Facturas únicas (Básico): Criar e aplicar modelos
Os nossos modelos são utilizados para automatizar procedimentos de rotina e guardar muito tempo. Aqui, mostramos-lhe como criar um modelo de fatura de forma proactiva ou ao criar um projeto para que o possa aplicar como uma automatização.
Abrangido aqui:
- Criar modelos de facturas
- Utilização de modelos de facturas em automatizações
- Aplicação de modelos de facturas
- Editar modelos de facturas
- Duplicação de modelos de facturas
- Eliminar modelos de facturas
Criar modelos de facturas
Um modelo de fatura pode ser criado por um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.
Para criar um modelo de fatura, vá a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus e, em seguida, Facturas. Em seguida, clique em Criar modelo.
Ou aceda a esta página adicionando a opçãoCriar automatizaçãoda fatura ao criar ou editar um projeto e, em seguida, clique em Novo modelo.
Abaixo, saiba mais sobre todas as opções (1-16) que tem na janela Criar modelo de fatura:
1. Nome do modelo: É o que se vê quando se selecciona o modelo.
2. Descrição: Adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).
3. Adicionar código de texto: Inclua dados dinâmicos para individualizar as suas facturas. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados, bem como códigos curtos de data. Para saber mais sobre os códigos de acesso, clique aqui.
4. Selecionar um método de pagamento: Seleccione o método de pagamento que pretende que o cliente utilize. (Mais informações sobre como selecionar um fornecedor de pagamento predefinido).
5. Definições do QuickBooks: Seleccione a localização para a fatura ser enviada para o QuickBooks. Os clientes não verão este campo.
6. Enviar e-mail ao cliente quando a fatura for criada: Active esta opção e adicione uma mensagem personalizada se pretender que o cliente seja notificado por e-mail sobre uma fatura. Caso contrário, o cliente receberá uma notificação apenas no seu portal.
- Item: Para adicionar um item de linha, clique no botão Item de linha e, em seguida, seleccione um serviço ou crie um novo. Preencha o campo Taxa , defina a quantidade do serviço (QTY) e decida se cada item de linha é tributável. Seleccione a classe a enviar para o QuickBooks (os clientes não verão este campo).
- Desconto: Para adicionar um item de linha, clique no botão Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa . O valor será subtraído do total.
11. Imposto: Esta opção adiciona automaticamente o imposto à fatura. Assim que o imposto sobre as vendas for adicionado, será refletido no total. (Saiba mais sobre as taxas de imposto nas facturas).
12. Copiar: Clique no ícone para criar uma cópia do item de linha.
13. Resumo: Esta é a secção que contém o subtotal, a taxa e o montante do imposto e o total.
14. Taxa de imposto: Quando o imposto sobre vendas é adicionado, reflecte-se no total (mais informações sobre taxas de imposto predefinidas).
15. Guardare sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.
Aplicação de modelos de facturas
Depois de criar um modelo, utilize-o para acelerar a criação de facturas. Veja como:
1. Crie uma nova fatura clicando no botão + NEW e seleccionando Invoice (Fatura).
2. Clique na lista de modelos de faturação para a expandir e, em seguida, seleccione um modelo.
3. Continue a configurar a fatura. Pode agora alterar o montante, a taxa de imposto, etc.
Nota: As alterações efectuadas numa fatura não afectam o modelo utilizado para a elaborar.
Editar modelos de facturas
Para efetuar alterações a um modelo de fatura, siga estes passos:
1. Aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus e, em seguida, seleccione Facturas. Em seguida, clique no nome do modelo de fatura na lista.
2. Faça alterações ao modelo de fatura e, em seguida, clique em Guardar e Sair.
Duplicação de modelos de facturas
Para criar um novo modelo de fatura a partir de um modelo existente, clique nos três pontos à direita do modelo de fatura e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de fatura será guardada com um sufixo (por exemplo, Formulário1040 (2)).
Eliminar modelos de facturas
Para remover completamente um modelo de fatura, clique nos três pontos à direita do nome do modelo de fatura, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique novamente em Eliminar para confirmar.
