Tarefas (básicas): Criar e aplicar modelos

Crie modelos de tarefas para utilizar no acionamento de novas tarefas, no preenchimento de tarefas existentes ou na aplicação de automações em projetos. Modelos de tarefas guardar tempo, reunindo conjuntos de tarefas de uso comum e armazenando-os para uso futuro. Estes modelos são especialmente úteis para procedimentos utilizados frequentemente e para assegurar as melhores práticas.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de tarefas
• Adicionar modelos de tarefas predefinidos da nossa biblioteca
• Aplicação de modelos de tarefas
• Adicionar tarefas como automatizações
• Editar modelos de tarefas
• Duplicação de modelos de tarefas
• Eliminar modelos de tarefas

Criar modelos de tarefas

Um modelo de tarefa pode ser criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer funcionário a quem tenham sido concedidos direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de tarefa, siga estes passos:

1. Aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, clique em Criar modelo.

Ou aceda a esta página adicionando a opçãoCriar automatização detarefas ao criar ou editar um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.

2. Introduza o nome do modelo de tarefa (por exemplo, Preparar 1040) no campo necessário.

3. E pronto! Clique no botãoGuardar e sair .

Leia sobre todas as características das tarefas em pormenor:

1. Nome do modelo: É o que verá quando selecionar o seu modelo.

2. Tarefa Responsável: Escolha o nome do membro da equipa a quem pretende atribuir as tarefas; também pode selecionar vários se o projeto exigir mais do que um. Quando atribui uma tarefa, esta é automaticamente partilhada com os responsáveis. Para mais informações sobre os responsáveis pelas tarefas, aceda aqui.

3. Estado: Seleccione o estado em que as tarefas devem começar.

4. Prioridade: Defina o nível de prioridade com que as tarefas devem começar - BAIXO, ALTO, MÉDIO ou URGENTE. O nível de prioridade predefinido é MÉDIO.

5. Descrição: Introduza uma descrição para definir as tarefas (opcional). Pode utilizar formatação de texto, emoji, marcadores, listas numeradas e também inserir hiperligações.

6. Etiquetas: Adicione etiquetas ao modelo. Isto ajuda-o a categorizar as suas tarefas e a separar as informações desnecessárias. Utilize as nossas etiquetas predefinidas ou crie novas etiquetas.

7. Datas de início e de vencimento: Defina datas de início e de vencimento para as tarefas; estas são consideradas relativas ou absolutas (aproximadas ou firmes):

• Relativo (predefinição): Define um período de tempo para saber quanto tempo após a data de início a tarefa deve ser entregue (por exemplo, iniciar um dia após a criação da tarefa; terminar duas semanas após a data de início). Se não tiver sido definida uma data de início, a data de vencimento é calculada a partir da data de criação da tarefa. Note que não pode definir mais de 10 000 unidades (dias/mês/anos).
• Absoluto: Ativar Datas absolutas para definir datas de início e de vencimento a partir do calendário (por exemplo, 15 de abril).

A definição de datas é opcional, mas pode funcionar como uma ferramenta de gestão de tempo útil para si e para a sua equipa. Além disso, receberá um lembrete em e-mail três dias antes da data de vencimento da tarefa.

8. Subtarefas: Seleccione Subtarefas para adicionar uma lista de verificação de itens a fazer; estes terão de ser executados para que a tarefa global seja concluída. Preencha o nome da subtarefa e, em seguida, clique em Adicionar subtarefa para criar mais itens de lista de verificação.

9. Guardar e sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Exit (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Adicionar modelos de tarefas predefinidos da nossa biblioteca

Oferecemos modelos de tarefas predefinidos, que também podem ser facilmente editados. Para adicionar um modelo de tarefa da nossa biblioteca:

1. Aceda a Definições > Modelos de empresa na barra de menus esquerda e clique em Copiar da biblioteca.

2. Clique no ícone de cópia à direita do modelo que pretende adicionar.

3. Quando adiciona um modelo da nossa biblioteca, as listas de responsáveis e etiquetas estarão sempre vazias. Terá de as preencher com as suas próprias escolhas, bem como editar os outros campos conforme necessário. Clique no nome do modelo, efectue as alterações e, em seguida, clique em Guardar e sair.

Aplicação de modelos de tarefas

Depois de criar um modelo, pode utilizá-lo para acelerar a criação de tarefas. Veja como:

1. Criar uma nova tarefa ou editar uma tarefa existente.

2. Clique na lista Modelo para a expandir e, em seguida, seleccione um modelo.

3. Continue a criar a tarefa. Pode agora editar quaisquer propriedades da tarefa que já tenham sido preenchidas, ou seja, adicionar ou remover subtarefas, responsáveis, etiquetas, etc.

Nota! As alterações efectuadas a uma tarefa não afectam o modelo selecionado.

Editar modelos de tarefas

Para efetuar alterações a um modelo de tarefa, siga estes passos:

1. Aceda a Definições > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, clique no nome do modelo de tarefa na lista.

2. Efectue alterações ao modelo de tarefa e, em seguida, clique em Guardar e Sair.

Duplicação de modelos de tarefas

Pode criar novos modelos de tarefas a partir de modelos existentes. Clique no ícone de três pontos na extremidade direita do nome do modelo de tarefa e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de tarefa será guardada com o sufixo adequado (por exemplo, Formulário 940 (2)).

Eliminar modelos de tarefas

Para remover completamente um modelo de tarefa, vá a Definições >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, clique no ícone de três pontos à direita do nome do modelo da tarefa, seleccione Eliminar no menu pendente e clique novamente em Eliminar para confirmar.