Docs (Básico): Solicitar E-Feedback (Aprovar/Desaprovar) dos Clientes

Certifique-se de que os seus clientes estão satisfeitos e de que não lhe escapou nada, solicitando a aprovação dos documentos que preparou. Isto permite-lhe não só certificar-se de que os clientes estão satisfeitos com o seu trabalho, mas também verificar se tudo está correto.

Quando um cliente não está satisfeito, é-lhe pedido que explique porquê, para que saiba imediatamente o que tem de fazer.

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Abrangido aqui:

• Como solicitar aprovações
• Lembrar os clientes das aprovações pendentes
• Como são as aprovações do lado do cliente
• Saber quando é que um cliente aprovou ou não aprovou um documento?
• Gerir autorizações
• Encontrar todas as contas com documentos a aguardar aprovação
• Descobrir porque é que um cliente rejeitou um documento
• Ligar documentos que aguardam aprovação a trabalhos e utilizar Automove

Como solicitar aprovações

Quer obter a aprovação de um cliente para um serviço que efectuou? Aceder a Solicitar a aprovação do cliente quando uploaded documentos para uma pasta com O cliente pode ver acesso ou enquanto o utilizador editar um documento já existente em uploaded. Em seguida, configurar Lembretes se também os quiser. 

Lembrar os clientes das aprovações pendentes

Os seus clientes recebem uma notificação em e-mail quando lhes envia um documento que precisa de ser aprovado. Decida se também quer que eles recebam lembretes quando demoram demasiado tempo.

Se quiser que um lembrete seja enviado, ou...

• ...reenviar manualmente uma notificação.
• ...definir lembretes automáticos.

Enviar manualmente um novo lembrete 

Para enviar manualmente um lembrete ao cliente para aprovar um documento, siga estes passos:

1. Aceda à conta do cliente, seleccione o separador Documentos , abra o sub separador Aprovações e clique em Pedir aprovação para pendente.
2. Reveja e edite a mensagem para o cliente (opcional) e, em seguida, clique em no botão Enviar pedido .

O que acontece é o seguinte:

• É enviada uma mensagem adicional e-mail para o cliente.
• Uma notificação do portal passa para o topo da lista de tarefas do cliente.

Lembretes automáticos

Active os Lembretes quando carregar documentos que pretende que os clientes aprovem. Também pode ativar esta funcionalidade em qualquer altura, clicando nos três pontos à direita do nome do documento e seleccionando Editar. Quando os Lembretes estão activados, um e-mail adicional é enviado ao cliente quando este não aprova o documento num determinado número de dias. Depois de botão de alternância ativar os Lembretes, pode fazer algumas selecções.  

• Dias até ao próximo lembrete: Lembrar o cliente após x dias de inatividade. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o documento ser uploaded.

• Número de lembretes: Enviar até x número de lembretes. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail.

Os lembretes param quando...

• ...o cliente não aprovou o documento, mas o número definido de avisos foi enviado.
• ...o cliente aprovou o documento.

Como são as aprovações do lado do cliente

Depois de enviar documentos que necessitam de aprovação, o cliente recebe uma notificação no seu painel de controlo e uma mensagem em e-mail.

No portal do cliente, o cliente verá todos os documentos que aguardam a sua aprovação na janela pop-up A aguardar ação na sua páginaDocumentos . Abaixo, mostramos-lhe como o cliente aprova o seu trabalho:

Quer ver TaxDome do lado de um cliente? Veja uma vista só de leitura do seu portal.

Ligar documentos que aguardam aprovação a trabalhos e utilizar Automove

Ligue os documentos pendentes de aprovação a Trabalhos para que fiquem imediatamente disponíveis no seu projetos. Além disso, botão de alternância em mover trabalhos automaticamente  . Desta forma, quando o cliente aprova um documento, o trabalho passa automaticamente para a fase seguinte em projeto.

Eis como funciona:

1. Aceda às definições de projeto , adicione a fase do documento pendente de aprovação e, em seguida, botão de alternância emAutomove Jobs. Não é necessário adicionar automações.

2. Aceda a projeto, certifique-se de que o trabalho se encontra na fase correcta e, em seguida, ligue o documento pendente de aprovação ao mesmo: Clique na caixa da tarefa, clique em + Ligação na parte superior, seleccione Documentos, clique na pasta e escolha o(s) ficheiro(s), depois clique em Ligação.

É isso mesmo! Assim que o cliente aprovar o documento, o trabalho passa automaticamente para a fase seguinte em projeto. E se o trabalho for movido manualmente, pode decidir o que fazer com o documento associado .

Como saber se um cliente aprovou ou não um documento?

Quando um cliente aprova ou desaprova um documento, este passa para o topo da lista Recentes na página Documentos . 

Se tiver ativado a caixa de verificação Aprovações na secção Preferências de notificação das Definições, também receberá um e-mail e uma notificação no seu Inbox+. 

Clique no nome do documento ou em Ir para... para o visualizar.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

A pista de auditoria do documento mostra se o cliente aprovou ou desaprovou um documento.

Gerir autorizações

1. Existem algumas formas de localizar documentos que aguardam aprovação. Escolha a que melhor se adequa a si:

• Aceda a Documentos para ver todos os documentos que foram ativamente trabalhados (uploaded, editados, enviados, bloqueados numa fatura, etc.) nos últimos 30 dias, 
• Aceda a Documentos e, em seguida, Documentos e seleccione o cliente para ver os documentos de um cliente.
• Aceda ao separador Documentos a partir da conta do cliente. 

2. Pretende limitar a lista de documentos a aguardar aprovação? Clique emFiltrar no canto superior direito e seleccione um ou mais filtros na secção Aprovações para restringir os resultados da sua pesquisa. 

• Todos: todos os documentos a aguardar aprovação
• Pagamento pendente: todos os documentos bloqueados para facturas e a aguardar pagamento
• Aprovação pendente: todos os documentos que aguardam aprovação do cliente
• Aprovado: todos os documentos aprovados pelo cliente
• Rejeitados: todos os documentos rejeitados pelo cliente

3. Clique em Aplicar para filtrar a lista.

Para ver todos os documentos a aguardar aprovação para um cliente, aceda à conta, abra Docs e, em seguida, abra a subguia Aprovações .

Verá as seguintes informações:

• Nome do documento: o nome do documento juntamente com um ícone que indica o tipo de ficheiro.
• Data do pedido: a data em que a aprovação do cliente foi solicitada
• Carregado por: o nome do membro da equipa que uploaded o documento
• Descrição: uma descrição do documento, se tiver sido acrescentada quando o documento foi uploaded (facultativo)
• Estado: o estado do documento. Saiba mais sobre os estados dos documentos aqui.
• Rejeitado: a data em que o documento foi rejeitado, caso tenha sido

Encontrar todas as contas com documentos a aguardar aprovação

Pode filtrar facilmente a sua lista de contas de clientes para ver quais os que têm documentos a aguardar aprovação.

1. Vá até Clientes e clique em Filtrar.
2. Seleccione Aprovações no menu pendente e marque Aprovação pendente.

Também pode adicionar o filtro na página Documentos no separador Recentes .

Saber por que razão um cliente rejeitou um documento

Se um cliente não estiver totalmente satisfeito com um documento que preparou, o TaxDome pede-lhe que explique porquê. Para ver os comentários de um cliente, abra o documento, clique nos três pontos no canto superior direito e seleccione Mostrar mais informações (o botão não está disponível se o documento tiver sido aceite). À direita do documento, encontrará a lista de Motivos de Reprovação com os comentários do cliente.

Clique em Voltar para regressar à lista de documentos.