Gerir equipa (caso de utilização): Melhores práticas para lidar com empregados sazonais
Mesmo que tenha uma equipa, poderá ter de contratar trabalhadores sazonais durante a época de maior movimento. Por exemplo, por vezes, pode parecer quase impossível lidar com a época fiscal sem ajuda adicional. Aqui, ficará a conhecer as melhores práticas para contratar e gerir funcionários sazonais em TaxDome.
Subscrever
Uma vez que os empregados sazonais apenas necessitarão de uma licença TaxDome adicional durante vários meses, não há razão para gastar dinheiro numa licença anual subscrição. Em vez disso, pode comprar uma licença mensal.
Em geral, o fluxo é o seguinte:
- Adiciona um membro da equipa e define os direitos de acesso. A melhor prática aqui é utilizar um endereço e-mail que você controla. Desta forma, depois de se demitirem, poderá revogar o seu acesso alterando a palavra-passe.
- Adquire uma licença mensal para os mesmos.
- Uma vez terminada a época, desactivamos a conta para não voltarmos a ser cobrados.
A bordo
Para integrar mais rapidamente os seus empregados sazonais, partilhe com eles o seu procedimento operacional normalizado. Se entender que eles não vão precisar de todas as instruções, pode fazer uma versão mais curta e enviá-la em vez do texto completo.
Em TaxDome, pode utilizar páginas wiki como um recurso de integração. Também pode incluir dicas e truques para navegar em TaxDome e ligações para os artigos e vídeos do Centro de Ajuda.
Gerir o acesso
Sabe, sem dúvida, como é importante proteger as informações sensíveis contra o acesso não autorizado. Antes de os seus empregados sazonais começarem a trabalhar com os clientes, certifique-se de que limitou o seu acesso a dados confidenciais:
- Nas Definições, atribua o menor número possível de direitos de acesso globais. Pode conceder-lhes acesso apenas a determinadas contas e documentos se precisarem deles para uma tarefa específica.
- Utilize a automatizaçãoprojeto para conceder e revogar os direitos de acesso à conta em etapas específicos. Desta forma, não se esquecerá de revogar o acesso quando chegar a altura de o fazer.
Tempo de pista
Muitas empresas de contabilidade utilizam a remuneração baseada no tempo para os trabalhadores sazonais durante a época de maior procura, uma vez que permite uma remuneração justa e transparente para todas as partes envolvidas.
Os outros membros da sua equipa podem ter um salário fixo ou uma taxa horária, mas os empregados sazonais podem ter taxas diferentes. Para lidar com isto de forma eficaz, pode criar serviços separados em TaxDome com nomes semelhantes mas taxas diferentes.
Utilize a página de registos de horas para controlar o tempo de trabalho de cada empregado nos seus projectos, garantindo que todos são compensados de forma justa.
Gerir o desempenho
É necessário dispor de dados exactos sobre as horas de trabalho e as tarefas para compreender o desempenho de um indivíduo. Se gostar do resultado, pode querer contratá-lo por um período mais longo, oferecer bónus ou perguntar-lhe se estaria interessado em voltar a trabalhar consigo no ano seguinte.
Em TaxDome, pode obter todos os dados de que necessita utilizando a funcionalidade de criação de relatórios. Esta permite-lhe criar relatórios com base em diferentes critérios, organizá-los em painéis de controlo e definir alertas.
Mais informações sobre os dados disponíveis nos relatórios.
Fora de bordo
Após a estação quente, é altura de despedir os seus empregados sazonais. Aqui está uma lista de coisas que deve fazer:
- Desactive as contas dos empregados. Depois disso, não poderão aceder ao portal e não lhe será cobrado o valor de subscrição. Pode restaurar a conta se quiser voltar a trabalhar com eles no próximo ano.
- Reatribuir tarefas ou projectos, se necessário. Assegurar que nenhum trabalho do cliente fica incompleto.
- Actualize as palavras-passe partilhadas a que os seus empregados sazonais tiveram acesso.
- Guarde as informações de contacto dos empregados sazonais, caso pretenda voltar a contratá-los para temporadas futuras.