TaxDome Dicionário

Aqui, guiamo-lo através dos termos comuns de TaxDome com definições fáceis de compreender.

Abrangido aqui:

Contas

Conta, conta de cliente e perfil de cliente são todos sinónimos. Trabalha para um cliente - quer seja um indivíduo, uma família, uma empresa, uma organização sem fins lucrativos ou um fundo - que tem uma conta/perfil em TaxDome. A conta/perfil em si é onde comunica com o cliente e armazena os seus dados, tais como documentos, organizadores, facturas, pagamentos, etc.

As contas não incluem emails, os contactos sim. Se quiser que um cliente possa aceder ao portal do cliente, deve associar a sua conta a um ou mais contactos e, em seguida, ativar o acesso ao perfil de, pelo menos, um e-mail.

Automatizações

TaxDomeiniciam acções para si, para os membros da sua equipa ou para os clientes em diferentes etapas do processo de trabalho. As automações são configuradas dentro de projetos. Desta forma, quando um trabalho passa para uma nova fase em projeto, as acções que têm de ser executadas são desencadeadas por si próprias - uma mensagem específica, um questionário, ou uma proposta é automaticamente enviada para o cliente, por exemplo.

Para saber mais sobre a utilização de automatizações, aceda aqui.

Conversas

Os chats são uma forma segura de comunicar com os seus clientes em TaxDome. Os chats podem ser associado para um trabalho específico, automatizados dentro de um projeto, ou mesmo autónomos.

Os tópicos de conversação estão organizados no perfil de cada cliente e poderá sempre ver quantos deles ainda não foram lidos e que membro da equipa respondeu em linha. Os tópicos de conversação podem incluir listas de tarefas para clientes, bem como documentos anexados. Assim que obtiver o que pretende de um cliente, pode arquivar ou eliminar o linha para evitar a confusão.

Para saber mais sobre os chats, aceda aqui.

Portal do cliente

TaxDomeO portal do cliente do Dr. G. S. é um centro seguro onde os clientes partilham documentos importantes consigo, pagam os seus serviços, visualizam o seu histórico de pagamentos, mantêm-se actualizados relativamente aos prazos, colocam e respondem a perguntas em tempo real e preenchem os organizadores fiscais. Podem fazer tudo isto num único local, a partir do conforto das suas casas ou em viagem, a partir dos seus dispositivos móveis.

Pode dar acesso ao portal a um cliente enquanto cria a sua conta ou posteriormente. Depois de adicionar o acesso ao portal ao endereço e-mail de um contacto, TaxDome envia-lhe um pedido de ativação através de e-mail. Para ativar a conta, o cliente tem de aceitar o pedido e criar uma palavra-passe.

Para mais informações, consulte Como apresentar o TaxDome aos seus clientes.

Contactos

Os contactos são todas as pessoas com quem interage. A nossa funcionalidade Contactos permite-lhe armazenar os números de telefone, endereços e-mail e endereços de rua das pessoas; é onde guarda os dados pessoais não só dos clientes, mas também dos colegas de trabalho, potenciais clientes, parceiros e familiares dos clientes.

Um contacto pode ser associado para várias contas. Por exemplo, o contacto de Kate Smith, juntamente com o seu endereço e-mail (katesmith@gmail.com), é associado para Kate Smith Family, Kate's LLC 1 e Kate's Trust, porque as três contas são dela, embora sejam entidades diferentes. Cada conta, ou perfil de cliente, em TaxDome tem um ou vários contactos correspondentes.

Leia mais sobre os contactos aqui.

Aprovações de documentos

Depois de terminar a preparação de um documento, pode querer obter feedback do cliente. O TaxDome permite-lhe pedir aprovação para se certificar de que os seus clientes estão satisfeitos com o seu trabalho ou para saber se precisam de mais alguma coisa. Se um cliente não estiver totalmente satisfeito com um documento, ser-lhe-á pedido que indique as razões, para que saiba imediatamente o que deve fazer.

Para saber mais sobre a nossa funcionalidade de Aprovação de documentos, aceda aqui.

Sincronização de correio eletrónico

Há muitas formas de comunicar com os clientes - e e-mail é a mais comum. É por isso que o TaxDome oferece um sistema e-mail seguro e integrado. Com o TaxDome, não precisa de criar uma pasta para cada cliente nem de ser contactado por um e-mail que não exija uma resposta. Em vez disso, partilha uma caixa de entrada com cada cliente, à qual pode aceder a partir do respetivo perfil. Para utilizar esta funcionalidade, cada membro da equipa tem de sincronizar a sua conta e-mail com TaxDome.

Todas as novas mensagens em linha com um cliente ou membro da equipa são mostradas na secção Inbox+ juntamente com outras notificações.

Saiba como sincronizar o seu e-mail aqui.

Assinaturas electrónicas

A assinatura eletrónica é uma forma legal de obter consentimento ou aprovação em documentos ou formulários electrónicos.

Existem duas formas de utilizar as assinaturas electrónicas em TaxDome:

  • Solicitar assinatura para os documentos e formulários preparados
  • Peça para assinar eletronicamente os seus contratos com os clientes

Leia mais sobre este assunto no artigo.

Modelos de pastas

Os modelos de pastas aceleram o processo de organização dos documentos dos seus clientes, criando pastas predefinidas para as suas contas. Os modelos de pastas podem ser automatizados em projeto ou aplicados manualmente a contas de clientes específicas.

Saiba mais sobre os modelos de pastas aqui.

Inbox+

Inbox+ é onde inicia e termina os seus projectos, bem como recebe notificações importantes que mantêm o seu trabalho no caminho certo. Recebe notificações em TaxDome sempre que ocorre um evento relacionado com o cliente - um cliente abre um documento, assina uma proposta, envia uma nova mensagem, etc. - e Inbox+ permite-lhe saber em que estado estão essas notificações. As preferências de notificações são facilmente configuradas para cada membro da equipa.

Saiba mais sobre Inbox+ aqui.

Empregos

Muito provavelmente, a sua empresa oferece uma série de serviços. Em TaxDome, um trabalho é aquilo a que chamamos um serviço individual que um cliente lhe paga para fazer. Um trabalho vai para uma projeto projetado para esse serviço específico, de modo que um projeto pode incluir muitos Trabalhos para diferentes clientes. Por exemplo, as declarações 1040 dos seus clientes para 2020 (cada uma, um trabalho) são tratadas na sua declaração 1040 projeto. Cada trabalho é associado a uma conta de cliente e ambos se movem em conjunto através do projeto , da primeira à última fase.

Saiba mais sobre Trabalhos aqui.

Recorrências de emprego

Utilize as recorrências de tarefas para configurar uma agenda predefinida para que todos os Trabalhos num projeto se repitam diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Elas podem ser geradas automaticamente no seu projetos quando necessário. Também pode configurar horários individuais para recorrências de tarefas já adicionadas ao seu projetos.

Leia mais sobre as recorrências de emprego.

Questionários

Questionários são questionários concebidos à medida que o ajudam a recolher as informações de que necessita junto dos seus clientes, minimizando as idas e vindas entre si. Podem ser associado para um trabalho específico, automatizados num projeto, ou mesmo autónomos.

Saiba mais sobre os organizadores aqui.

projetos

Um projeto é um procedimento de trabalho estabelecido: uma sequência de passos envolvidos para concluir um determinado serviço que executa. O projetos ajuda-o a gerir o fluxo de clientes; cria um para cada tipo diferente de serviço que oferece - por exemplo, uma declaração 1040, um W-2 e um Payroll projeto. Cada projeto tem seu próprio conjunto exclusivo de etapas, chamado etapas. Os trabalhos, ou seja, os projectos individuais que um cliente lhe paga para realizar, entram no respetivo projeto e, em seguida, passam de fase em fase até serem concluídos.

Para obter informações mais pormenorizadas sobre projetos, aceda aqui.

Acesso ao perfil

Cada conta/perfil é associado para um ou mais contactos, e cada contacto contém um endereço e-mail . Desta forma, se uma conta precisar de ter mais do que um utilizador, todos podem aceder à conta através do portal do cliente e cada pessoa terá as suas próprias credenciais de início de sessão separadas.

Por exemplo, um casal que apresenta o processo em conjunto necessita apenas de uma conta. Se ambos os cônjuges pretenderem aceder ao portal, associe os seus contactos à conta. Depois de adicionar o acesso ao portal aos endereços e-mail dos seus contactos, TaxDome envia-lhes um pedido de ativação por e-mail. Cada cônjuge aceita o pedido e cria a sua própria palavra-passe; assim, ambos terão credenciais de início de sessão separadas para a mesma conta.

Leia mais aqui sobre como dar a utilizadores adicionais acesso a uma conta.

Propostas

O criador de propostas e cartas de compromisso permite que as empresas criem documentos interactivos e virados para o cliente para o envolver profissionalmente. Através das opções de personalização, pode criar uma proposta (marketing, vendas), uma carta de compromisso - ou ambas. Além disso, pode optar por exigir o pagamento no momento da assinatura automaticamente através do seu método de pagamento preferido.

Toda a funcionalidade é personalizável, incluindo a designação das barras laterais e dos passos que os seus clientes vêem. Tudo isto pode ser guardado como um modelo para guardar tempo na introdução de dados e utilizado nas automatizações de projeto .

Saiba mais sobre as propostas aqui.

Lembretes

Os lembretes são notificações adicionais do e-mail que são enviadas automaticamente aos clientes quando estes não respondem a uma solicitação do e-mail dentro de um determinado período de tempo - por exemplo, o cliente atrasa a assinatura de um documento ou o pagamento de uma fatura. Ao utilizar os nossos lembretes automáticos, o utilizador guardar perde tempo ao não ter de telefonar a um cliente que não responde ou que se esquece.

Para saber mais sobre os lembretes, aceda aqui.

Serviços

Utilize a nossa funcionalidade Serviços para discriminar as suas facturas e adicionar serviços específicos às suas propostas. Poderá concluir as transacções mais rapidamente e obter relatórios financeiros mais detalhados. Além disso, os clientes saberão sempre exatamente o que estão a pagar.

Para obter mais informações sobre os serviços, aceda aqui.

Etiquetas

Com duas a três palavras e codificadas por cores para um reconhecimento rápido, as etiquetas ajudam-no a filtrar as suas contas de clientes, contactos, registos de tempo e tarefas. Fornecem detalhes sobre um item e facilitam a localização de itens semelhantes com a mesma etiqueta. Pode atribuir etiquetas manualmente ou através daautomatização projeto a um cliente ou a vários de cada vez.

Leia mais sobre as etiquetas aqui.

Tarefas

As tarefas são tarefas a fazer. Em TaxDome, vemos as tarefas como passos que devem ser dados para concluir um trabalho. Um trabalho pode envolver uma variedade de tarefas para a sua equipa e para o cliente - conversas, facturas, registos de tempo, propostas, etc.

As tarefas podem ser atribuídas a qualquer um dos membros da sua equipa, associado a um trabalho específico, automatizadas dentro de um projetoou mesmo autónomas. Etiquetadas com diferentes estados, as tarefas também podem incluir subtarefas e comentários.

Para saber tudo sobre as tarefas, aceda aqui.

TaxDome Condução

A utilização da TaxDome Drive é uma forma rápida e fácil de uploadedvisualizar e gerir documentos de clientes sem abrir o browser. Basicamente, trata-se de uma unidade mapeada (Z:\Drive) no seu ambiente de trabalho que funciona da mesma forma que o Dropbox ou o Google Drive. O melhor do TaxDome Drive é que todos os seus dados são armazenados num servidor, apesar de os poder ver e interagir com eles; desta forma, todos esses dados não ocupam espaço precioso no seu disco rígido.

Saiba como configurar e utilizar a unidade TaxDome aqui.

Modelos

Os nossos modelos são documentos, mensagens de correio eletrónico, formulários, tarefas e muito mais. Tal como uma planta, um modelo é utilizado como base para criar mais do mesmo. Os modelos aceleram o processo de envio de um e-mail para e-mail, por exemplo, ou a criação de estruturas de pastas, propostas e organizadores que serão necessários mais do que uma vez. Também são úteis para adicionar automatizações a projetos.

Por exemplo, pode configurar um modelo de tarefa Chamar cliente para ser acionado de modo a que um membro da equipa chame o cliente assim que um trabalho para ele entre na primeira fase de um projeto. Ou pode criar um modelo de proposta que utilizará vezes sem conta.

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