Facturas únicas (Básico): Criar, enviar e definir lembretes

Envie facturas únicas a clientes, um de cada vez ou em massa, e acelere o processo criando modelos e utilizando automatizações. Para o tempo controlado, o TaxDome permite-lhe criar facturas diretamente a partir dos seus registos de tempo!

Webinar : Explore como TaxDome as funcionalidades de faturamento do tornam mais fácil para seus clientes pagar contas e para você receber pagamentos com Receba o pagamento: cartas de compromisso, propostas, faturas

Formas de enviar facturas únicas

As facturas únicas podem ser criadas e enviadas por um proprietário da empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta com direitos de acesso para gerir facturas.

Pode criar facturas isoladamente ou incluí-las nas suas propostas ou modelos de proposta.

Existem diferentes formas de criar e enviar facturas únicas:

Criar e enviar facturas únicas

Para criar e enviar uma fatura única, siga estes passos:

Crie uma fatura usando uma das seguintes maneiras:
- Clique em Novo no canto superior esquerdo e selecione Fatura .
- Abra a conta do cliente, alterne para a aba Invoices e clique em New invoice . A conta atual será preenchida automaticamente.
Insira o valor da fatura ou selecione um modelo.
Em seguida, clique em Criar para criar e enviar a fatura (a menos que a opção Agendar fatura botão de alternância está habilitado — nesse caso você terá que agendar a fatura).

Para além do montante, existem outros detalhes que pode querer incluir. A janela Criar fatura está dividida em várias secções:

Tipo de fatura
Geral
QuickBooks definições
Adicional
Rubricas e resumo
Nota ao cliente
Pré-visualização
Ligação a Trabalhos

Tipo de fatura

A janela Criar fatura é comum para facturas únicas e recorrentes. Seleccione se pretende criar uma fatura única ou recorrente.

Geral

Nome da conta, ID ou E-mail: Seleccione uma conta para a qual a fatura será enviada.
Modelo de fatura: Clique e seleccione um dos modelos de fatura que criou a partir do menu pendente. Os modelos de fatura são especialmente úteis para as facturas que envia frequentemente aos clientes.
Número da fatura: Pode escolher um número de fatura ou deixar o campo vazio, e TaxDome irá gerar um para si.
Selecionar o método de pagamento: Escolha como quer que os seus clientes paguem as facturas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.
Data: Introduza a data para a fatura. Pode emitir uma fatura para a data atual (que é definida como padrão) e para qualquer data passada.
Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que irá receber o pagamento (por predefinição, a pessoa que cria a fatura recebe-o).
Descrição: Adicione uma descrição que descreva o que está incluído na fatura ou desactive-a na página Definições > Fatura . Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos curtos.

QuickBooks definições

Seleccione o Local e a Turma para que a fatura seja enviada para QuickBooks. Os clientes não verão este campo.

Tenha em atenção que a secção de definiçõesQuickBooks só é apresentada se a ativar em QuickBooks. Para o fazer, vá a Conta e Definições > Avançadas > Categorias e active o seguimento de localizações e/ou aulas.

Adicional

No Adicional só precisa de adicionar detalhes se ativar as opções:

1. Pagar a fatura utilizando os créditos do cliente: Active esta opção se pretender que a fatura seja automaticamente marcada como paga. Esta opção só está disponível quando os clientes têm créditos suficientes para pagar a fatura.

2. Enviar a fatura por correio eletrónico ao cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Para o reutilizar, considere adicioná-lo ao modelo de fatura. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data.

3. Lembretes: Seleccione esta opção para enviar uma notificação e-mail ao cliente se este não tiver pago a fatura num determinado número de dias. Leia mais sobre os lembretes.

4. Agendar fatura: Agendar quando a fatura será enviada. Leia mais sobre o agendamento de facturas.

Rubricas e resumo

Tanto os Itens de linha como o Resumo mostram o montante da fatura. Se não pretender incluir uma descrição detalhada dos seus serviços e da tarifa, pode ir diretamente para a secção Resumo e preencher o montante.

Caso contrário, pode criar uma lista detalhada dos produtos e serviços que fornece ao cliente na secção Rubricas . Todos os dados desta secção serão também automaticamente adicionados à secção Resumo.

Rubricas ajudá-lo a discriminar a lista de serviços e a tornar a sua faturação mais transparente, caso o seu trabalho inclua, por exemplo, não só um pacote de declaração de impostos "tudo em um", mas também consultas ou outros serviços que são facturados separadamente.

Na secção Partidas individuais , é possível:

Adicionar item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para QuickBooks (os clientes não verão este campo).
Aplicar descontos: Para adicionar um item de linha de desconto, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa.
Gerir itens de linha: Clique no ícone do caixote do lixo para eliminar um item. Clique nos três pontos para editar, duplicar, eliminar ou criar um novo serviço a partir do mesmo.
Definições: Clique em Definições para determinar que colunas serão apresentadas na sua fatura.
Se os campos Descrição e Data do serviço estiverem vazios e não os tiver ocultado, serão automaticamente ocultados da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0.

O resumo permite-lhe ver:

Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos. Pode editá-lo se não tiver quaisquer rubricas. Depois de os adicionar, é calculado automaticamente e não pode ser alterado.
Taxa de IVA: Se não tiver itens de linha, pode editar. Se tiver itens de linha, para editar a taxa de IVA, tem de ativar a coluna do IVA para os itens de linha (saiba mais sobre o imposto sobre vendas).
Montante do IVA: Calculado automaticamente a partir de Subtotal x Taxa de IVA.
Total: Calculado automaticamente a partir do subtotal + montante do IVA.

Nota ao cliente

É possível adicionar Nota ao cliente e personalizá-lo utilizando códigos curtos. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .

Pré-visualização

Clique em Pré-visualizar no canto superior direito para ver antecipadamente o PDF exato que o seu cliente irá receber. Se estiver satisfeito com o que vê, clique em Criar e fechar a partir do modo de pré-visualização.

Se pretender personalizar o aspeto das suas facturas e atribuir-lhes uma etiqueta branca, clique em Definições da fatura no modo de pré-visualização e faça os ajustes necessários. Saiba mais sobre como pode personalizar o aspeto da fatura.

Ligação a Trabalhos

Ligue a sua fatura a um trabalho existente para a tornar disponível no seu fluxo de trabalho. Clique em Link to Trabalhos e, em seguida, seleccione Trabalhos. Uma vez em associado, a secção Linked Trabalhos é apresentada abaixo, e pode ver Trabalhos e projetos a que pertencem.

Enviar facturas únicas a vários clientes

Para enviar a mesma fatura a vários clientes, vá a Conta > Clientes na barra de menus à esquerda, seleccione as caixas de verificação junto aos clientes para os quais pretende enviar a questionário e, em seguida, clique em Criar fatura.

Pode enviar facturas a clientes cujas contas estejam activas ou offline. Por exemplo, pode pretender enviar uma fatura a clientes offline se estes efectuarem pagamentos offline, mas pretende armazenar esta informação no seu portal.

Aqui, tem as mesmas opções que acima.

Configurar lembretes de facturas

Sempre que envia facturas aos clientes, estes são notificados. Todos os utilizadores associado da conta - com a opção Notificar activada - recebem uma notificação e-mail . Verifique se as notificações estão activas, verificando a coluna Notificar na lista de contas.

Ao criar uma fatura única ou ao adicionar uma automatização Criar fatura, botão de alternância em Lembretes. Quando o faz, é enviado ao cliente um lembrete sobre a fatura se esta não tiver sido paga num determinado período de tempo; o número de dias predefinido é três, mas pode alterá-lo:

Dias até ao próximo lembrete: Este é o número de dias antes de o cliente receber um aviso. Por predefinição, é enviado um aviso três dias após a emissão de uma fatura, mas pode alterá-lo para o número que preferir.
Número de lembretes: Este é o número de lembretes enviados para o cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar esta opção de acordo com a sua preferência.

Os lembretes param quando:

O cliente não pagou a fatura, mas foram enviados o número definido de avisos.
O cliente pagou a fatura.