprova um documento

Após o cliente aprovar ou desaprovar um documento, este passa para o topo da lista recente na página de Documentos. Receberá também um e-mail e uma notificação na sua Inbox+. Clique no nome do documento ou em Ir para... para o consultar.

Note: Altere as suas preferências de notificação sempre que necessitar.

As etiquetas indicam os estados dos documentos no separador Documentos. Para obter mais informações sobre os estados, clique aqui.

O rastreio de auditoria do documento indica se o cliente aprovou ou desaprovou o documento.

Gerir aprovações

1. Os documentos pendentes de aprovação podem ser localizados de várias formas. Opte pela que funcionar melhor para si:

• Aceda aos Documentos para consultar todos os documentos que foram trabalhados ativamente (uploaded, editados, enviados, trancados a uma fatura, etc.) nos últimos 30 dias, 
• Aceda aos Documentos, depois a Docs e selecione o cliente que deseja consultar os documentos
• Aceda ao separador Docs a partir da conta do cliente. 

2. Deseja reduzir a lista dos documentos que aguardam aprovação? Clique em Filtrar no canto superior direito e selecione um ou vários filtros na secção Aprovações para reduzir os resultados da sua pesquisa. 

• Todos: todos os documentos que aguardam aprovação
• Pagamento pendente: todos os documentos trancados às faturas que aguardam pagamento
• Aprovação pendente: todos os documentos que aguardam aprovação do cliente
• Aprovados: todos os documentos aprovados pelo cliente
• Rejeitados: todos os documentos rejeitados pelo cliente

3. Clique em Aplicar para filtrar a lista.

Para consultar todos os documentos que aguardam aprovação de um cliente, aceda à conta, abra o separador Docs, e depois o subseparador Aprovações .

Irá ver as seguintes informações:

• Nome do documento: o nome do documento juntamente com um ícone indicando o tipo de ficheiro.

• Data de solicitação: a data em que a aprovação do cliente foi solicitada

• Uploaded por: o nome do membro da equipa que fez o upload do documento

• Descrição: uma descrição do documento, caso tenha sido adicionado durante o upload do documento (opcional)

• Estado: o estado do documento. Saiba mais sobre os estados dos documentos aqui.

• Desaprovado: a data em que o documento foi rejeitado, caso tenha sido

Como localizar todas as contas que aguardam aprovação

Poderá facilmente filtrar a sua lista de contas de clientes de modo a identificar as que possuem documentos que aguardam aprovação.

1. Aceda aos Clientes e clique em FILTRAR.
2. Na secção de Aprovações, selecione Pendente e clique em Aplicar na parte inferior da página.

Também o pode fazer na página Documentos, no separador Recentes .

Determinar o motivo do cliente rejeitar o documento

Se um cliente não estiver totalmente satisfeito com um documento que tenha preparado, a TaxDome pede-lhes para explicarem o motivo. Para consultar o feedback de um cliente, clique no nome do documento. Encontrará à direita do documento uma lista de Motivos de Desaprovação juntamente com os comentários do cliente.

Clique em FECHAR para regressar à lista de documentos.