Facturas únicas (Básico): Criar e aplicar modelos

Os nossos modelos são utilizados para automatizar procedimentos de rotina e guardar muito tempo. Aqui, mostramos-lhe como criar um modelo de fatura de forma proactiva ou ao criar um projeto para que possa aplicá-lo como uma automatização.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de facturas
• Utilizar modelos de facturas em automatizações
• Aplicar modelos de faturação
• Editar modelos de facturas
• Duplicação de modelos de facturas
• Eliminar modelos de facturas

Criar modelos de facturas

Um modelo de fatura pode ser criado por um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de fatura, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, Facturas. Em seguida, clique em Criar modelo.

Ou aceda a esta página adicionando a opçãoCriar automatizaçãoda fatura ao criar ou editar um projeto e, em seguida, clique em Novo modelo.

A janela Criar modelo de fatura está dividida em partes esquerda e direita.

Na parte esquerda, tem as seguintes opções:

1. Nome do modelo: É apresentado ao selecionar o modelo.

2. Descrição: Adicione uma descrição opcional do que está incluído na fatura. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos curtos.

3. Selecionar um método de pagamento: Seleccione o método de pagamento que pretende que o cliente utilize. Mais informações sobre como selecionar um fornecedor de pagamento predefinido.

4. QuickBooks settings: Seleccione a Localização e a Turma para que a fatura seja enviada para QuickBooks. Os clientes não verão este campo. Note que a secção de definições de QuickBooks só é apresentada se a ativar em QuickBooks. Aceda a Conta e Definições > Avançadas > Categorias e active o acompanhamento de localizações e/ou turmas.

5. Enviar e-mail ao cliente quando a fatura for criada: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível para si depois de enviar o pedido. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data.

6. Pagar a fatura com créditos, se disponíveis: Active esta opção para que a fatura seja paga com quaisquer créditos TaxDome que o cliente possa ter. Saiba mais sobre como pagar em nome de um cliente.

7. Lembretes: Seleccione esta opção para enviar uma notificação e-mail ao cliente se este não tiver pago a fatura num determinado número de dias. Mais informações sobre lembretes.

Na parte direita da janela Criar modelo de fatura , tem as seguintes opções:

1. Itens de linha: Na secção Itens de linha, pode:

• Adicionar item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para QuickBooks (os clientes não verão este campo).
• Aplicar descontos: Para adicionar um item de linha de desconto, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa. 
• Gerir itens de linha: Clique no ícone do caixote do lixo para eliminar um item. Clique nos três pontos para editar, duplicar, eliminar ou criar um novo serviço a partir do mesmo.
• Ajustar definições: Clique em Definições para determinar que colunas serão apresentadas na sua fatura.
  Se os campos Descrição e Data do serviço estiverem vazios e não os tiver ocultado, serão automaticamente ocultados da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0. 

2. O Resumo permite-lhe ver:

• Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos. Pode editá-lo se não tiver quaisquer rubricas. Depois de os adicionar, é calculado automaticamente e não pode ser alterado.
• Taxa de IVA: Se não tiver itens de linha, pode editar a taxa de IVA. Se tiver itens de linha, para editar a taxa de IVA, tem de ativar a coluna do IVA para os itens de linha (saiba mais sobre o imposto sobre vendas).
• Montante do IVA: Calculado automaticamente a partir de Subtotal x Taxa de IVA.
• Total: Calculado automaticamente a partir do subtotal + montante do IVA.

3. Nota para o cliente: Pode adicionar uma nota ao cliente e personalizá-la utilizando códigos curtos. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .

4. Pré-visualização: Clique em Pré-visualizar no canto superior direito para ver antecipadamente o PDF exato que os seus clientes irão receber. Se estiver satisfeito com o que vê, clique em Guardar e sair do modo de pré-visualização.

Se pretender personalizar o aspeto das suas facturas e atribuir-lhes uma etiqueta branca, clique em Definições da fatura no modo de pré-visualização e faça os ajustes necessários. Saiba mais sobre como pode personalizar o aspeto da fatura.

Aplicar modelos de faturação

Os modelos de facturas podem ser utilizados na criação de facturas, na criação de propostas ou modelos de propostas ou na configuração da automatização do projeto .

Eis como:

1. Criar uma nova fatura ou adicionar uma fatura à proposta.

2. Clique na lista de modelos de faturação para a expandir e, em seguida, seleccione um modelo.

3. Continue a configurar a fatura. Pode agora alterar o montante, a taxa de imposto, etc.

Nota: As alterações efectuadas numa fatura não afectam o modelo.

Editar modelos de facturas

Para efetuar alterações a um modelo de fatura, siga estes passos:

1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e seleccione Facturas. Em seguida, clique no nome do modelo de fatura na lista.

2. Faça alterações ao modelo de fatura e, em seguida, clique em Guardar e Sair.

Duplicação de modelos de facturas

Para criar um novo modelo de fatura a partir de um modelo existente, clique nos pontos à direita do modelo de fatura e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. Uma cópia do modelo de fatura será guardada com um sufixo (por exemplo, Formulário 1040 (2)).

Eliminar modelos de facturas

Para remover completamente um modelo de fatura, clique nos três pontos à direita do nome do modelo de fatura, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique novamente em Eliminar para confirmar.