Mensagens (Básico): Enviar Mensagens Manualmente ou Automaticamente

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Esta página destina-se aos utilizadores da TaxDome Pro. Altere o separador acima para consultar a versão da TaxDome Lite *este plano não está disponível.

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre a TaxDome.

A funcionalidade das Mensagens da TaxDome permitem-lhe comunicar em segurança e em tempo real com os seus clientes. Utilize esta funcionalidade para agendar reuniões ou solicitar aos seus clientes informações em falta. As Mensagens permitem-lhe ainda criar lembretes, anexar ficheiros, atribuir tarefas aos clientes e muito mais.

Abordado aqui:

Mensagens

Aceda ao separador Mensagens ou à barra lateral esquerda e clique em Novo Chat para iniciar uma comunicação segura em tempo real com um cliente. As linhas do Chat estão organizadas ordenadamente dentro de cada conta de cliente, sendo sempre possível verificar quantas mensagens ainda não foram lidas.

A respeito das Mensagens:

  • Tal como o Slack ou as SMS, as Mensagens permitem-lhe ter conversas em tempo real com os seus clientes.
  • As linhas do chat são um lugar seguro para colocar perguntas, solicitar ficheiros e atribuir tarefas.
  • Use o @ nos chats, antes do nome do membro da equipa para o(a) chamar a atenção. 
  • Os clientes são notificados sobre novos chats e questões pendentes.
  • Sempre que alguém responde a um chat, cria um novo chat, altera as tarefas do cliente ou efetua o upload de um documento, receberá uma notificação e um e-mail na sua inbox+.
  • Quando adiciona tarefas para os clientes num chat, estas são exibidas como listas de tarefas com caixas de verificação. 
  • O progresso dessas tarefas podem ser rastreadas a partir de uma página distinta.
  • Poderá configurar lembretes automáticos para os chats.
  • Após obter o que necessitava, arquive o chat para evitar a desordem.
  • Para enviar mensagens idênticas a vários clientes, utilize os modelos de mensagens nos chats.
  • A funcionalidade das Mensagens também está disponível na Aplicação Móvel da TaxDome.

dica

Informação: No caso de tentar abandonar a página das Mensagens sem clicar em enviar , receberá um aviso. Clique em Cancelar no pop-up de alerta e clique em enviar. Não selecione Impedir esta página de criar diálogo adicional a não ser que deseje deixar de receber este alerta.

Criar novos chats

Uma linha de chat poderá ser criada por um proprietário de empresa, um administrador ou um membro da equipa atribuído à conta ou que tenha direitos de acesso a todas as contas.

dica

Atenção: Não é possível aos clientes que estão offline receberem mensagens do chat. Para utilizar as Mensagens, os clientes têm de possuir uma conta TaxDome ativa, um login e Acesso ao Portal.

As mensagens de chat podem ser enviadas de três formas:

Iniciar um chat com um cliente

Para iniciar um chat, clique no botão + NOVO no menu da barra lateral esquerda, selecione Chat a partir da barra deslizante e digite uma anotação. Poderá também aceder à conta, abrir o Separador das Mensagens e clicar em Novo Chat.

Clique em Criar Chat. O cliente receberá automaticamente uma notificação por e-mail acerca da nova mensagem.

Saiba o que fazer nas secções numeradas na página do Novo Chat:

1. Para: Selecione a pessoa a quem se destina a mensagem.

2. Modelo: Selecione um modelo de mensagem. Para obter mais detalhes sobre os modelos, clique aqui. Selecione um modelo apenas ao criar uma nova mensagem e não ao responder a uma.

3. Assunto: Insira o assunto; será exibido na lista do Chat. Ao utilizar o modelo da mensagem, é automaticamente preenchido.

4. Mensagem: Componha a mensagem, utilize formatação de texto, emoji, marcadores, listas numeradas e links. Ao aplicar um modelo, a mensagem é automaticamente preenchida. Chame a atenção de um membro da equipa na mensagem, recorrendo ao @ antes do respetivo nome.

5. Lembretes: Ative o botão de alternância se desejar enviar um e-mail de lembrete ao cliente quando este não responder dentro de um determinado prazo (mais informação abaixo).

6. Documentos: Anexe ficheiros do seu computador ou da TaxDome (mais informação abaixo).

7. Tarefas: Adicione listas de verificação para os seus clientes. Para obter mais detalhes, clique aqui.

8. Criar um Chat: Clique para enviar a sua mensagem ao cliente. Caso contrário, clique em Voltar.

Enviar uma mensagem a vários clientes

Se precisar de enviar uma mensagem a vários clientes, utilize a nossa funcionalidade das mensagens em massa.

Aceda aos Clientes a partir do menu da barra lateral esquerda, selecione as caixas de verificação ao lado dos clientes para quem deseja enviar a mensagem, clique em Mais Ações na barra de menu superior e clique em Enviar Mensagem no menu suspenso. Selecione o Modelo de Mensagem ou digite um título para a mensagem (opcional), insira o seu texto e clique em Criar Chat.

Adicione posteriormente documentos e tarefas a uma linha de mensagens, caso seja necessário. 

Enviar automaticamente uma mensagem aos clientes

Utilize as automatizações para enviar automaticamente mensagens quando os trabalhos avançam para uma nova etapa de um projeto. Em primeiro lugar, terá de criar o modelo da mensagem. Para aprender como, clique aqui. Após ter um modelo, siga os seguintes passos:

1. Aceda às Definições a partir da barra lateral esquerda, selecione Projetos e clique no nome do projeto ou em CRIAR PROJETO.

2. Na secção das Etapas, selecione a etapa em que deseja adicionar a automatização, clique em + Adicionar Automatização à extrema direita e selecione Enviar Mensagem no menu suspenso.

3. Selecione o modelo da mensagem para a automatização. Decida se deseja ativar os Lembretes; se ativar, o cliente receberá um lembrete quando não responder a uma mensagem dentro de um determinado período de tempo. Para obter mais informação sobre os Lembretes, consulte abaixo.

4. Clique em GUARDAR. Assim que a automatização for adicionada, poderá consultá-la acedendo à página do projeto e clicando no ícone de automatização acima da etapa.

Assim que um trabalho num projeto avançar para uma nova etapa com a automatização de Enviar Mensagem, uma notificação com a automatização será exibida. Se não desejar que seja enviada uma mensagem automática, desmarque a automatização e clique em MOVER.

Configurar lembretes

Sempre que envia uma mensagem, é enviada uma notificação. Os utilizadores associados à conta que a tenham o botão de alternância de Notificar ativado receberão a notificação. Poderá verificar que utilizadores têm o botão de alternância de Notificar ativado, acedendo ao separador Info da conta e consultando a secção dos Contactos .

Se os destinatários demorarem demasiado tempo a realizar o item da ação solicitada, terá duas opções:

Reenviar manualmente 

Para reenviar uma notificação acerca de uma mensagem pendente, clique nos três pontos no canto superior direito da linha da mensagem e selecione Reenviar.

Acontecerá o seguinte:

  • É enviado um e-mail adicional ao cliente.
  • A notificação de portal para esse item será transferida para o topo da lista de afazeres do cliente.

Configurar lembretes automáticos

Enquanto cria um chat ou configura uma automatização de enviar uma mensagem num projeto, ative o botão de alternância dos Lembretes se desejar enviar um e-mail se o cliente não responder num determinado período de tempo.

Eis como configurar os Lembretes:

  • Limite de Inatividade, Dias: Relembrar o cliente acerca de uma mensagem quando este não responder dentro de x dias. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o envio da última mensagem de uma linha. Altere o prazo conforme desejar.
  • Limitar a: Enviar até x número de lembretes. Por predefinição, é enviado um e-mail de lembrete, mas poderá também alterar para o que preferir.
  • Os lembretes poderão ser ativados ou desativados em qualquer altura, acedendo à linha do chat. Destinam-se sempre à última mensagem de linha.

Na parte superior da secção dos Lembretes, verá a quantidade de lembretes que foram enviados.

Os lembretes cessam quando...

  • ...o cliente ainda não respondeu à mensagem, mas foi enviado o número definido de lembretes.
  • ...o cliente respondeu à última mensagem da linha.
  • ...todas as tarefas do cliente na linha são verificadas como concluídas.
  • ...arquivou a linha do chat.
  • ...desativou os lembretes.
dica

Atenção: Se arquivar uma linha de chat mas posteriormente a reabrir, a opção dos Lembretes será ativada como se fosse uma nova mensagem.

Anexar ficheiros nos chats

Um proprietário de empresa, administrador ou um membro da equipa com direitos de acesso de gerir documentos poderá anexar ficheiros nas linhas de chat. Poderá anexar ficheiros a partir do seu ambiente de trabalho ou de uma pasta principal com o nível de acesso de cliente pode ver ou do subseparador do cliente pode ver e editar .

Clique em Anexar Documentos e selecione uma das opções:

  • Anexar ficheiros a partir da TaxDome: Selecione A partir da TaxDome clique na pasta, selecione os documentos que deseja anexar, seja a partir de uma pasta principal com o nível de acesso de cliente pode ver ou do subseparador do cliente pode ver e editar (não é possível anexar um ficheiro de uma pasta principal com o nível de acesso de privado ).
  • Upload ficheiros a partir do seu computador: Selecione Do Meu Computador, clique em ADICIONAR DOCUMENTOS e localize os ficheiros que deseja transferir a partir do seu ambiente de trabalho. Para obter mais detalhes, clique aqui.
  • Upload de pastas: Selecione Do Meu Computadorclique em ADICIONAR PASTA e selecione a pasta. Para obter mais informação acerca das pastas, clique aqui.
  • Upload ficheiros zip: Selecione Do Meu Computadorclique em ADICIONAR DOCUMENTOS e localize o ficheiro zip que deseja transferir. O ficheiro será automaticamente desempacotado. Para obter mais detalhes, clique aqui.

Os ficheiros uploaded nos chats serão guardados na pasta padrão do cliente (Documentos Uploaded pelo Cliente).

Sempre que um cliente ou membro da equipa faça um upload de um documento, será notificado na linha de chat e na Inbox+

Como incluir vídeos nos chats

Deseja adicionar elementos visuais nas suas mensagens aos clientes? Inclua vídeos do Loom, Vimeo, YouTube do Google Drive sempre que for mais fácil mostrar visualmente do que digitar. Clique no ícone do vídeo na barra de ferramentas de formatação de texto e cole um link no pop-up no vídeo incorporado

O seu cliente assistirá ao vídeo diretamente dentro do segmento da linha do chat. 

Adicionar tarefas ao cliente nos chats

Para aprender a adicionar Tarefas, clique aqui.

O que os clientes vêem quando lhes envia mensagens

O cliente consulta e responde aos chats, clicando na notificação no seu painel de controlo, clicando no link da notificação por e-mail ou acedendo à secção das Mensagens do seu portal. As tarefas do cliente serão também exibidas nas notificações.

dica

Dica: Por predefinição, o conteúdo da mensagem não é exibido no corpo do e-mail (o cliente necessitará de aceder ao seu portal para o consultar). No entanto, se o conteúdo não for sensível, exiba-o no e-mail.

Se desejar visualizar a TaxDome do lado do cliente, aceda no seu portal à visualização apenas de leitura.

Responder às mensagens dos clientes

Consulte aqui.

Consultar todos os chats de uma conta

Consulte aqui.

Consultar que chats foram recebidos e/ou lidos

Consulte aqui.

Arquivar e reabrir linhas de chat

Consulte aqui.

Eliminar linhas de chat

Consulte aqui.

Como associar e mover automaticamente as mensagens nos trabalhos

Consulte aqui.

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Esta página destina-se aos utilizadores da TaxDome Lite. Altere o separador acima para consultar a versão da TaxDome Pro.

As Mensagens da TaxDome permitem-lhe comunicar em segurança com os seus clientes através das linhas de chat em tempo real, como o Slack ou as mensagens de texto. Utilize as nossas linhas de chat para agendar reuniões ou solicitar informações em falta aos seus clientes. Configure lembretes, anexe ficheiros nos chats e muito mais.

Abordado aqui:

Mensagens

Para iniciar uma conversa com um cliente, abra o separador das Mensagens, clique em Novo Chat ou aceda à barra lateral esquerda e clique em Chat. Os chats são linhas seguras onde comunica com os clientes e os membros da equipa em tempo real. As linhas estão perfeitamente organizadas na conta de cada cliente, e poderá sempre verificar quantas mensagens estão por ler.

Informação acerca dos Chats:

  • Os chats decorrem em tempo real.
  • Os chats são criados por um proprietário de empresa ou por um cliente.
  • Os chats são um local seguro para colocar questões e solicitar ficheiros.
  • Os clientes são notificados sobre novos chats e questões pendentes.
  • Sempre que um cliente responder a uma mensagem, criar um novo chat, efetuar alterações às tarefas do cliente ou efetuar o upload/anexar um documento numa linha de chat, receberá um e-mail e uma notificação na sua Inbox+.
  • Poderá configurar lembretes automáticos sempre que um cliente não responder a uma mensagem.
  • Após ter tudo o que necessita de uma linha de chat, arquive-a para evitar desordem.
  • Para enviar mensagens idênticas a vários clientes, utilize os modelos de mensagens nos chats.
  • Use o @ nos chats, antes do nome do membro da equipa para o(a) chamar a atenção.
dica

Informação: No caso de tentar abandonar a página das Mensagens sem clicar em enviar , receberá um aviso. Clique em Cancelar no pop-up de alerta e clique em enviar. Não selecione Impedir esta página de criar diálogo adicional a não ser que deseje deixar de receber este alerta.

Criar novos chats

Uma linha de chat poderá ser criada por um proprietário de empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta ou que possua acesso a todas as contas.

dica

Nota: Não é possível enviar uma mensagem a um cliente que esteja offline; os clientes necessitam de possuir uma conta TaxDome ativa, um login e acesso ao portal para usufruirem da funcionalidade do Chat.

Pode-se iniciar uma conversa com os clientes através de duas formas:

Iniciar um chat com um cliente

Para enviar uma mensagem a um cliente, clique + NOVO no menu da barra lateral esquerda, selecione Chat na barra deslizante e digite uma anotação. Poderá ainda clicar no botão Novo Chat na secção Mensagens do perfil da conta do cliente.

Clique em Criar Chat. O cliente receberá automaticamente uma notificação por e-mail acerca da nova mensagem.

Informe-se abaixo sobre os campos numerados no Novo Chat:

1. Para: Insira o nome da pessoa a quem se destina a mensagem.

2. Modelo: Selecione um modelo para as mensagens mais utilizadas. Para obter mais informações sobre como criar modelos, clique aqui. Selecione apenas um modelo ao criar uma nova mensagem não ao responder a uma.

3. Assunto: Digite o assunto; será exibido na lista do Chat. Ao utilizar o modelo da mensagem, este é automaticamente preenchido.

4. Mensagem: Componha a mensagem usando formatação de texto, emojis, marcadores, listas numeradas e links. A mensagem será automaticamente preenchida ao utilizar o modelo.

5. Lembretes: Ative os Lembretes se desejar enviar um e-mail de lembrete ao cliente quando este não responder dentro de um determinado período de tempo. Para obter mais informação acerca dos lembretes, consulte abaixo.

6. Documentos: Anexe ficheiros do seu desktop ou a partir da TaxDome. Para obter mais informação, consulte abaixo.

7. Criar Chat: Prima o botão para enviar a sua mensagem ao cliente. Caso contrário, clique em Voltar.

Enviar uma mensagem a vários clientes

Se precisar de enviar a mesma mensagem a vários clientes, utilize a nossa funcionalidade das mensagens em massa:

Aceda aos Clientes a partir do menu da barra lateral esquerda, selecione as caixas de verificação ao lado dos clientes para quem deseja enviar a mensagem, clique em Mais Ações na barra de menu superior e clique em Enviar Mensagem no menu suspenso. Selecione o Modelo de Mensagem ou digite um título para a mensagem (opcional), insira o seu texto e clique em Criar Chat.

Adicione documentos às linhas da mensagem quando necessário.

Configurar lembretes

Sempre que envia uma mensagem, é enviada uma notificação sobre a mesma. Todos os utilizadores associados à conta que tenham o botão de alternância de Notificar ativado receberão a notificação. Para verificar que utilizadores têm o botão de alternância de Notificar ativado, aceda ao separador Info da conta do cliente e consulte a seção dos Contactos.

Se os destinatários demorarem demasiado tempo a executar a ação, dispõe de duas opções:

Reenviar manualmente

Para reenviar manualmente um lembrete, clique nos três pontos no canto superior direito da linha da mensagem e selecione Reenviar.


Acontecerá o seguinte:

Configurar lembretes automáticos

Ao criar um chat, ative o botão de alternância dos Lembretes se desejar enviar um e-mail ao cliente quando este não responder dentro de um determinado período de tempo.

Vejamos como poderá configurar os Lembretes:

  • Limite de Inatividade, Dias: Relembrar o cliente acerca de uma mensagem quando este não responder dentro de x dias. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o envio da última mensagem de uma linha. Altere o prazo conforme desejar.
  • Limitar a: Enviar até lembretes. Por predefinição, é enviado um e-mail de lembrete, porém poderá alterar a quantidade que preferir.
  • Ative ou desative os Lembretes acedendo à linha do chat. Os lembretes referem-se sempre à última mensagem da linha.

Na parte superior da secção dos Lembretes, verá a quantidade de lembretes que foram enviados.

Os lembretes cessam quando...

  • ...o cliente ainda não respondeu à mensagem, mas foi enviado o número definido de lembretes.
  • ...o cliente respondeu à última mensagem da linha.
  • ...arquivou a linha do chat.
  • ...desativou a opção dos lembretes .
dica

Atenção: Se arquivar uma linha de chat mas posteriormente a reabrir, a opção dos Lembretes é ativada como se tratasse de uma nova mensagem.

Anexar documentos nos chats

Um proprietário de empresa tem a capacidade de anexar ficheiros às linhas do chat. Poderá anexar ficheiros ao criar um chat ou posteriormente, a partir do seu ambiente de trabalho ou de uma pasta principal com o nível de acesso de cliente pode ver ou do subseparador do cliente pode ver e editar .

Clique no link Anexar Documentos e selecione uma opção:

  • Anexando documentos a partir da TaxDome: Selecione A partir da TaxDome clique na pasta e selecione os documentos que deseja anexar, quer a partir de uma pasta principal com o nível de acesso de cliente pode ver ou do subseparador do cliente pode ver e editar (não será possível anexar um ficheiro de uma pasta principal com o nível de acesso de privado ).
  • Upload documentos a partir do seu computador: Selecione Do Meu Computador, clique em ADICIONAR DOCUMENTOS e localize os ficheiros que deseja transferir do seu ambiente de trabalho. Para obter mais detalhes, clique aqui.
  • Upload de pastas: Selecione Do Meu Computadorclique em ADICIONAR PASTA e selecione a pasta. Para obter mais informação acerca das pastas, clique aqui.
  • Upload ficheiros zip: Selecione Do Meu Computadorclique em ADICIONAR DOCUMENTOS e localize o ficheiro zip que deseja transferir. O ficheiro será automaticamente desempacotado. Para obter mais detalhes, clique aqui.

Os ficheiros uploaded nos chats serão guardados numa pasta principal com o nível de acesso de cliente pode ver , pelo que é necessário ter pelo menos uma pasta com esse nível de acesso.

Quando um cliente ou qualquer membro da equipa efetua o upload de um documento, receberá uma notificação na Inbox+ como também na linha do chat. 

Como incluir vídeos nos chats

Deseja adicionar elementos visuais nas suas mensagens aos clientes? Inclua vídeos do Loom, Vimeo, YouTube do Google Drive sempre que for mais fácil mostrar visualmente do que digitar. Clique no ícone do vídeo na barra de ferramentas de formatação de texto e cole um link no pop-up no vídeo incorporado

O seu cliente assistirá ao vídeo na linha do chat. 

O que os clientes vêem quando lhes envia mensagens

O cliente consulta e responde a uma linha de chat, clicando na notificação no seu painel de controlo, no link da notificação de e-mail ou acedendo à secção das Mensagens do respetivo portal. As tarefas do cliente serão também exibidas nas notificações.

Se desejar visualizar a TaxDome do lado do cliente, aceda no seu portal à visualização apenas de leitura.

dica

Dica: Consulte a Academia TaxDome para realizar cursos abrangentes e tornar-se numa Superestrela TaxDome.

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