Chats (Básico): Ver, imprimir, arquivar, eliminar

TaxDome oferece-lhe muitas ferramentas para gerir e acompanhar as mensagens dos seus clientes. Pode ver todas as respostas de uma só vez ou apenas de um cliente. Também pode arquivar as suas conversas, reabri-las e apagá-las, saber quando um cliente recebeu uma mensagem e muito mais.

Responder a mensagens de clientes

Os membros da equipa recebem um e-mail e uma notificação no seu Inbox+ sempre que um dos seus clientes atribuídos cria um novo chat linha, responde a um chat ou altera uma tarefa. 

Sempre que alguém responde a um linha, a Inbox+ notificação é actualizada; só é apresentada uma notificação por chat linha . Quando há uma nova mensagem num linha, a notificação é actualizada e passa para a parte superior. (Veja mais sobre notificações).

Para ver a mensagem mais recente e responder-lhe, clique no nome do linha ou na ligação Ir para....

Nota: Altere as suas preferências de notificação sempre que precisar.

Para ver e responder ao chat de um cliente, aceda ao separador Comunicação na sua conta. No separador , tudo acontece em tempo real, tal como acontece com as mensagens diretas. Clique num linha para o visualizar.

Nos tópicos de conversação, pode:

• Escrever mensagens no campo de entrada
• Enviar uma mensagem premindo ctrl + enter no Windows ou cmd + enter no Mac
• Ver e descarregar ficheiros do clienteuploaded
• Adicionar, visualizar, descarregar e eliminar ficheiros da empresa -uploaded
• Criar pedidos de clientes e ligar os existentes a tópicos de conversação
• Adicionar, rever e verificar as tarefas dos clientes

Quando recebe uma resposta de um cliente cuja conta inclui outros utilizadores - dois ou mais contactos que têm o início de sessão ativado -saberá sempre quem está a responder no chat linha, uma vez que o nome do contacto é apresentado como o autor.

Ver todos os chats de contas de clientes 

Para ver todos os tópicos de conversação de uma conta de cliente, vá a Clientes, seleccione a conta e, em seguida, abra o separador Comunicação . O círculo apresentado à direita do separador Comunicação mostra o número de conversas e mensagens SMS não lidas que uma conta tem. O ponto verde no separador Conversas mostra as conversas não lidas por baixo.

A página Chats lista todos os chats da conta do cliente e ordena-os cronologicamente pela resposta mais recente. Existe também uma página para a comunicação por SMS .

Isto é o que tem dentro da página Chats:

1. Secções Não lidas e Lidas. Os tópicos com mensagens não lidas estão localizados no topo. Uma linha é lida se pelo menos um membro da empresa ler todas as mensagens nela contidas. Depois de lidas todas as mensagens, os nomes das secções desaparecem. 
2. Estado e autor. Os tópicos com mensagens não lidas são assinalados com um ícone de um avião de papel verde e um ponto, enquanto os tópicos lidos são assinalados com um ícone de um avião de papel roxo e os arquivados são assinalados com um ícone cinzento. Também pode ver o nome da pessoa que enviou a mensagem mais recente em linha.
3. Assunto e tempo de resposta. Mostra o conteúdo da mensagem mais recente e a data/hora de envio, se existem documentos anexados e se as tarefas do cliente estão em linha.
4. Tarefas dos clientes estado. Isto mostra quantas tarefas em linha foram concluídas do número total de tarefas. O número de tarefas incompletas é destacado a azul e as concluídas são destacadas a cinzento.
5. Filtro. Filtre as linhas de conversação por intervalo de tempo, conclusão de tarefas do cliente ou linha estado (ver abaixo).

Filtrar tópicos de conversação

Pode filtrar as suas conversas de chat para uma conta de cliente, mostrando apenas as que são relevantes. Por exemplo, a filtragem pode permitir-lhe encontrar rapidamente todos os tópicos com tarefas de cliente incompletas ou os que foram arquivados. Existem três formas de filtrar:

• Intervalo de tempo: ver tópicos de chat com respostas ou tarefas de cliente criadas durante um intervalo de tempo específico.
• Tarefas do cliente: veja os tópicos de conversação com tarefas do cliente incompletas ou concluídas, ou seleccione Tudo para ver apenas os tópicos com tarefas do cliente.
• Estado: ver os tópicos de conversação com a indicação Ativo ou Arquivado estado apenas.

Para filtrar uma lista, clique em  Filtro no canto superior direito, selecione os filtros pretendidos e, em seguida, clique em Aplicar. Pode aplicar tantos ou tão poucos filtros quantos os necessários. 

Depois de aplicar os filtros selecionados, a lista é reduzida em conformidade. Os filtros selecionados são apresentados na parte superior da barra lateral Filtro . Pode alterar facilmente os filtros, adicionando ou eliminando qualquer um deles; caso contrário, clique em Repor para os limpar a todos e começar de novo. Para saber mais sobre a aplicação de filtros, clique aqui.

Ligar tópicos de conversação a Trabalhos

A ligação de tópicos de chat a Trabalhos permite-lhe aceder facilmente a conversas ligadas a partir de projetos e rever rapidamente detalhes, pedidos de clientes e tarefas. 

Para associar um novo emprego, vá para o separador Trabalhos associado de um linha e clique em Associar ao emprego, selecione um ou mais Trabalhos clicando nas caixas de verificação à esquerda e, em seguida, clique em Guardar. Utilize o campo de pesquisa para encontrar um determinado emprego ou clique nas setas para cima e para baixo para ordenar Trabalhos pelo nome ou projetos.

Todos os associado Trabalhos são apresentados no separador Ligados Trabalhos. Clique no X à direita do nome da tarefa para a desvincular ou clique no nome da tarefa para ver os respectivos detalhes numa nova página.

Enviar/ligar pedidos de clientes

Os chats permitem-lhe enviar pedidos de clientes diretamente a partir dos tópicos. Desta forma, sempre que entender que necessita de informações ou documentos adicionais, pode solicitá-los diretamente a partir do chat linha.

• Para criar um novo pedido e ligá-lo ao chat linha:

1. Clique em Pedido de cliente.
2. Selecione Novo pedido de cliente.
3. Siga os passos necessários para criar um novo pedido de cliente.

• Para ligar um pedido ou pedidos existentes enviados ao cliente:

1. Clique em Pedido de cliente.
2. Selecionar Selecionar do existente.
3. Selecione as caixas de verificação junto a todos os pedidos de clientes de que necessita e clique em Enviar.

Os seus clientes verão a pré-visualização do pedido (o seu nome e ícone) e uma ligação direta ao mesmo:

Editar as suas mensagens

Os membros da equipa podem editar as mensagens que enviaram nas últimas 24 horas. Por isso, se precisar de fazer alterações numa mensagem:

1. Abrir uma conversação linha.

2. Clique nos três pontos à direita da mensagem e seleccione Editar.

3. Faça as edições necessárias no campo de texto e, em seguida, prima ✔ para manter as alterações ou X para as eliminar.

Nota! A edição de mensagens não está disponível para os seus clientes. Além disso, não é possível editar mensagens enviadas por outros.

Apagar as suas mensagens

Apenas um proprietário de empresa e um administrador podem apagar as suas próprias mensagens. Para o fazer:

1. Abrir uma conversação linha.

2. Clique nos três pontos à direita da mensagem e selecione Apagar

Nota! A eliminação de uma mensagem com documentos anexados também remove esses documentos do separador Documentos do chat linha.

Ver que mensagens foram recebidas e lidas

Aparecem marcas de verificação cinzentas ou verdes junto a cada mensagem enviada por si ou por qualquer um dos membros da equipa. Todos os membros da equipa vêem sempre se a mensagem da empresa foi lida por um cliente, independentemente de quem a enviou.

Eis o que significam as marcas de verificação:

A mensagem foi enviada com sucesso.

O cliente leu a mensagem. Se existirem vários utilizadores associado na conta do cliente, as marcas de verificação verdes indicam que pelo menos um leu a mensagem.

Quanto ao cliente, não vê se leu as suas mensagens. Por isso, não precisa de se sentir pressionado a responder imediatamente, para que não pense que o está a ignorar. 

Filtre a lista da sua conta para ver quais os clientes que têm abra perguntas ou mensagens não lidas:

1. Vá até Clientes e clique em Filtrar.

2. Selecione Chats no menu pendente e assinale a opção que preferir:

• Ativo: todas as contas com tópicos de conversação activos.
• Não lidas: todas as contas com tópicos de conversação não lidos.
• Arquivado: todas as contas com tópicos de conversação arquivados.

Imprimir chats

Para imprimir um chat linha, clique nos três pontos no canto superior direito da janela de chat e seleccione Imprimir no menu pendente.

Arquivar e reabrir os tópicos de conversação

Quando receber todas as informações de que necessita de um cliente numa conversa linha, arquive-a ou elimine-a para evitar confusão. Quando arquiva um chat linha, continua a ter acesso ao mesmo. No entanto, se ainda tiver tarefas incompletas, os clientes não poderão visualizá-las no seu painel de controlo.

Para arquivar tópicos de conversação, clique nos três pontos no canto superior direito, clique em Arquivare, em seguida, clique em Sim na janela pop-up Arquivar chat.

Por predefinição, os tópicos de conversação são filtrados pelo sítio ativo estado. Para alternar entre as conversas apresentadas, aplique a filtragem pela conversa estado. Para apresentar as conversas activas e arquivadas, reinicie os filtros. 

Se arquivar uma conversação linha e mais tarde descobrir que precisa dela, reabra-a.

1. Aceda à página Chats do separador Comunicação da conta de cliente.
2. Clique no botão Filtro na extremidade direita da página, seleccione Arquivar na secção Estado e clique em Aplicar.
3. Abra a conversação linha, clique nos três pontos à direita da conversação e, em seguida, clique emReabrir.

Arquivado os chats ficam automaticamente activos quando as seguintes acções são realizadas em linha (pela empresa ou por um cliente):

• Enviar uma nova mensagem
• Enviar, reenviar ou editar tarefas de clientes
• Adicionar um pedido de cliente novo ou existente
• Carregamento de documentos

Marcar tópicos de conversação como não lidos

Pode mover uma conversação linha de volta para a secção não lida, para que seja apresentada no topo da lista. Para marcar uma conversação linha como não lida, clique nos três pontos à direita da conversação linha e selecione Marcar como não lida.

Eliminar tópicos de conversação

Ao contrário dos tópicos de mensagens arquivados, os tópicos eliminados não podem ser restaurados. Para remover permanentemente uma conversação linha:

1. Clique nos três pontos à direita da conversa linha e, em seguida, clique em Eliminar.

2. Clique em Apagar na janela pop-up Apagar chat.