Tarefas (Básico): Criar tarefas e tarefas pendentes
A nossa funcionalidade Tarefas ajuda-o a gerir os seus afazeres para garantir que todos - incluindo você - se mantêm no ponto, o que é crucial para qualquer prática fiscal. As Tarefas não só lhe permitem saber o que está a seguir na sua agenda, mas também o que está a ser tratado pelo resto da sua equipa. Além disso, pode automatizar tarefas em projetos; desta forma, são geradas automaticamente exatamente quando precisa delas.
Abrangido aqui:
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Criar tarefas
Em TaxDome, consideramos as tarefas como passos que devem ser dados para concluir um trabalho. Um trabalho pode envolver uma variedade de tarefas, tanto para a sua equipa como para o cliente: mensagens, facturas, registos de tempo, propostas, etc. Leia mais sobre a diferença entre as funcionalidades projetos, Trabalhos e Tarefas.
Uma vez que existem tantas partes móveis numa prática fiscal, concebemos um sistema que permite automatizar tarefas no seu projetos. Desta forma, as tarefas são geradas automaticamente à medida que um trabalho passa de uma fase para outra em projeto. E se quiser criar manualmente uma tarefa, pode também associá-la a um trabalho específico. Há muita flexibilidade!
As tarefas podem ser criadas por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer funcionário a quem tenha sido dado acesso à conta ou direitos de acesso para ver todas as contas.
É possível criar tarefas de várias formas:
- Criar uma tarefa autónoma
- Criar uma tarefa para vários clientes
- Adicionar detalhes a uma tarefa
- Criar uma tarefa a partir de um e-mail
- Automatizar tarefas no interior projetos
Criar uma tarefa autónoma
Para criar uma tarefa individual, siga estes passos:
1. Clique no botão NEW (novo ) no canto superior esquerdo e, em seguida, seleccione Task (tarefa ) em slide-out.
2. Introduza o nome da tarefa no campo requerido.
3. É isso mesmo! Clique no botão Criar tarefa.
Criar uma tarefa para vários clientes
Se precisar de criar a mesma tarefa para vários clientes diferentes, utilize a nossa funcionalidade de volume:
1. Vá a Clientes > Contas, seleccione as caixas de verificação junto às contas dos clientes e, em seguida, clique em Mais acções e seleccione Criar tarefa no menu pendente.
2. Introduza o nome da tarefa (por exemplo, Preparar 1040) no campo requerido.
3. É isso mesmo! Clique no botão Criar tarefa.
Adicionar detalhes a uma tarefa
Adicione mais pormenores à tarefa, se necessário. Pode...
1. Conta(s). Adicione uma conta de cliente ou deixe o campo Cliente em branco se a tarefa não for para um cliente específico.
2. Função. Se tiver selecionado apenas uma conta no passo anterior, poderá selecionar um trabalho ao qual gostaria de ligar a tarefa. Uma tarefa pode ser associado apenas a um trabalho.
3. Modelo. Preencha a tarefa com um dos seus modelos previamente guardados. Clique na lista Modelo para selecionar um modelo (leia mais sobre modelos de tarefas aqui).
4. Responsável(s). Atribua a tarefa a um membro da equipa ou a vários, se o projeto exigir mais do que um. Quando atribui uma tarefa, esta torna-se automaticamente visível para os membros da equipa atribuídos. Leia mais sobre os responsáveis no artigo.
5. Prioridade. Selecionar o nível de prioridade: BAIXO, ALTO, MÉDIO ou URGENTE. A prioridade predefinida é MÉDIA.
6. Nome da tarefa. O preenchimento deste campo é obrigatório e será o nome que aparece na lista de tarefas e dentro do trabalho.
7. Estado. Os estados ajudam-no a controlar em que fase se encontra uma tarefa. Assim que a tarefa estiver concluída, o utilizador ou o membro da equipa atribuído pode alterar o estado para COMPLETED (Concluído).
8. Descrição. Utilize a descrição para documentar o progresso atual ou abra itens. Desta forma, quando abra a lista de tarefas, poderá ver em que estado se encontram as tarefas. Pode utilizar formatação de texto, emoji, marcadores, listas numeradas e também inserir hiperligações. Também pode mencionar os membros da sua equipa para que sejam notificados da tarefa sem terem de a atribuir a eles.
9. Etiquetas. Estas ajudam a categorizar as suas tarefas e a ordená-las. Para saber mais, aceda a Utilizar etiquetas de contas e tarefas.
10. Data de início, Data de vencimento. A definição de datas é opcional, mas pode ser uma ferramenta útil de gestão do tempo. Receberá um lembrete em e-mail três dias antes da data de vencimento da tarefa. E poderá identificar as tarefas que estão atrasadas através do ícone de ponto de exclamação junto aos seus nomes na lista de tarefas.
11. Repetir. Faça com que a sua tarefa se repita automaticamente (para ver como, aceda aqui). Por exemplo, crie uma tarefa "Não se esqueça de pagar a conta da eletricidade!" para si próprio. Embora possa definir uma tarefa para se repetir todos os meses, obterá ainda mais ao incorporar tarefas em Trabalhos (consulte Automatizar tarefas em projetos).
12. Ligar notas de conta. Associe notas de conta que possam ajudar os seus colegas de equipa a concluir a tarefa. Quando a nota for associado, pode vê-la em Notas de conta. (detalhes no artigo).
13. Anexar documentos. A sua tarefa pode incluir documentos que você ou outros membros da equipa precisam de trabalhar (detalhes abaixo).
14. Subtarefas. A sua tarefa pode incluir tarefas mais pequenas (detalhes abaixo).
15. Comentários. Escreva lembretes úteis sobre a tarefa. Quando já não for relevante, apague-o.
Criar uma tarefa a partir de um e-mail
É possível que pretenda criar uma tarefa a partir de um e-mail que recebeu de um cliente. Isto é feito facilmente a partir do seu Inbox+ centro de notificações. Veja como:
1. Na página Inbox+ página, clique na barra de notificação e-mail para a expandir e, em seguida, clique na ligação Criar tarefa. Se o endereço e-mail for associado de várias contas, poderá selecionar a que pretende.
2. A página Criar tarefa será abra. Os campos já terão sido preenchidos a partir da página do cliente e-mail:
- Cliente: o cliente que enviou o e-mail.
- Nome da tarefa: a linha de assunto de e-mail.
- Descrição: o corpo e-mail .
3. Clique no botão Criar tarefa para guardar a tarefa. Depois de a tarefa ser criada, a notificação move-se automaticamente para o separador Arquivado separador em Inbox+.
Automatizar tarefas dentro de um projeto
Para saber como automatizar tarefas em projetos, aceda aqui à página Tarefas nas tarefas.
Criar subtarefas
Uma tarefa pode ter subtarefas. Estas assemelham-se a listas de controlo de tarefas. As suas subtarefas terão de ser realizadas para que a tarefa global seja concluída. Pode adicionar subtarefas ao criar ou editar uma tarefa.
1. Quando ativar a opção Subtarefas botão de alternância, aparece uma caixa de verificação com um campo para um item de tarefa. Preencha o nome da subtarefa ou da tarefa.
2. Clique em Adicionar subtarefa para criar mais itens na lista de controlo.
3. Clique em CRIAR TAREFA ou GUARDAR para manter as suas alterações.
Quando uma subtarefa estiver concluída, pode assinalar a caixa ao lado da mesma.
Verá o número de subtarefas concluídas e o número total de subtarefas restantes na colunaSUBTAREFA da lista de tarefas.
Adicionar ficheiros a tarefas
É necessária uma pasta com o nível de acesso privado para anexar ficheiros a uma tarefa para um cliente específico (não é possível fazê-lo para mais do que um cliente de cada vez).
- Para anexar ficheiros a partir do ambiente de trabalho, clique em ANEXAR DOCUMENTOS, seleccione Do meu computador e, em seguida, localize os ficheiros que pretende anexar. uploaded. Pode anexar uploaded PDFs, ficheiros Word, ficheiros Excel ou imagens. Para mais pormenores, consulte aqui. Os ficheiros anexados às tarefas são guardados na pasta selecionada no separador Documentos, na sub-aba Privado .
- Para anexar ficheiros de TaxDome, clique em ANEXAR DOCUMENTOS, seleccione De TaxDome, depois clique na pasta e seleccione os ficheiros. Pode adicionar quaisquer ficheiros que já estejam em uploaded a TaxDome.
Criar tarefas recorrentes
Para mais vídeos de instruções úteis, visite TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.
As tarefas recorrentes são aquelas que executa regularmente: Por exemplo, fazer uma chamada telefónica para um cliente uma vez por semana, verificar o correio de três em três dias, preparar determinados formulários de impostos anualmente.
Quando cria uma tarefa recorrente, os seguintes atributos são copiados da primeira tarefa:
- O nome do cliente
- O nome da tarefa
- A descrição da tarefa
- As etiquetas da tarefa
- O historial da tarefa
- Os responsáveis pela tarefa
- As subtarefas (com todas as caixas de verificação desmarcadas)
- O programa de repetição (número de repetições seleccionadas menos uma)
Nota! O estado, os comentários e os anexos não são copiados da primeira tarefa.
Para configurar uma tarefa recorrente, siga os mesmos passos que para criar uma tarefa - mas active a opção Repetir botão de alternância. Em seguida, poderá criar um calendário de tarefas.
1. Seleccione a frequência com que pretende que a tarefa se repita. Por defeito, uma tarefa é repetida uma vez por semana. Pode ser repetida a cada x número de dias, semanas, meses ou anos.
2. Decida quando pretende que a tarefa expire. Pode selecionar uma data específica ou o número de vezes que pretende que a tarefa se repita.
Assim que uma tarefa recorrente for configurada, verá as datas de início e de conclusão e quantas estão na sua fila de espera.
Também pode identificar quais as tarefas que serão repetidas através do ícone de relógio junto aos nomes na lista de tarefas.
Nota! As horas de início das tarefas recorrentes são afectadas pela definição do seu fuso horário.