ūüíł Prepara√ß√£o de impostos: Comunica√ß√£o com o cliente

Como disse um dos nossos clientes: "A gest√£o adequada do tempo e a comunica√ß√£o com o cliente permitem que um profissional experiente em fiscalidade trate de cada declara√ß√£o de impostos apenas uma vez." Aqui, encontrar√° uma folha de consulta com as dicas mais √ļteis para o conseguir.

Abrangido aqui:

Enviar e-mails personalizados

A comunicação regular e personalizada traz tranquilidade tanto para si como para o seu cliente. Sabe que eles estão informados; sentem que está a contactá-los regularmente.

As seguintes funcionalidades do TaxDome ir√£o ajud√°-lo a simplificar as suas interac√ß√Ķes:

Agendar e-mails

Também pode planear o envio automático de mensagens de correio eletrónico se souber exatamente quando devem ser enviadas. Escreva os seus e-mails com antecedência e especifique a data e a hora do envio. Veja mais sobre como agendar com antecedência.

Com base na experiência de outras empresas que estão a utilizar o nosso sistema, recomendamos que utilize esta funcionalidade para o arranque da época fiscal e-mail para informar os clientes:

  • Mudan√ßas na sua pr√°tica/servi√ßos este ano
  • O seu hor√°rio de expediente
  • Como √© que os seus clientes o podem contactar
  • Informa√ß√£o sobre a cau√ß√£o necess√°ria para iniciar os trabalhos
  • Como garantir a seguran√ßa dos seus documentos
  • Como √© que os clientes podem aceder ao seu portal do cliente

Permita que os seus clientes marquem uma consulta diretamente no portal do cliente

Pode guardar o tempo que normalmente gasta a agendar uma chamada. Aceda √† p√°gina Defini√ß√Ķes, seleccione o separador Integra√ß√Ķes e, em seguida, clique no separador Agendador. Aqui, pode configurar a integra√ß√£o do TaxDome com o Acuity, o Calendly, o YouCanBook.Me e o Schedulista. Para obter mais detalhes, acesse aqui.

Apesar de os seus clientes poderem agendar marca√ß√Ķes utilizando o bot√£o no canto superior direito do seu portal, recomendamos que crie um e-mail separado com instru√ß√Ķes sobre como agendar uma marca√ß√£o.

Recolha de documentos

Reunir os documentos é uma rotina que se repete com todos os clientes. Além disso, pode ser uma fonte de surpresas - como descobrir que faltam documentos a meio da preparação da declaração de impostos. Com TaxDome, pode definir o processo de recolha de documentos e certificar-se de que os seus clientes o seguem. Veja os nossos conselhos abaixo:

Recolha automatizada através de organizadores

A forma mais comum de recolher informa√ß√Ķes e documentos dos seus clientes √© atrav√©s de PDF. No entanto, esta forma tamb√©m est√° desactualizada e √© ineficaz. O TaxDome fornece-lhe organizadores, que podem ser facilmente automatizados e configurados de acordo com as suas necessidades.

A utilização de organizadores pode guardar poupar-lhe muito tempo e trabalho - explore as seguintes funcionalidades para ver:

  • L√≥gica condicional: definir as condi√ß√Ķes para ignorar as perguntas que n√£o s√£o aplic√°veis

  • Sec√ß√Ķes adicionais: deixe os seus clientes copiarem as sec√ß√Ķes que se repetem (por exemplo, o endere√ßo de ambos os c√īnjuges)

  • Explica√ß√Ķes para as perguntas: adicione uma descri√ß√£o √†s suas perguntas para que os seus clientes saibam exatamente o que lhes √© pedido

  • Blocos de texto: adicione blocos de texto para descrever cada sec√ß√£o em pormenor ou para transmitir informa√ß√Ķes importantes

Finalizar os documentos

Siga sempre esta regra: só comece a preparar a sua declaração depois de ter recebido todos os documentos.

Fizemos aqui algumas recomenda√ß√Ķes:

  • Pe√ßa aos seus clientes para lhe enviarem um e-mail assim que terminarem o carregamento, ou v√° mais longe, utilizando automa√ß√Ķes e tarefas de clientes em chats.

  • Crie uma fase separada para a automatiza√ß√£o do envio da mensagem de confirma√ß√£o no seu projeto.

  • Crie um modelo de chat para solicitar aos seus clientes que confirmem que j√° carregaram os documentos e adicione uma tarefa de cliente.

  • Cobrar uma taxa por organizadores n√£o respondidos ou por organizadores apresentados ap√≥s o prazo.

Utilizar ferramentas PDF incorporadas para preparar e rever declara√ß√Ķes

TaxDome fornece-lhe ferramentas PDF incorporadas adequadas para visualização, edição, marcação, colaboração e muito mais. Para manter os documentos à mão, pode utilizar estes truques:

  • Fundir documentos diretamente em TaxDome se o seu cliente os digitalizou como ficheiros individuais

  • Utilize carimbos ao rever PDFs para que a sua equipa saiba quais os documentos que foram verificados

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