Preparação fiscal: Comunicação com o cliente

Como disse um dos nossos clientes: "A gestão adequada do tempo e a comunicação com o cliente permitem a um profissional fiscal experiente tratar de cada declaração de impostos apenas uma vez". Aqui, encontrará uma folha de fraude com as dicas mais úteis sobre como o pode conseguir.

Abordado aqui:

• Enviar e-mails personalizados
• Programar e-mails
• Deixe os Seus Clientes Marcar uma Consulta a partir do seu Portal de Clientes
• Reunião de Docs
• Recolha automatizada com Questionários
• Pacote de Documentos Finalizadores
• Utilizar ferramentas PDF incorporadas para preparar e rever as devoluções

Enviar e-mails personalizados

A comunicação regular e personalizada protege a interacção do seu cliente do caos e traz paz de espírito.

As seguintes características TaxDome irão ajudar muito:

• Modelos de e-mail. Prepare um modelo e-mail para cada vez que precisar de comunicar com os clientes. Utilize a nossa biblioteca de modelos para começar facilmente.
• Use atalhos para personalização - não tem de compor cada e-mail manualmente.
• Enviar e-mails personalizados em massa (ou seja, quando é necessário informar um grupo de clientes sobre algo).
• Enviar e-mails automáticos (ou seja, notificações quando o seu trabalho está a passar por um projeto).

Programar e-mails

Também pode planear o envio automatizado e-mail se souber exactamente quando deve ser enviado. Escreva-o com antecedência e especifique a data e hora para o envio. Para mais detalhes, vá aqui.

Com base na experiência de outras empresas que estão a utilizar o nosso sistema, recomendamos que utilize esta funcionalidade no início da época fiscal e-mail para informar os clientes sobre o assunto:

• Mudanças na sua prática/serviços este ano
• O seu horário de expediente
• Como os seus clientes podem chegar até si
• Informação sobre um depósito de que necessita para iniciar o seu trabalho
• Como assegurar a segurança dos seus documentos
• Como os clientes podem aceder ao seu portal de clientes

Deixe os Seus Clientes Marcar uma Consulta a partir do seu Portal de Clientes

Pode guardar o tempo normalmente gasto na reserva de uma chamada. Ir para a página Configurações, seleccionar o separador Integrações, depois clicar no subguia Agendador. Aqui, pode configurar TaxDome integração com Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, e Schedulista. Para mais detalhes, vá aqui.

Embora os seus clientes possam agendar compromissos usando o botão no canto superior direito do seu portal, recomendamos-lhe que crie um e-mail com instruções para eles.

Reunião de Docs

Reunir documentos é uma rotina repetida com cada cliente. Além disso, é uma fonte de surpresas como documentos em falta no meio da preparação do retorno. Com TaxDome, pode configurar o processo de recolha de documentos e fazer com que os seus clientes o sigam. Veja os nossos conselhos abaixo:

• Recolha automatizada com Questionários
• Pacote de Documentos Finalizadores

Recolha automatizada com Questionários

O formulário PDF com um pedido é uma forma comum de recolher informações e documentos do seu cliente, mas é também desactualizado e ineficiente. TaxDome fornece-lhe organizadores, que podem ser facilmente automatizados e configurados de acordo com as suas necessidades.

Para utilizar os organizadores de forma mais inteligente do que nunca, explorar as seguintes características:

• Lógica condicional. Estabelecer as condições para saltar as perguntas que não são aplicáveis.

• Secções adicionais. Deixe os seus clientes copiar as secções que podem ser repetidas (por exemplo, o endereço de ambos os cônjuges).

• Explicações para as perguntas. Adicione uma descrição às suas perguntas para que os seus clientes saibam exactamente o que é exigido deles.

• Blocos de texto. Adicionar blocos de texto para descrever cada secção em pormenor ou para transmitir informações importantes.

Pacote de Documentos Finalizadores

Siga sempre a regra: comece a sua preparação de regresso apenas depois de ter recebido todos os documentos do cliente.

Fizemos aqui um par de recomendações:

• Abra o questionário do cliente ou documentos apenas depois de ter recebido uma notificação de que todos os documentos são uploaded a TaxDome. Os seus clientes têm a empresa Notificar se tiver feito o upload da caixa de verificação para isso.
• Desligue as notificações nos organizadores nos carregamentos de documentos para não se distrair prematuramente.

• Peça aos seus clientes para lhe enviarem um e-mail uma vez terminado o carregamento, ou leve-o um passo à frente, utilizando automatizações e tarefas do cliente em mensagens.

• Faça uma etapa separada para a automatização da mensagem de confirmação no seu projeto.

• Criar um modelo de mensagem para solicitar que os seus clientes confirmem que estão a carregar documentos - e adicionar uma tarefa de cliente.

• Cobrar uma taxa para os organizadores ou organizadores não respondidos apresentados após o prazo.

Utilizar ferramentas PDF incorporadas para preparar e rever as devoluções

TaxDome fornece-lhe ferramentas PDF incorporadas adequadas para visualização, edição, marcação, colaboração, e muito mais. Para manter os documentos à mão, pode usar estes hacks de vida:

• Fundir documentos mesmo dentro de TaxDome no caso do seu cliente os digitalizar como ficheiros únicos.

• Utilize carimbos ao rever os PDFs da sua equipa para garantir que os documentos foram verificados.