Automove (básico): Como enviar propostas e ligá-las a Trabalhos
As suas propostas e cartas de compromisso podem ser criadas e enviadas automaticamente. Os trabalhos passarão diretamente para a fase seguinte do projeto assim que o cliente assinar uma proposta. Para que a magia da automatização aconteça, configure a automatização Enviar proposta e active a opção Automover .
Abrangido aqui:
- Configurar a fase de envio de propostas e ativar o automovimento
- Ligação manual de uma proposta personalizada a um trabalho
- Quando é que as minhas propostas Trabalhos com associado se movem automaticamente?
Configurar a fase de envio de propostas e ativar o automovimento
Esta forma de enviar propostas funciona bem quando as envia para os mesmos serviços e o mesmo preço a muitos clientes. Se os seus clientes forem diferentes e criar propostas personalizadas para cada um deles, mas ainda assim pretender incluí-las em projeto, avance para a secção seguinte.
O ponto de partida para o envio de propostas automatizadas é a seleção de uma fase adequada do seu fluxo de trabalho. Siga estes passos:
- Necessita de um modelo de proposta com os termos que funcionam para si. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização.
- Certifique-se de que tem uma fase no seu projeto para novas propostas e, em seguida, adicione a automatização Enviar proposta. Quando o trabalho entra nesta fase, é automaticamente enviada uma nova proposta ao cliente. Ao mesmo tempo, ela será associado para o trabalho.
- Certifique-se de que tem a opção Automove Trabalhos botão de alternância para a fase activada. Desta forma, assim que a proposta estiver totalmente assinada, o trabalho é automaticamente movido para a fase seguinte.
Nota! As facturas emitidas juntamente com as propostas não são automaticamente associado para Trabalhos.
Ligar manualmente uma proposta personalizada a um trabalho
Quando cada uma das suas propostas é diferente, não pode utilizar automatizações para as enviar. Em vez disso, pode ter um modelo geral com termos e informações da empresa que é personalizado para cada cliente (por exemplo, serviços adicionados, facturas criadas, descontos aplicados, etc.) e depois enviado manualmente.
No entanto, pode enviar propostas manualmente no seu projetos e continuar a usufruir das vantagens da funcionalidade Automove .
Veja o exemplo de vídeo abaixo e, em seguida, leia como pode ligar a sua proposta manualmente:
As propostas podem ser associado para Trabalhos por um proprietário da firma, administrador ou qualquer funcionário a quem tenham sido dados direitos de acesso para gerir propostas. Depois de a proposta ser associado manualmente, a funcionalidade Trabalhos automática funciona da mesma forma que para as propostas que são enviadas e associado automaticamente: quando o cliente assina, o trabalho é movido para a fase seguinte.
Existem três formas de ligar uma proposta manualmente:
- No ecrã de criação/edição de propostas: Na etapa Geral da criação da proposta, seleccione um cliente e, em seguida, clique em + Adicionar trabalho na parte inferior da página. Uma vez concluído, verá o Trabalhos selecionado na secção Trabalhos ligado, juntamente com o título do trabalho e o projeto a que pertence.
- Na página Propostas e ELs/separador da conta do cliente: Clique nos três pontos à direita da proposta enviada, seleccione Ligar ao trabalho e, em seguida, escolha Trabalhos na lista.
- A partir de projeto: Certifique-se de que a tarefa está na fase correcta, clique na caixa da tarefa, clique em + Ligação no canto superior direito, seleccione Propostas e ELs e, em seguida, escolha as propostas a ligar. Por predefinição, apenas são apresentadas as propostas pendentes. Para ver todas as propostas, clique no botão Filtrar , seleccione Todas e, em seguida, clique no botão Aplicar .
Independentemente da opção utilizada, é possível:
- Ligar qualquer proposta anteriormente enviada aos utilizadores da conta.
- Associar tantas propostas a um trabalho quantas as necessárias.
Nota! Se a proposta não for assinada e mover manualmente o trabalho para outra fase, ser-lhe-á pedido que decida o que fazer com a proposta pendente (para mais informações, leia sobre o tratamento de elementos inacabados ao mover Trabalhos).
Quando é que as minhas propostas Trabalhos com associado se movem automaticamente?
Embora as propostas tenham a opção de incluir facturas, o único acionador para mover automaticamente Trabalhos com propostas através do seu projetos é a conclusão do processo de assinatura. Eis o que acontece em cada caso:
- Proposta sem facturas. Depois de a proposta ser assinada por todos os signatários, o trabalho é automatizado.
- Uma proposta com pagamentos automáticos e fundos suficientes para o cliente. Após a assinatura da proposta, desenrolam-se dois processos paralelos:
- O trabalho é efectuado automaticamente.
- É emitida uma fatura, que pode ser ligada manualmente ao trabalho, se necessário.
- O pagamento é automaticamente cobrado com êxito.
- Proposta com pagamentos automáticos, mas o pagamento não foi efectuado. Após a assinatura da proposta, desenrolam-se dois processos paralelos:
- O trabalho é efectuado automaticamente.
- É emitida uma fatura, que pode ser ligada manualmente ao trabalho, se necessário.
- O pagamento NÃO é cobrado automaticamente por vários motivos. TaxDome tentará efetuar o carregamento após 1, 4, 24 e 48 horas. Se estas tentativas falharem e não for adicionado um pagamento manual, a fatura fica em atraso com base nas suas definições configuradas.
- Proposta com pagamentos manuais. Após a assinatura da proposta, desenrolam-se dois processos paralelos:
- O trabalho é efectuado automaticamente.
- É emitida uma fatura, que pode ser ligada manualmente ao trabalho, se necessário. Se estas tentativas falharem e não for adicionado nenhum pagamento manual, a fatura torna-se vencida com base nas suas definições configuradas.