Dicionário TaxDome

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Esta página aplica-se apenas ao plano de preços de TaxDome Pro. Mude o separador acima para ver o conteúdo relacionado com TaxDome Lite *este plano não está disponível.

Aqui, iremos guiá-lo pelos termos comuns da TaxDome com definições fáceis de entender.

Abordado aqui:

Contas

Conta, conta de cliente, e perfil de cliente são todos sinónimos. Você executa trabalho para um cliente - seja ele um indivíduo, uma família, uma empresa, uma entidade sem fins lucrativos, ou um fiduciário - que tem uma conta/perfil na TaxDome. A conta/perfil em si é onde comunica com o cliente e armazena os seus dados, tais como documentos, questionários, faturas, pagamentos, etc. 

As contas não incluem e-mails, os contactos sim. Se desejar que um cliente tenha acesso ao seu portal do cliente, basta associar a sua conta a um ou mais contactos, e depois ativar o acesso ao perfil para pelo menos um e-mail.

Automatizações

As automatizações de TaxDome iniciam ações para si, para os membros da sua equipa, ou para os clientes em diferentes etapas do processo de trabalho. As suas automatizações são configuradas dentro do projeto. Desta forma, quando um trabalho avança para uma nova etapa num projeto, as ações que precisam de ser executadas são desencadeadas por conta própria - uma mensagem específica, um questionário, ou um contrato é automaticamente enviado ao cliente.

Para saber mais sobre como utilizar as automatizações, clique aqui.

Portal do Cliente

O portal do cliente TaxDome é um centro seguro e protegido onde os clientes partilham documentos importantes consigo, pagam pelos seus serviços, consultam o seu histórico de pagamentos, mantêm-se atualizados sobre os prazos, colocam e respondem a perguntas em tempo real, e onde concluem os questionários fiscais. Podendo fazer tudo isto num só local a partir do conforto das suas casas - ou em viagem a partir dos seus dispositivos móveis.

Pode conceder o acesso ao portal ao cliente enquanto cria a conta ou posteriormente. Após adicionar o acesso ao portal a um endereço de e-mail de um contacto, a TaxDome envia uma solicitação de ativação por e-mail a essa pessoa. Para ativar a conta, o cliente tem de aceitar a solicitação e criar uma palavra-passe.

Consulte como introduzir a TaxDome aos seus clientes para obter mais detalhes. 

Contactos

Os Contactos são todas as pessoas com quem interage. A nossa funcionalidade de Contactos permite-lhe guardar os números de telefone, os endereços de e-mail e moradas; é onde guarda os dados pessoais não só dos clientes, mas também dos colegas de trabalho, dos potenciais clientes, dos parceiros e dos familiares dos clientes.

Um contacto pode ser associado a várias contas. Por exemplo, o contacto de Kate Smith, juntamente com o seu endereço de e-mail (katesmith@gmail.com), está associado à Família Kate Smith, Kate's LLC 1, e Kate's Trust, uma vez que todas as três contas são dela, embora sejam entidades diferentes. Cada conta, ou cada perfil de cliente em TaxDome tem um contacto correspondente ou vários.

Para obter mais informações sobre os contactos, clique aqui.

Contratos

Os contratos são cartas de compromisso personalizadas ou propostas que requerem ser assinadas. Não precisa de assinalar o documento com os campos das assinaturas eletrónicas; uma solicitação de assinatura e um acordo sobre os termos são automaticamente adicionados aos modelos de contrato. Os contratos podem ser associados a um trabalho específico, automatizados dentro de um projeto, ou mesmo individuais.

Saiba mais sobre os contratos aqui.

Aprovações de Documentos

Após concluir a preparação de um documento, poderá desejar receber feedback do cliente. A TaxDome permite-lhe solicitar a aprovação para se certificar de que os seus clientes estão satisfeitos com o seu trabalho ou para saber se precisam de mais alguma coisa. Se um cliente não estiver totalmente satisfeito com um documento, ser-lhe-á pedido que pormenorize as razões, de modo a que saiba o que deve resolver no imediato.

Para saber mais sobre a nossa funcionalidade de Aprovação de Documentos, consulte aqui.

Sincronização de E-mail

Há várias formas de comunicar com os clientes, o e-mail é o mais comum. Por isso TaxDome oferece um sistema de e-mail seguro e integrado. Com TaxDome não é necessário criar uma pasta para cada cliente ou obter um CC num e-mail que não necessite de resposta. Em vez disso, partilha uma caixa de entrada com cada cliente, à qual acede a partir do seu perfil. Para utilizar esta funcionalidade, cada membro da equipa necessita de sincronizar a sua conta de e-mail com TaxDome.

Todas as novas mensagens numa linha de conversa com um cliente ou membro da equipa são exibidas na secção da Inbox+, juntamente com outras notificações.

Saiba como sincronizar o seu e-mail aqui.

Assinaturas Eletrónicas

A assinatura eletrónica é uma forma legal de obter consentimento ou a aprovação em documentos ou em formulários eletrónicos.  

Existem duas formas de utilizar as assinaturas eletrónicas em TaxDome:

  • Solicitar a Assinatura dos Seus Documentos e Formulários Preparados
  • Solicitar para Assinar Eletronicamente os Seus Acordos com os Clientes

Leia mais sobre este assunto no artigo.

Modelos de pasta

Os modelos de pasta aceleram o processo de organizar os documentos dos seus clientes, criando pastas por predefinição para as respetivas contas. Os modelos de pasta podem ser automatizados dentro de um projeto ou aplicados manualmente às contas de clientes específicos.

Saiba mais sobre os modelos de pastas aqui.

Inbox+

A Inbox+ é onde inicia e onde conclui os seus trabalhos, onde recebe as notificações importantes que mantém o seu trabalho no bom caminho. Receberá notificações na TaxDome sempre que ocorrer um evento relacionado com um cliente - quando um cliente abre um documento, assina um contrato, envia uma nova mensagem, entre outros, a Inbox+ permite-lhe saber em que estado se encontram essas notificações. As preferências para as notificações são facilmente configuradas para cada membro da equipa.

Saiba mais sobre a Inbox+ aqui.

Trabalhos

Muito provavelmente, a sua empresa oferece uma série de serviços. Na TaxDome, um trabalho é aquilo a que chamamos um serviço individual que um cliente lhe paga para fazer. Um trabalho entra num projeto concebido para esse serviço em específico, de modo que o projeto possa incluir vários trabalhos para diferentes clientes. Por exemplo, as declarações de IRS dos seus clientes para 2020 (cada uma, um trabalho) são processadas no seu projeto de IRS. Cada trabalho é emparelhado com uma conta de cliente, e ambos avançam juntos pelo projeto desde a primeira etapa até à última.

Saiba mais sobre os trabalhos aqui

Mensagens

As mensagens são uma forma segura de comunicar com os seus clientes em TaxDome. As mensagens podem estar associadas a um trabalho específico, automatizadas dentro de um projeto, ou mesmo independentes.

As linhas de mensagens estão bem organizadas dentro de cada perfil de cliente, poderá consultar sempre a quantidade de mensagens que ainda não foram lidas e que membro da equipa respondeu na linha. As mensagens podem incluir listas de tarefas para os clientes, bem como documentos anexados. Uma vez que obtenha o que se necessita de um cliente, pode arquivar ou eliminar o chat para evitar a desordem.

Para mais informações sobre as mensagens, consulte aqui.

Questionários

Os questionários são personalizados que o ajudam a recolher a informação de que necessita dos seus clientes. Podem estar associados a um trabalho específico, automatizados dentro de um projeto, ou mesmo independentes.

Saiba mais sobre os questionários aqui.

Projetos

Um projeto é um procedimento de trabalho estabelecido: uma sequência de passos para concluir um determinado serviço que realiza. Os projetos ajudam-no a gerir o fluxo do seu cliente; você cria um para cada serviço diferente que oferece - por exemplo, um projeto de IRS, um de IRC, e um projeto de Folha Salarial. Cada projeto tem o seu próprio conjunto único de passos, denominados de etapas. Os trabalhos que um cliente lhe paga para fazer, entram no projeto necessário, depois passam de etapa em etapa até à conclusão.

Para detalhes mais aprofundados sobre os projetos, consulte aqui

Acesso ao Perfil

Cada conta/perfil está associada a um ou mais contactos, e cada contacto contém um endereço de e-mail. Desta forma, se uma conta necessitar de ter mais do que um utilizador, todos poderão aceder à conta através do portal do cliente, e cada pessoa terá as suas próprias credenciais distintas de login.

Por exemplo, um casal casado que apresenta a declaração em conjunto necessita apenas de uma conta. Se ambos os cônjuges desejarem acesso ao portal, associe ambos os contactos à conta. Assim que tiver adicionado o acesso ao portal para os endereços de e-mail dos seus contactos, TaxDome envia a cada um deles uma solicitação de ativação por e-mail. Depois, cada cônjuge aceitará a solicitação e criará a sua própria palavra-passe; ambos terão credenciais de login distintas para a mesma conta.  

Leia mais aqui sobre como conceder a utilizadores adicionais o acesso a uma conta.

Lembretes

Lembretes são notificações adicionais por e-mail que são automaticamente enviadas aos clientes quando estes não respondem a um e-mail dentro de um determinado período de tempo - por exemplo, o cliente demora a assinar um documento ou a pagar uma fatura. Ao utilizar os nossos lembretes automáticos, poupa tempo ao não ter de contactar um cliente que não responde ou que se esquece.

Para saber mais sobre os lembretes, clique aqui.

Serviços

Use a nossa funcionalidade Serviços para detalhar as suas faturas e adicionar serviços específicos aos seus contratos. Poderá realizar transações de forma mais rápida e obter relatórios financeiros mais detalhados. Os clientes saberão exatamente pelo que estão a pagar.

Para saber mais sobre os serviços, clique aqui.

Etiquetas

Duas a três palavras longas e codificadas por cores para um reconhecimento rápido, as etiquetas ajudam-no a filtrar as suas contas de cliente, contactos, entradas de tempo e tarefas. Fornecem detalhes sobre um item e facilitam localizar itens semelhantes com a mesma etiqueta. Pode atribuir etiquetas manualmente ou através da automatização do projeto, a um ou vários clientes de cada vez.

Leia mais sobre as etiquetas aqui

Tarefas

As tarefas são afazeres. Em TaxDome vemos as tarefas como passos que devem ser dados para concluir um trabalho. Um trabalho pode envolver uma variedade de tarefas para a sua equipa e para o cliente - mensagens, faturas, entradas de tempo, contratos, entre outros.

As tarefas podem ser atribuídas a qualquer membro da sua equipa, associadas a um trabalho específico, automatizadas dentro de um projeto, ou mesmo independentes. Rotulados com diferentes estados, as tarefas podem incluir também sub-tarefas e comentários.

Para aprender mais sobre as tarefas, clique aqui.

Disco TaxDome

Utilize o Disco TaxDome para fazer o upload de forma rápida e fácil, visualizar, e gerir os documentos do cliente sem abrir o seu browser. Basicamente, é uma unidade mapeada (Z:\ Drive) no seu desktop que funciona da mesma forma que o Dropbox ou Google Drive. O melhor do Disco TaxDome é que todos os seus dados são armazenados num servidor, podendo visualizar e interagir com este; desta forma, os dados não estão a ocupar espaço precioso no seu disco rígido. 

Aprenda a configurar e a utilizar o Disco TaxDome aqui.

Modelos

Os nossos modelos são documentos pré-elaborados, e-mails, formulários, tarefas, e muito mais. Um modelo é utilizado como base para criar algo semelhante. Os modelos aceleram o processo de enviar e-mails, criar estruturas de pastas, contratos e questionários que necessitará mais do que uma vez. Também são úteis quando se adicionam automatizações aos projetos.

Por exemplo, poderá configurar um modelo de tarefa de Ligar ao Client para ser acionado de modo a que um membro da equipa ligue ao cliente assim que o trabalho entrar na primeira etapa do projeto. Ou poderá criar um modelo de contrato que utilizará várias vezes.

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Esta página aplica-se apenas ao plano de preços de TaxDome Lite. Mude o separador acima para consultar o conteúdo relacionado com TaxDome Pro.

Aqui, iremos guiá-lo pelos termos comuns da TaxDome com definições fáceis de entender.

Abordado aqui:

Contas

Conta, conta de cliente, e perfil de cliente são todos sinónimos. O trabalho é realizado para um cliente - seja ele um indivíduo, uma família, uma empresa, uma entidade sem fins lucrativos, ou um fideicomisso - que tem uma conta/perfil em TaxDome. A conta/perfil em si é onde se comunica com o cliente e se armazenam os seus dados, tais como documentos. 

As contas não incluem e-mails, os contactos sim. Se desejar que um cliente tenha acesso ao seu portal do cliente, basta associar a sua conta a um ou mais contactos, e depois ativar o acesso ao perfil para pelo menos um e-mail.

Portal do Cliente

TaxDomeO portal do cliente é um centro seguro e protegido onde os clientes partilham documentos importantes consigo, mantêm-se actualizados sobre os prazos, fazem e respondem a perguntas em tempo real. Podem fazer tudo isto num só local a partir do conforto das suas casas - ou em viagem a partir dos seus dispositivos móveis.

Pode conceder o acesso ao portal ao cliente enquanto cria a conta ou posteriormente. Após adicionar o acesso ao portal a um endereço de e-mail de um contacto, a TaxDome envia uma solicitação de ativação por e-mail a essa pessoa. Para ativar a conta, o cliente tem de aceitar a solicitação e criar uma palavra-passe.

Consulte como introduzir a TaxDome aos seus clientes para obter mais detalhes. 

Contactos

Os Contactos são todas as pessoas com quem interage. A nossa funcionalidade de Contactos permite-lhe guardar os números de telefone, os endereços de e-mail e moradas; é onde guarda os dados pessoais não só dos clientes, mas também dos colegas de trabalho, dos potenciais clientes, dos parceiros e dos familiares dos clientes.

Um contacto pode ser associado a várias contas. Por exemplo, o contacto de Kate Smith, juntamente com o seu endereço de e-mail (katesmith@gmail.com), está associado à Família Kate Smith, Kate's LLC 1, e Kate's Trust, uma vez que todas as três contas são dela, embora sejam entidades diferentes. Cada conta, ou cada perfil de cliente em TaxDome tem um contacto correspondente ou vários.

Para obter mais informações sobre os contactos, clique aqui.

Aprovações de Documentos

Após concluir a preparação de um documento, poderá desejar receber feedback do cliente. A TaxDome permite-lhe solicitar a aprovação para se certificar de que os seus clientes estão satisfeitos com o seu trabalho ou para saber se precisam de mais alguma coisa. Se um cliente não estiver totalmente satisfeito com um documento, ser-lhe-á pedido que pormenorize as razões, de modo a que saiba o que deve resolver no imediato.

Para saber mais sobre a nossa funcionalidade de Aprovação de Documentos, consulte aqui.

Assinaturas Eletrónicas

A assinatura eletrónica é uma forma legal de obter consentimento ou a aprovação em documentos ou em formulários eletrónicos.   

Leia mais sobre este assunto no artigo.

Modelos de pasta

Os modelos de pastas aceleram o processo de organização dos documentos do seu cliente, fazendo pastas por defeito para as suas contas. Os modelos de pastas podem ser aplicados a contas de clientes específicos em massa.

Saiba mais sobre os modelos de pastas aqui.

Inbox+

Inbox+ é onde começa e termina os seus projectos, assim como recebe notificações importantes que mantêm o seu trabalho no bom caminho. Recebe notificações em TaxDome sempre que um evento relacionado com um cliente ocorre - um cliente abre um documento, envia uma nova mensagem, e por isso, em e Inbox+ permite-lhe saber em que estado se encontram essas notificações. As preferências pelas notificações são facilmente definidas.

Saiba mais sobre a Inbox+ aqui.

Mensagens (Chats)

As mensagens são uma forma segura de comunicar com os seus clientes na TaxDome. 

As linhas de mensagens estão bem organizadas dentro de cada perfil de cliente, poderá consultar sempre a quantidade de mensagens que ainda não foram lidas e que membro da equipa respondeu na linha. As mensagens podem incluir listas de tarefas para os clientes, bem como documentos anexados. Uma vez que obtenha o que se necessita de um cliente, pode arquivar ou eliminar o chat para evitar a desordem.

Para mais informações sobre as mensagens, consulte aqui.

Acesso ao Perfil

Cada conta/perfil está associada a um ou mais contactos, e cada contacto contém um endereço de e-mail. Desta forma, se uma conta necessitar de ter mais do que um utilizador, todos poderão aceder à conta através do portal do cliente, e cada pessoa terá as suas próprias credenciais distintas de login.

Por exemplo, um casal casado que apresenta a declaração em conjunto necessita apenas de uma conta. Se ambos os cônjuges desejarem acesso ao portal, associe ambos os contactos à conta. Assim que tiver adicionado o acesso ao portal para os endereços de e-mail dos seus contactos, TaxDome envia a cada um deles uma solicitação de ativação por e-mail. Depois, cada cônjuge aceitará a solicitação e criará a sua própria palavra-passe; ambos terão credenciais de login distintas para a mesma conta.  

Leia mais aqui sobre como conceder a utilizadores adicionais o acesso a uma conta.

Lembretes

Lembretes são notificações adicionais e-mail que saem automaticamente aos clientes quando estes não respondem a uma mensagem e-mail dentro de um determinado período de tempo - por exemplo, o cliente atrasa a assinatura de um documento ou a resposta a uma mensagem. Ao utilizar os nossos lembretes automáticos, o cliente guardar atrasa ao não ter de chamar um cliente que não responde ou que se esquece.

Para saber mais sobre os lembretes, clique aqui.

Etiquetas

Duas a três palavras longas e codificadas por cores para um reconhecimento rápido, as etiquetas ajudam-no a filtrar as suas contas e contactos de clientes. Fornecem detalhes sobre um item e facilitam a localização de itens semelhantes com a mesma etiqueta. Pode atribuir etiquetas a um cliente ou a vários de cada vez.

Leia mais sobre as etiquetas aqui

Disco TaxDome

Utilize o Disco TaxDome para fazer o upload de forma rápida e fácil, visualizar, e gerir os documentos do cliente sem abrir o seu browser. Basicamente, é uma unidade mapeada (Z:\ Drive) no seu desktop que funciona da mesma forma que o Dropbox ou Google Drive. O melhor do Disco TaxDome é que todos os seus dados são armazenados num servidor, podendo visualizar e interagir com este; desta forma, os dados não estão a ocupar espaço precioso no seu disco rígido. 

Aprenda a configurar e a utilizar o Disco TaxDome aqui.

Modelos

Os nossos modelos são documentos pré-desenhados, mensagens, e muito mais. Tal como um projecto, um modelo é utilizado como base para criar mais do mesmo. Os templates aceleram o processo de envio de mensagens em massa, por exemplo, ou a criação de estruturas de pastas que necessitará mais do que uma vez. 

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