Etiquetas (básicas): Aplicar e formas de utilização

Uma etiqueta é um rótulo que pode ser utilizado para localizar ou agrupar as contas de clientes, contactos, registos de tempo e tarefas. Aqui, aprenderá a aplicar etiquetas em todo o sistema, manualmente ou através das automatizações do projeto .

Formas de aplicar etiquetas às contas

Embora a utilização de etiquetas não esteja limitada a contas em TaxDome, é aqui que pode tirar o máximo partido delas. As etiquetas podem permitir-lhe a si e à sua equipa categorizar os seus clientes com base na localização ou no serviço que lhes presta. As etiquetas podem até permitir-lhe determinar rapidamente se precisa de registar uma extensão para eles sem ter de procurar em cada registo de cliente. 

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Nota! As etiquetas permanecem em uso até serem retiradas.

Abaixo, leia sobre as diferentes formas de aplicar etiquetas às contas:

Pode ver todas as etiquetas aplicadas no separador Informações de cada conta de cliente ou na lista Contas. Se a uma conta de cliente tiverem sido atribuídas várias etiquetas, apenas a primeira etiqueta da lista é visível. Passe o rato sobre a bolha que mostra o número de etiquetas para ver as outras etiquetas atribuídas a esta conta.

Aplicar etiquetas a contas em massa

Quando precisar de aplicar etiquetas a várias contas de clientes, aplique-lhes etiquetas em massa, em vez de aplicar uma etiqueta de cada vez, para que o trabalho seja feito mais rapidamente:

1. Aceda a Clientes > Contas na barra de menu da esquerda e, em seguida, seleccione as caixas de verificação junto às contas de clientes que pretende marcar. Para selecionar todos os clientes, clique na caixa de verificação superior.

2. Clique no botão Gerir etiquetas.

3. É apresentada uma lista com todas as suas etiquetas. Para cada etiqueta, seleccione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: A etiqueta não será atribuída à conta. Se uma conta já tiver uma etiqueta, esta manter-se-á.
  • Atribuir a todos: A etiqueta será atribuída a todas as contas seleccionadas.
  • Remover de todos: Se alguma das contas seleccionadas tiver uma determinada etiqueta, esta será removida.

4. Clique em Atribuir etiquetas.

Aplicar etiquetas a contas e contactos durante a importação

A importação de contas de clientes dá-lhe duas opções para etiquetas:

Incluir etiquetas na sua folha de cálculo

Este método permite-lhe poupar imenso tempo, uma vez que não precisa de perder tempo a criar etiquetas em TaxDome. Além disso, pode aplicar etiquetas diferentes a contas diferentes. 

1. Ao preparar um ficheiro CSV para importação, adicione colunas com as etiquetas necessárias para clientes e contactos (se existirem). Se pretender que várias etiquetas sejam aplicadas a uma conta, separe os nomes por vírgula. 

As etiquetas que ainda não tem serão criadas automaticamente durante a importação.

2. Inicie o processo de importação. No segundo passo da importação (mapear contas), seleccione Mapear para propriedade no menu pendente Ação e Etiquetas no campo Conta para as etiquetas da sua conta. 

E pronto! Quando a importação estiver concluída, terá as suas etiquetas criadas e aplicadas às contas.

Aplicar etiquetas existentes durante a importação

Se não pretender adicionar etiquetas à sua folha de cálculo, pode aplicar etiquetas durante a importação. Para o fazer:

Iniciar o processo de importação. Na terceira etapa da importação (definições), seleccione as etiquetas que pretende aplicar às contas que vai transferir para TaxDome.

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Nota! As etiquetas que selecionar serão aplicadas a todas as contas importadas, pelo que, se pretender utilizar etiquetas diferentes para contas diferentes, terá de preparar folhas de cálculo separadas para cada conjunto de etiquetas.

Aplicar etiquetas nas contas dos clientes

Também pode aplicar etiquetas a uma conta durante a criação da conta ou numa altura posterior. Para atribuir uma ou mais etiquetas a uma conta, siga estes passos:

  1. Vá para Clientes > Contas na barra de menus à esquerda, abra o perfil da conta do cliente, seleccione Informações na barra de menus, e clique no botão Editar. Verá todas as etiquetas aplicadas à conta em Etiquetas.
  2. Clique em Etiquetas para abra o menu pendente com as etiquetas disponíveis. Seleccione as que forem necessárias, clique no botão Continuar e, em seguida, clique em Guardar.

Etiquetas nos contactos

Pode aplicar etiquetas aos contactos enquanto os adiciona ou edita.

Etiquetas nos registos de tempo

As etiquetas também o podem ajudar a organizar os registos de tempos. As etiquetas podem ser adicionadas quando se está a criar ou editar registos de tempos.

Para ver todas as etiquetas atribuídas aos registos de horas, vá a Faturação > Registos de horas na barra de menu da esquerda.

Etiquetas em tarefas

As etiquetas podem ser adicionadas ao criar ou editar uma tarefa e são úteis para ordenar as tarefas.

Poderá ver todas as etiquetas atribuídas na sua lista de Tarefas. Se uma tarefa tiver mais do que uma etiqueta, apenas a primeira etiqueta é visível. Passe o rato sobre a bolha que mostra o número de etiquetas para ver as outras etiquetas.

Como posso saber onde são utilizadas etiquetas específicas?

Para obter uma visão geral clara de onde as etiquetas são utilizadas, vá a Modelos > Etiquetas na barra de menu da esquerda.

Descrição das colunas disponíveis:

  • Contas. Mostra o número de contas com uma determinada etiqueta.
  • Arquivado contas. Apresenta o número de contas arquivadas com uma determinada etiqueta.
  • Tarefas pendentes. Indica o número de tarefas pendentes com uma determinada etiqueta.
  • Tarefas concluídas. Mostra o número de tarefas concluídas com uma determinada etiqueta.
  • projetos. Apresenta o número de projetos que têm condições com uma determinada etiqueta.

Para ver entidades com uma etiqueta específica, clique no número azul claro em qualquer coluna.

Personalizar uma lista de etiquetas

Tem a flexibilidade de ajustar as colunas da tabela de acordo com a sua preferência. Сlique no ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da tabela:

  1. Arraste e largue os nomes das colunas para reorganizar a sua ordem.
  2. Marque ou desmarque a caixa junto ao nome da coluna para botão de alternância a sua apresentação.
  3. Clique em Aplicar para guardar as suas alterações.

Formas de filtrar com etiquetas

As etiquetas são úteis quando é necessário procurar tipos específicos de clientes, contactos ou tarefas. Por exemplo, pretende encontrar rapidamente todos os clientes que necessitam de preparar um Formulário 1040 ou um Formulário 5471. Existem três formas de filtrar:

Filtrar a sua lista de contas selecionando uma etiqueta

Para filtrar seleccionando uma etiqueta:

1. Vá para Clientes > Contas na barra de menus à esquerda.

2. Clique em qualquer etiqueta.

Verá então todas as contas e contactos de clientes com essa etiqueta.

Filtrar a sua lista de contas selecionando ou excluindo etiquetas

Se pretender filtrar a sua lista de contas escolhendo ou excluindo etiquetas, clique no botão Filtrar , seleccione É ou Não é e, em seguida, escolha as etiquetas. Veja como isso funciona:

  • Mostra uma lista de contas com as etiquetas que seleccionou (por exemplo, todos os clientes fiscais)
  • Não mostra uma lista de contas sem as etiquetas que seleccionou (por exemplo, todos os clientes que não são os seus clientes de contabilidade)

Eis uma visão geral da utilização de filtros.

Filtre a sua lista de tarefas, registos de tempo ou contactos selecionando várias etiquetas

Se pretender filtrar a sua lista de tarefas, registos de tempo ou contactos escolhendo etiquetas, siga estes passos:

1. Clique no menu suspenso + Filtro no canto superior esquerdo da página Tarefas, Registos de tempo ou Contactos e seleccione Etiquetas e um dos parâmetros:

  • Seleccionando is serão apresentadas entidades que contêm etiquetas seleccionadas no filtro
  • Se selecionar is not, serão apresentadas todas as entidades que não contêm etiquetas seleccionadas no filtro

2. Seleccione as etiquetas pretendidas e clique em Aplicar.

A lista será então reduzida a tarefas, registos de tempo ou contactos com as etiquetas que seleccionou.

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