Fluxo de trabalho (básico): O que são projetos, Etapas, Trabalhos, Tarefas
TaxDome O fluxo de trabalho aumenta a sua eficiência e elimina a rotina. O fluxo de trabalho é composto por projetos, etapas, Trabalhos e tarefas; saiba como funcionam em conjunto.
Abrangido aqui:
Fluxo de trabalho, explicado
TaxDome O fluxo de trabalho poupa tempo e aumenta a eficiência operacional. Pode fazer mais em menos tempo, definindo processos repetíveis e automatizando tarefas simples, bem como automatizando as comunicações com os clientes. Para se alinhar com cada um dos seus processos empresariais, o Workflow oferece-lhe três funcionalidades poderosas, tais como projetosTrabalhos e tarefas.
Qual é a diferença entrePipelines, Jobs e Tasks? Descrevemos tudo, mostrando-lhe a estrutura geral do sistema de fluxo de trabalho TaxDome .
projetos
projetos estão no nível superior da hierarquia do Workflow. São um procedimento de trabalho estabelecido - uma sequência de passos, ou etapas, envolvidos na preparação, digamos, de um formulário 1040 do início ao fim. A função geral de um projeto é ajudá-lo a acompanhar facilmente o progresso de Trabalhos semelhantes para diferentes clientes, permitindo que eles fluam suavemente para a conclusão.
O nosso projetos foi concebido para se assemelhar a um quadro Kanban. As tarefas, apresentadas em cartões, deslocam-se de uma fase para outra no quadro. E uma vez automatizado, o projetos faz muito do trabalho por si!
O que acontece dentro de um projeto:
- As fases são as etapas de um procedimento global de trabalho. Quando todo o trabalho envolvido numa fase estiver concluído, um trabalho passa para a fase seguinte.
- Os trabalhos, os projectos individuais pelos quais um cliente lhe paga (como uma declaração de impostos ou uma folha de pagamento de janeiro), são introduzidos num projeto especificamente concebido para o efeito. Cada trabalho associado a uma conta de cliente passa pelo projeto desde a primeira até à última fase, ou conclusão.
- As automatizações, os mecanismos que automatizam um projeto, fazem com que as coisas aconteçam de forma independente. Uma vez accionados, criam tarefas para os membros da equipa ou enviam organizadores e propostas aos clientes, por exemplo.
Fases e automatizações
Um projeto é composto por etapas, que representam os diferentes passos necessários para avançar um trabalho até à sua conclusão. Por exemplo, uma declaração de impostos 1040 projeto pode incluir etapas como Rever documentos, Preparar carta de compromisso, Preparar declaração e Rever. Pode personalizar estes etapas para se alinharem com os seus processos de fluxo de trabalho específicos.
As fases incluem automatizações que simplificam as tarefas de rotina, como o envio de organizadores, mensagens ou facturas. Pode configurar o seu projetos para que sejam desencadeadas acções automáticas sempre que um trabalho entra numa nova fase: por exemplo, é criada uma tarefa para um membro da equipa ou é enviado um e-mail a um cliente.
Empregos
Cada trabalho é um serviço individual que o cliente paga. Um trabalho vai para um projeto especificamente concebido para o serviço que requer. Também pode ser comparado a uma única viagem através de um projeto para um determinado cliente. Por exemplo, todas as declarações 1040 dos seus clientes para 2022 irão para a suadeclaração 1040 projeto.
Sempre que recebe um trabalho de um cliente, adiciona-o à primeira fase do projeto adequado. De seguida, move o trabalho através do etapas do projeto, manualmente ou através de automação. Veja mais sobre como adicionar Trabalhos a projetos.
As tarefas podem conter associado elementos - organizadores, tarefas, mensagens, facturas, etc. Desta forma, cada tarefa contém sempre tudo o que é necessário para a realizar.
Pode mover uma tarefa para outra projeto em qualquer altura - ou quando atingir a última fase. Por exemplo, quando um contacto de contabilidade se torna cliente, pode querer mover esse trabalho do contacto projeto para um contacto de contabilidade projeto.
Tarefas
As tarefas são os itens a fazer que você e os membros da sua equipa executam. Pode adicionar qualquer número de tarefas a uma tarefa. Por exemplo, tem um trabalho de preparação de impostos para o qual tem de preparar os formulários 1040, 1120 e 8879. Para cada formulário, pode criar uma tarefa separada, delegá-la a diferentes membros da equipa e ligá-la a uma tarefa. Assim, todos os formulários serão preparados simultaneamente como parte de um único trabalho.
É possível aceder às tarefas através da lista Tarefas , onde estão visíveis todas as informações sobre projetos e Trabalhos associados. Saiba mais sobre a criação de tarefas e a utilização de tarefas em Trabalhos.
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