💸 Preparação de impostos: Comunicação com o cliente

Como disse um dos nossos clientes: "A gestão adequada do tempo e a comunicação com o cliente permitem que um profissional experiente em fiscalidade trate de cada declaração de impostos apenas uma vez." Aqui, encontrará uma folha de consulta com as dicas mais úteis para o conseguir.

Abrangido aqui:

• Enviar e-mails personalizados
• Agendar e-mails
• Permita que os seus clientes marquem uma consulta diretamente no portal do cliente
• Recolha de documentos
• Recolha automatizada através de organizadores
• Finalizar os documentos
• Utilizar ferramentas PDF incorporadas para preparar e rever declarações

Enviar e-mails personalizados

A comunicação regular e personalizada traz tranquilidade tanto para si como para o seu cliente. Sabe que eles estão informados; sentem que está a contactá-los regularmente.

As seguintes funcionalidades do TaxDome irão ajudá-lo a simplificar as suas interacções:

• Modelos de correio eletrónico. Prepare um modelo de e-mail para cada vez que precisar de comunicar com os clientes. Utilize a nossa biblioteca de modelos para começar facilmente.
• Utilize códigos curtos para personalização - não tem de compor cada e-mail manualmente.
• Enviar e-mails personalizados em massa (ou seja, quando precisa de informar um grupo de clientes sobre algo).
• Enviar e-mails automáticos (ou seja, notificações quando o seu trabalho está a passar por um projeto).

Agendar e-mails

Também pode planear o envio automático de mensagens de correio eletrónico se souber exatamente quando devem ser enviadas. Escreva os seus e-mails com antecedência e especifique a data e a hora do envio. Veja mais sobre como agendar com antecedência.

Com base na experiência de outras empresas que estão a utilizar o nosso sistema, recomendamos que utilize esta funcionalidade para o arranque da época fiscal e-mail para informar os clientes:

• Mudanças na sua prática/serviços este ano
• O seu horário de expediente
• Como é que os seus clientes o podem contactar
• Informação sobre a caução necessária para iniciar os trabalhos
• Como garantir a segurança dos seus documentos
• Como é que os clientes podem aceder ao seu portal do cliente

Permita que os seus clientes marquem uma consulta diretamente no portal do cliente

Pode guardar o tempo que normalmente gasta a agendar uma chamada. Aceda à página Definições, seleccione o separador Integrações e, em seguida, clique no separador Agendador. Aqui, pode configurar a integração do TaxDome com o Acuity, o Calendly, o YouCanBook.Me e o Schedulista. Para obter mais detalhes, acesse aqui.

Apesar de os seus clientes poderem agendar marcações utilizando o botão no canto superior direito do seu portal, recomendamos que crie um e-mail separado com instruções sobre como agendar uma marcação.

Recolha de documentos

Reunir os documentos é uma rotina que se repete com todos os clientes. Além disso, pode ser uma fonte de surpresas - como descobrir que faltam documentos a meio da preparação da declaração de impostos. Com TaxDome, pode definir o processo de recolha de documentos e certificar-se de que os seus clientes o seguem. Veja os nossos conselhos abaixo:

• Recolha automatizada através de organizadores
• Finalizar os documentos

Recolha automatizada através de organizadores

A forma mais comum de recolher informações e documentos dos seus clientes é através de PDF. No entanto, esta forma também está desactualizada e é ineficaz. O TaxDome fornece-lhe organizadores, que podem ser facilmente automatizados e configurados de acordo com as suas necessidades.

A utilização de organizadores pode guardar poupar-lhe muito tempo e trabalho - explore as seguintes funcionalidades para ver:

• Lógica condicional: definir as condições para ignorar as perguntas que não são aplicáveis

• Secções adicionais: deixe os seus clientes copiarem as secções que se repetem (por exemplo, o endereço de ambos os cônjuges)

• Explicações para as perguntas: adicione uma descrição às suas perguntas para que os seus clientes saibam exatamente o que lhes é pedido

• Blocos de texto: adicione blocos de texto para descrever cada secção em pormenor ou para transmitir informações importantes

Finalizar os documentos

Siga sempre esta regra: só comece a preparar a sua declaração depois de ter recebido todos os documentos.

Fizemos aqui algumas recomendações:

• Abra o sítio questionário ou os documentos do cliente apenas depois de receber uma notificação de que todos os documentos estão em uploaded ou TaxDome. Os seus clientes têm a caixa de verificaçãoNotificar a empresa se o carregamento estiver concluído.
• Desactive as notificações nos organizadores sobre carregamentos de documentos para não se distrair prematuramente.

• Peça aos seus clientes para lhe enviarem um e-mail assim que terminarem o carregamento, ou vá mais longe, utilizando automações e tarefas de clientes em chats.

• Crie uma fase separada para a automatização do envio da mensagem de confirmação no seu projeto.

• Crie um modelo de chat para solicitar aos seus clientes que confirmem que já carregaram os documentos e adicione uma tarefa de cliente.

• Cobrar uma taxa por organizadores não respondidos ou por organizadores apresentados após o prazo.

Utilizar ferramentas PDF incorporadas para preparar e rever declarações

TaxDome fornece-lhe ferramentas PDF incorporadas adequadas para visualização, edição, marcação, colaboração e muito mais. Para manter os documentos à mão, pode utilizar estes truques:

• Fundir documentos diretamente em TaxDome se o seu cliente os digitalizou como ficheiros individuais

• Utilize carimbos ao rever PDFs para que a sua equipa saiba quais os documentos que foram verificados