Tarefas (Básico): Ver, filtrar, editar

TaxDome inclui uma página Insights única e fácil de utilizar que apresenta todas as tarefas em curso na sua empresa. Saiba como filtrá-las e editá-las para a sua equipa e muito mais.

Abrangido aqui:

Sobre as tarefas
A lista de tarefas
Filtrar uma lista de tarefas
Tarefas de edição
Tarefas de edição em massa
A pista de auditoria de tarefas
Utilização de comentários de tarefas
Imprimir uma lista de tarefas
Exportação de tarefas
Eliminar tarefas

Sobre as tarefas

Assim que uma tarefa é criada, é apresentada na sua página Insights. Se selecionar Todos os membros no widget Tarefas: a fazer, verá uma lista de contas de clientes e tarefas para cada uma delas. Desta forma, está sempre a par das necessidades dos clientes e da evolução do trabalho:

Quando uma tarefa está quase a terminar ou quando lhe foi atribuída uma nova tarefa, recebe uma notificação na sua Inbox+ e e-mail. Clique no nome da tarefa ou em Ir para... para aceder à mesma.

Nota: pode alterar as suas preferências de notificação em qualquer altura.

Quando tem tarefas atribuídas pendentes, aparece um círculo de notificação verde junto a Fluxo de trabalho na barra de menus esquerda. Para ver as suas tarefas, aceda a Fluxo de trabalho > Tarefas na barra de menus à esquerda.

Por predefinição, apenas são apresentadas as suas tarefas atribuídas. Para ver todas as tarefas da sua empresa, clique no menu pendente As minhas tarefas no canto superior esquerdo e seleccione Todas as tarefas.

Para ver as tarefas que ainda não foram atribuídas, seleccioneNão atribuídas.

As tarefas que precisam de ser trabalhadas ou que estão agendadas como futuros itens de tarefas são apresentadas no separador Pendente .

Quando uma tarefa estiver concluída ou cancelada, clique na respectiva estado e altere-a para Concluída ou Cancelada, em conformidade. Quando o estado da tarefa tiver sido alterado, passa para o separador Concluído .

Nota: As tarefas concluídas e canceladas ainda podem ser editadas. Mova a tarefa de volta para a lista de Pendente alterando o separador estado para Planeada, Em revisão, Em curso, Em espera, Prolongada, A aguardar cliente, À espera de assinaturas ou À espera da agência.

Para ver todas as tarefas de um cliente, aceda a Clientes > Contas na barra de menus à esquerda, clique no nome do cliente e, em seguida, aceda ao separador Fluxo de trabalho. Aceda a Tarefas pendentes e Tarefas concluídas para ver todas as tarefas dessa conta, bem como os respectivos estados, etiquetas atribuídas, progresso, datas de início, datas de vencimento e se foram atribuídas a si ou a outro membro da equipa.

Também pode ver todas as tarefas na página Fluxo de trabalho > Calendário. Clique em Tarefas para mudar para uma vista apenas de tarefas. Saiba mais sobre as vistas de calendário.

A lista de tarefas

Na lista de tarefas, verá estes ícones:

Isto significa que a tarefa é recorrente.

Isto significa que a tarefa está atrasada - a data de entrega já passou e o estado ainda não foi alterado para Concluído ou Cancelado.

Também verá estes cabeçalhos de coluna:

CONTA: Clique no nome da conta para aceder instantaneamente aos seus detalhes.
NOME DA TAREFA: Este é o nome que o utilizador ou um membro da equipa deu à tarefa.
DUE DATE: Este é o prazo para a conclusão da tarefa.
ESTADO: As tarefas podem ser atribuídas a Planeado, Em revisão, Em curso, Em espera, Prolongado, A aguardar assinaturas, A aguardar cliente ou A aguardar agência, ou não ter qualquer estado . Para alterar o estado de uma tarefa sem a editar, passe o rato sobre esta coluna para visualizar os estados e, em seguida, seleccione o que pretende.
SUBTASKS: O primeiro valor é o número de subtarefas concluídas; o segundo é o número total de subtarefas.
CESSIONÁRIO(S): Indica-lhe quem está atribuído à tarefa.
PRIORIDADE: As tarefas têm uma prioridade Baixa, Alta, Média ou Urgente . As etiquetas ajudam-no a dar prioridade às tarefas. Para alterar a prioridade de uma tarefa sem editar a tarefa, passe o rato sobre a coluna para visualizar os níveis de prioridade e, em seguida, seleccione o que pretende.
NOME DO TRABALHO: Este é o nome do trabalho para o qual a tarefa é associado. Clique na tarefa para ver os respectivos detalhes e efetuar alterações, se necessário.
DESCRIÇÃO: A descrição é facultativa e pode ser útil.
projeto: Se uma tarefa for associado para um trabalho, verá em que projeto se encontra. Clique no nome projeto para aceder a projeto.
FASE: Se uma tarefa for associado para um trabalho, verá em que fase se encontra. Clique no nome da fase para navegar para projeto.
TAGS: As etiquetas coloridas podem ser adicionadas às tarefas para que se possa filtrar mais tarde.

Se abra o separador Concluído, verá também mais dois cabeçalhos de coluna na extrema direita:

COMPLETED DATE: Esta é a data em que a estado da tarefa foi alterada para Completed(Concluída).
CANCELED DATE: Esta é a data em que o estado da tarefa foi alterado para Canceled (Cancelado).

Para procurar tarefas, escreva uma palavra-chave no campo de pesquisa.

Utilize a ordenação para encontrar determinadas tarefas - e também o pode fazer ao filtrar e procurar.

Para ordenar uma lista de tarefas na coluna Nome da tarefa ou Data de vencimento , clique na seta para cima e para baixo junto ao cabeçalho da coluna.

Filtrar uma lista de tarefas

Os filtros são úteis quando se pretende ver as tarefas por tipo. Por exemplo, filtrar para encontrar todas as tarefas em atraso. Existem diferentes formas de filtrar tarefas:

1. Por responsável: Seleccione As minhas tarefas no menu pendente à esquerda para ver apenas as tarefas que lhe foram atribuídas. Se selecionar Todas as tarefas, verá todas as tarefas a que tem acesso. Para ver apenas as tarefas não atribuídas, seleccione Não atribuídas.

2. Através de diferentes parâmetros de filtragem. Ler mais sobre os parâmetros de filtragem.

Para filtrar a sua lista de tarefas, clique no menu pendente + Filtro no canto superior esquerdo da sua página Tarefas e seleccione o filtro e o parâmetro:

Se selecionar é/em, serão apresentadas as tarefas que contêm o valor selecionado no filtro
Se selecionar não está/não está em, serão apresentadas todas as tarefas que não contêm o valor selecionado no filtro

Eis os diferentes filtros que pode aplicar:

Nome da conta: Ver apenas as tarefas pertencentes a contas específicas.
Task assignee: See only the tasks assigned to specific team members.
Pipeline and stage: See only the tasks in specific pipelines. Select a stage or stages from different pipelines to narrow the results even more.
Data de início: Veja apenas as tarefas que têm uma data de início dentro de um período de tempo especificado.
Data de vencimento: Ver apenas as tarefas que têm uma data de vencimento dentro de um período de tempo especificado.
Tags: See only the tasks with specific tags.
Priority: See only the tasks with a specific priority level (Low, High, Medium or Urgent).
Tarefa estado: Ver apenas as tarefas com um estado específico(Planeado, Em revisão, Em curso, Em espera, Prolongado, A aguardar assinaturas, A aguardar Cliente ou A aguardar agência) ou sem estado .
Data de criação: Veja apenas as tarefas que foram criadas hoje, na semana passada, no mês passado, no trimestre passado, no ano passado ou em qualquer data personalizada.
Data de atualização: Veja apenas as tarefas que foram actualizadas hoje, na semana passada, no mês passado, no trimestre passado, no ano passado ou em qualquer data personalizada.

Tarefas de edição

Edite uma tarefa para alterar o endereço estado ou a conta, selecionar subtarefas ou reescrever a descrição. As tarefas podem ser editadas uma de cada vez ou em massa.

Existem cinco formas de editar uma tarefa:

Clique no nome da tarefa no painel de controlo
Clique na tarefa associado a partir do cartão de trabalho ou da página Ligar tarefas
Clique no nome da tarefa na página Calendário
Seleccione o nome da tarefa na sua lista de Tarefas e clique em Editar
Alterar o responsável, a data de início, a data de vencimento, a prioridade ou estado na lista de tarefas

Nota: Quando se altera a conta de uma tarefa associado para um trabalho, esta desvincula-se automaticamente.

Tarefas de edição em massa

Para efetuar alterações em várias tarefas:

1. Seleccione os nomes das tarefas numa lista de Tarefas e, em seguida, clique em Editar.

2. Efectue as suas alterações e clique em GUARDAR.

Ao editar tarefas em massa, tenha em mente:

Não é possível anexar ou remover ficheiros
Não é possível processar subtarefas
Não é possível editar, apagar ou acrescentar comentários
Os dados em todos os campos inalterados permanecem os mesmos

Edite uma tarefa por si só se precisar de fazer alguma das coisas acima referidas.

Pista de auditoria de tarefas

Pode ser necessário rever o histórico de uma tarefa, ou seja, ver todos os eventos que ocorreram relacionados com essa tarefa.

TaxDomepermite-lhe controlar quando alguém executou uma das seguintes acções numa tarefa:

Alterou o cessionário
Alterou o nome
Alteração da descrição
Subtarefas adicionadas ou eliminadas
Alterou a prioridade
Alterou o estado
Definir ou alterar a data de início
Definir ou alterar a data de vencimento
Etiquetas atribuídas ou alteradas

Para ver o histórico de uma tarefa, clique nos três pontos à direita do nome da tarefa na lista Tarefas e, em seguida, clique em Rastreio de auditoriaou clique na ligação Rastreio de auditoria dentro da própria tarefa.

Utilização de comentários de tarefas

Durante o trabalho, pode deparar-se com informações necessárias para uma tarefa específica. Anote-as nos comentários da tarefa. Desta forma, os membros da equipa a quem foi atribuída a tarefa irão vê-la.

Para adicionar um comentário a uma tarefa:

1. Clique no nome da tarefa ou nos três pontos à sua direita e, em seguida, seleccione Editar.

2. Na secção Comentários , clique em Adicionar comentário, clique no campo de texto e, em seguida, escreva a nota.

3. Clique em GUARDAR para manter as alterações. O comentário, juntamente com a data e o nome do membro da equipa que o escreveu, é guardado na tarefa. Quando o comentário já não for necessário, clique no ícone do caixote do lixo à direita do comentário para o eliminar.

Imprimir uma lista de tarefas

Para imprimir uma lista de tarefas, clique no ícone de impressão no canto superior direito.

Por predefinição, uma lista de tarefas apresenta 25 itens por página. Se pretender imprimir mais, seleccione a quantidade que pretende imprimir no menu Linhas por página , no canto inferior esquerdo.

O seu browser pedir-lhe-á para imprimir a lista, que incluirá a data e a hora actuais.

Eliminar tarefas

Para remover completamente uma tarefa, siga estes passos:

Clique nos três pontos à direita do nome da tarefa e, em seguida, clique em Eliminar.
Clique em APAGAR na janela pop-up Confirmação de apag amento.