💸 Preparação de impostos: Configuração inicial do TaxDome

Saudações, preparador de impostos! Muitos dos seus colegas na preparação de impostos implementam processos semelhantes em TaxDome para gerir as suas práticas. Estamos empenhados na nossa missão de divulgar todos os segredos sobre como configurar os seus processos de TaxDome agora, para que possa colher os frutos no futuro. Agora, prepare-se para ler sobre os recursos e configurações mais úteis projetados para levar sua prática de preparação de impostos a um novo nível.

Conclua as etapas gerais de integração antes de prosseguir para se familiarizar com os princípios básicos do TaxDome .

Dica: Descarregue esta lista de controlo simples para acompanhar os seus progressos.

Utilize etiquetas para filtrar contas ou para configurar projetos

Objetivo: Criar etiquetas personalizadas que colocarão as contas dos clientes num determinado fluxo de trabalho. 

Crie etiquetas com base no tipo de serviços que oferece. Alguns exemplos podem ser: Imposto, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, Imposto sobre vendas ou Planeamento fiscal. Pode começar a aplicá-las imediatamente enquanto importa. Mais tarde, serão úteis quando filtrar as suas contas e configurar as automatizações do projeto .

As etiquetas de preparação de impostos são utilizadas para agrupar contas. Depois de ter marcado as suas contas, tem as seguintes opções:

• Filtre a sua lista de clientes para encontrar:
• Os seus clientes individuais que ainda não preencheram os seus organizadores (ou seja, clientes que têm uma etiqueta "1040" e um questionário pendente).
• Clientes de preparação fiscal com facturas em atraso (ou seja, clientes com etiqueta "Fiscal" e uma fatura pendente).
• Clientes de preparação fiscal que ainda não assinaram a sua carta de compromisso (ou seja, clientes que têm uma etiqueta "Fiscal" e uma proposta pendente).
• Clientes potenciais que ainda não efectuaram o seu depósito inicial (ou seja, clientes que têm as etiquetas "Prospect" e "Tax" e uma fatura pendente).
• Configurar processos automatizados
• Enviar mensagens em massa, etc.

Utilizar uma estrutura de pastas personalizada e aplicar-lhe alterações em massa

Uma vez que já tem grupos para os seus clientes, poderá querer pensar na forma como a estrutura de pastas em Documentos >Documentos de clientes é diferente consoante os serviços que presta.

Por defeito, o modelo de pasta que é aplicado em TaxDome é o modelo Default Tax Years. É conveniente para a preparação de impostos. No entanto, muitas empresas adicionam subpastas extra, como Permanent Tax Docs.

Quando o ano termina e começa a nova época fiscal, terá de adicionar uma pasta de ano extra para o ano anterior para todos os seus clientes.

Isto pode ser feito criando um novo modelo que inclua apenas uma pasta ou editando o modelo existente e aplicando a alteração a todas as contas associado desse modelo. Recomendamos que utilize a segunda opção, uma vez que lhe permitirá utilizar este modelo para os seus clientes novos e existentes. O importante é que todas as pastas criadas anteriormente permanecerão inalteradas.

Configurar campos personalizados

Pode incluir dados adicionais do cliente para automatizar ainda mais processos. É para isso que servem os campos personalizados.

Estes campos podem incluir quaisquer dados personalizados que esteja a utilizar quando trabalha com os seus clientes, tais como:

• Dimensão da empresa
• Indústria
• Nome personalizado
• Nome da empresa
• EIN

Os campos personalizados podem ser adicionados tanto a contas (empresas, famílias) como a contactos (indivíduos).

Os campos personalizados podem ser utilizados como códigos de acesso em todo o sistema:

• Correio eletrónico em massa - na linha de assunto e no corpo da mensagem
• Modelos de correio eletrónico - na linha de assunto e no corpo da mensagem
• Modelos de chat
• Modelos de trabalho
• Modelos de propostas

Assista a este vídeo prático para saber como usar campos personalizados para enviar e-mails de pagamento de imposto estimado.

Importar os seus clientes fiscais empresariais e individuais

O último conselho para configurar o seu CRM de modo a que a sua prática funcione sem problemas é aprender a importar os seus clientes. Para o fazer, crie folhas de cálculo separadas para cada grupo de clientes.

De um modo geral, todas as contas fiscais podem ser divididas em dois grupos principais:

• Contas individuais, que podem ser de pessoas singulares ou de casais que apresentem uma declaração conjunta. Note que em TaxDome, uma conta familiar é uma conta individual com dois contactos que são associado para essa conta:

• As contas de empresa são sociedades, parcerias ou outras estruturas empresariais para as quais tem de apresentar o Formulário 1120, o Formulário 1065, etc. Este é um tipo de conta de empresa com vários contactos (ou seja, pessoas - como o proprietário, o CEO, o CFO, os empregados, etc.) associado para a conta:

Se criar a folha de cálculo por si próprio, recomendamos que defina apenas um contacto por linha, mesmo que associe vários contactos à mesma conta. Desta forma, a importação funciona sem problemas.

No entanto, ao exportar as listas de clientes de outro software de preparação de impostos, poderá ver casos em que um contribuinte e o seu cônjuge, bem como todos os seus dados pessoais, estão listados na mesma linha. Se for esse o caso, não perca tempo a copiar e colar dados - em vez disso, execute o assistente de importação duas vezes. Aqui mostramos-lhe como: