Chats (Básico): Enviar manual ou automaticamente

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ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

TaxDomepermite-lhe comunicar com os seus clientes de forma segura e em tempo real. Utilize-a para agendar compromissos ou pedir aos clientes informações em falta. Além disso, o Chats permite-lhe definir lembretes, anexar ficheiros, atribuir tarefas aos clientes e muito mais.

Abrangido aqui:

Chats, explicado
Criar novos chats

Iniciar uma conversa com um cliente
Iniciar conversas com vários clientes
Enviar automaticamente uma mensagem aos clientes

Configurar lembretes
Anexar ficheiros em chats
Incluindo vídeos Chats internos
Adicionar imagens aos chats
O que os clientes vêem quando lhes enviamos mensagens

Chats, explicado

Principais aspectos a saber sobre os Chats:

Tal como o Slack ou as mensagens de texto, os chats permitem-lhe trocar mensagens em tempo real com os seus clientes.
Os tópicos de chat são um local seguro para colocar questões, pedir ficheiros e atribuir tarefas.
Utilize @ antes do nome de um membro da equipa para chamar a sua atenção numa conversa.
Os clientes recebem notificações sobre novas conversas e perguntas pendentes.
Quando alguém responde a uma conversa, cria uma nova conversa, faz alterações nas tarefas do cliente ou carrega um documento, recebe uma notificação e um e-mail na sua caixa de entrada+.
Quando adiciona tarefas para clientes dentro de um chat, estas são apresentadas como listas de tarefas com caixas de verificação.
O progresso dessas tarefas pode ser acompanhado numa página separada.
Pode definir lembretes automáticos para as conversas.
Quando tiver o que precisa, arquive a conversa para evitar confusão.
Para enviar mensagens idênticas a vários clientes, utilize modelos de chat.
A funcionalidade Chats também está disponível na aplicação móvelTaxDome .

Para aceder aos Chats, vá ao separador Comunicação do perfil do cliente.

Criar novos chats

Um chat linha pode ser criado por um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa atribuído à conta ou com direitos de acesso para ver todas as contas.

Nota: Os clientes que não tenham ativado a sua conta TaxDome não podem receber mensagens. Para poderem utilizar os Chats, os clientes têm de ter o acesso ao portal ativado do lado da empresa e uma conta activada do lado deles.

Existem três formas diferentes de enviar uma mensagem de chat:

Iniciar uma conversa com um cliente
Iniciar conversas com vários clientes
Enviar automaticamente uma mensagem aos clientes

Iniciar uma conversa com um cliente

Para iniciar um chat , clique no botão + NOVO no menu da barra lateral esquerda, seleccione Chat em slide-out, escreva uma nota e clique no botão Criar chat. Também pode aceder à conta do cliente, abra ao separador Comunicação e clicar em Novo chat.

Em seguida, explicamos as secções numeradas no ecrã Novo chat , onde se criam novas linhas de discussão:

1. Para: Selecionar o nome da pessoa a quem se destina a mensagem.

2. Modelo: Escolha um modelo para uma mensagem enviada frequentemente. Para obter mais informações sobre modelos, aceda aqui. Seleccione um modelo apenas quando criar uma nova conversação e não quando responder a uma.

3. Assunto: Introduza a linha de assunto; esta será apresentada na lista de Chat. Quando se utiliza um modelo de chat, este é automaticamente preenchido.

4. Mensagem: Componha a mensagem - utilize formatação de texto, emoji, marcadores, listas numeradas e hiperligações. Quando aplica um modelo, a mensagem é preenchida automaticamente. Chame a atenção de um membro da equipa na mensagem utilizando @ antes do seu nome.

5. Lembretes: Ativar se pretender que um lembrete e-mail seja enviado ao cliente quando este não responder dentro de um determinado período de tempo (mais detalhes abaixo).

6. Documentos: Anexe ficheiros do seu ambiente de trabalho ou de TaxDome (mais detalhes abaixo).

7. Tarefas: Adicione listas de verificação para os seus clientes. Para mais pormenores, consulte aqui.

8. Criar chat: Clique para enviar a sua mensagem ao cliente. Caso contrário, clique em Cancelar.

Iniciar conversas com vários clientes

Se precisar de enviar a mesma mensagem a muitos clientes, utilize a nossa funcionalidade de envio de mensagens em massa.

Aceda a Clientes no menu da barra lateral esquerda, seleccione as caixas de verificação junto dos clientes para os quais pretende enviar a mensagem, clique em Mais acções na barra de menu superior e, em seguida, clique em Enviar mensagem no menu pendente. Seleccione um modelo de chat ou escreva um assunto para o chat (opcional), adicione o seu texto e clique em Criar chats.

Adicione documentos e tarefas a uma conversa linha mais tarde, se necessário.

Configurar lembretes

Sempre que envia uma mensagem, é emitida uma notificação. Os utilizadores associado da conta que têm a opçãoNotificar activada recebem-na. Pode verificar quais os utilizadores que têm a opção Notificar activada, acedendo ao separador Informações da conta e visualizando a secção Contactos .

Se os destinatários demorarem demasiado tempo a realizar a ação solicitada, existem duas opções:

Configurar lembretes automáticos

Para definir lembretes automáticos sobre mensagens pendentes e tarefas do cliente, botão de alternância em Lembretes no modelo de conversação, quando cria uma conversação manualmente ou através da automatização projeto . Também pode fazê-lo mais tarde, em qualquer altura, diretamente em linha.

Como configurar os Lembretes:

Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação do item de ação ter sido enviada ao cliente, mas pode alterá-lo para o valor que desejar.
Número de lembretes: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.

Os lembretes também podem ser activados e desactivados em qualquer altura, acedendo a um chat linha. Abra o separador Lembretes, botão de alternância Enviar lembretes aos clientes e faça os ajustes necessários, depois clique em Guardar.

Nota: Os lembretes são sempre enviados para a última mensagem no sítio linha.

Os lembretes de chat param quando...

...o cliente não respondeu à mensagem, mas o número definido de lembretes foi enviado.
...o cliente respondeu à última mensagem no sítio linha.
... todas as tarefas do cliente em linha foram marcadas como concluídas.
... arquivou o chat linha.
...desactivou os Lembretes.

Nota: Se arquivar um chat linha mas o reabrir, os Lembretes botão de alternância é ativado como se a mensagem fosse nova.

Anexar ficheiros em chats

Um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa com direitos de acesso a gerir documentos pode anexar ficheiros aos tópicos de conversação. Para este efeito, pode utilizar ficheiros do seu ambiente de trabalho ou de uma pasta de nível superior com O cliente pode ver ou O cliente pode ver e editar acesso.

Para anexar ficheiros quando cria um chat:

Clique na ligação + Anexar documentos na parte inferior da página de criação do chat.
Seleccione A partir de O meu computador e, em seguida, clique em + Adicionar documentos e localize os ficheiros que pretende uploaded a partir do seu ambiente de trabalho ou clique em + Adicionar pasta para uploaded uma pasta. Caso contrário, seleccione De TaxDome e escolha os documentos que pretende anexar.
Caso tenha selecionado Do meu computador, introduza os nomes e as descrições dos ficheiros (opcionalmente) e botão de alternância em Notificar seguidores quando o cliente abrir o documento, se necessário.
Caso tenha selecionado Do meu computador, clique em Carregar(Carregar tudo).

Dica! Pode uploaded zipar ficheiros a partir do seu ambiente de trabalho e estes serão automaticamente descomprimidos. Veja mais informações sobre como carregar ficheiros zip.

Para anexar ficheiros ao chat existente linha:

Clique no botão 📎 Anexar na parte inferior do chat linha.
Seleccione Do meu dispositivo e localize os ficheiros que pretende uploaded a partir do seu ambiente de trabalho. Ou seleccione A partir de TaxDome, escolha os documentos que pretende anexar e, em seguida, clique em Guardar.

Quando você ou o seu cliente uploaded pelo menos um documento para uma conversação linha, aparece um separador Documentos com o ícone do clipe de papel no nome da conversação:

1,2. Separador Documentos e o ícone do clipe de papel: mostrado apenas se existirem documentos anexados à conversação.

3. + Adicionar documentos: uploaded novos documentos no sítio linha.

4. Documentos uploaded por cliente: descarregue, veja ou elimine-os. A eliminação de documentos também os remove do chat linha.

Os ficheiros uploaded para as conversas são guardados na pasta predefinida do cliente (" Documentos carregados pelo cliente").

Quando um cliente ou outro membro da equipa carrega um documento, recebe uma notificação no chat linha e no Inbox+.

Incluindo vídeos Chats internos

Quer dar um toque visual às suas mensagens para os clientes? Inclua clips do Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando for mais fácil mostrar do que dizer. Clique no ícone de vídeo na barra de ferramentas de formatação de texto e, em seguida, cole um link na janela pop-up Incorporar vídeo.

O seu cliente verá o vídeo diretamente no seu chat partilhado linha.

Adicionar imagens aos chats

Pode enviar imagens e capturas de ecrã para os chats a partir do seu dispositivo ou de qualquer sítio Web. Abra um chat linha e utilize uma das opções disponíveis:

Carregue uma imagem do seu dispositivo utilizando o botão 📎 Anexar
Colar qualquer imagem da Web no campo de mensagem

Formas de adicionar imagens que não são suportadas:

Arraste e largue uma imagem para o campo de mensagem.
Cole um ficheiro com a imagem no campo de mensagem a partir do seu dispositivo.

O que os clientes vêem quando envia mensagens

Um cliente vê e responde a uma mensagem que lhe enviou clicando na notificação no seu painel de instrumentos, clicando na ligação na notificação e-mail ou indo à secção Chats e tarefas do seu portal. As tarefas dos clientes também são apresentadas nas notificações.

Sugestão: Por predefinição, o conteúdo da mensagem não é apresentado no corpo do e-mail (o cliente terá de navegar para o seu portal para o ver). No entanto, se o conteúdo não for sensível, mostre-o em e-mail.

Se pretender ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.