CRM (Básico): Importar uma lista de clientes

A nossa ferramenta de importação permite-lhe transferir contas de clientes e dados de contactos para TaxDome ao mesmo tempo, para que possa começar a trabalhar rapidamente a partir do seu portal. Embora possa criar novos contactos e contas manualmente, carregar um ficheiro CSV é uma forma muito mais rápida de transferir os seus dados para TaxDome. 

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Passo 0. Preparar o ficheiro CSV 

Para mais vídeos de instruções úteis, visite a TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

Para importar os seus dados de contacto e de conta pré-existentes, utilize uma ferramenta de folha de cálculo como o Excel ou o Google Sheets. Também pode ler as instruções sobre a transferência dos seus dados de uma plataforma ou programa de software específico.

• Ao importar os dados dos seus clientes para TaxDome, lembre-se de que Contas e Contactos são diferentes: 
  • As contas são as entidades para as quais trabalha e que fatura, quer se trate de uma empresa, de um trust, de uma família ou de um indivíduo. 
  • Os contactos são as pessoas com quem interage. Segue-se uma explicação das contas e dos contactos.
• Crie uma folha de cálculo com os dados do cliente e, em seguida, guardar como um ficheiro CSV. Certifique-se de que o ficheiro CSV está codificado em UTF-8 e não excede os 300 kB
• Introduza apenas um contacto por linha da folha de cálculo, mesmo quando vários contactos são associado para a mesma conta. Também é possível ignorar a importação de contas para importar apenas contactos
• Pode ter diferentes folhas de cálculo para diferentes grupos de clientes. Estas podem ser importadas uma a uma, com diferentes definições aplicadas. Aqui está um vídeo sobre a importação de diferentes grupos de clientes

Sugestão: Se o seu software de origem gerar um ficheiro com o contribuinte e o cônjuge na mesma linha, não é necessário editar manualmente o CSV. Em vez disso, siga as instruções para importar um ficheiro com o contribuinte e o cônjuge numa linha.

• Nós podemos ajudar! Se o seu ficheiro CSV acabar com vários contactos por linha e não souber como o resolver, informe-nos. A nossa equipa de apoio tem todo o gosto em ajudar: Siga estes passos para obter assistência. 

1. Criar uma folha de cálculo 

Criar e rotular as colunas. 

Sugestão: quando nomeia as colunas, cada nome de cabeçalho de coluna representa uma propriedade de dados diferente.

Eis alguns exemplos de nomes de cabeçalhos de colunas: 

• Coluna A | Nome da conta: o nome de uma empresa ou de um fundo fiduciário (uma conta não pessoal) ou o nome de um indivíduo ou de uma família (uma conta pessoal)
• Coluna B | Nome do contacto: nome e apelido do contacto associado da conta
• Coluna C | Nome próprio  
• Coluna D | Apelido  
• Coluna E | Tipo de conta
• Coluna F | E-mail: deve ser fornecido um endereço e-mail para que o contacto tenha acesso ao portal
• Coluna G | Telefone
• Coluna H | Cidade
• Coluna I | Etiquetas de conta: uma etiqueta que pode aplicar para agrupar contas
• Coluna J | Etiquetas de contacto: uma etiqueta que pode aplicar para agrupar contactos
• Coluna K | Membros da equipa: membros da equipa que pretende que sejam automaticamente atribuídos durante a importação

2. Preencher as linhas da folha de cálculo com o contacto e informações adicionais

É possível que a sua folha de cálculo já tenha colunas personalizadas. No entanto, certifique-se de que segue estas regras básicas para uma importação sem problemas:

• Cada linha deve incluir apenas um contacto
• Se planeia criar novas contas durante a transferência de dados, certifique-se de que existe uma coluna Nome da conta. Identifique-a como Nome da conta (o que o TaxDome chama de propriedade de dados) ou como preferir. Se um contacto não precisar de ser associado para uma conta, deixe a linha na coluna Nome da conta em branco.
• Se dois ou mais contactos partilharem a mesma conta, utilize o mesmo nome de conta em cada linha para cada contacto
• Diferentes tipos de campos personalizados suportam diferentes caracteres. Certifique-se de que o seu os campos são preenchidos corretamente:
  • Divida as opções com uma vírgula ou ponto e vírgula ("," ou ";"), o carácter para campos personalizados de seleção múltipla
  • As datas devem ser preenchidas no formato correspondente: MM/DD/AAAA ou MMM/DD/AAAA para as empresas americanas e DD/MM/AAAA para as empresas não americanas

Não tem a certeza de como configurar diferentes tipos de contas, por exemplo, um casal que apresenta uma declaração separada? Veja exemplos de configuração de contactos para diferentes tipos de contas e, em seguida, consulte estas sugestões:

• Importar várias contas com o mesmo contacto
• Importar vários contactos com a mesma conta
• Importar contactos para duas contas em simultâneo

Importar várias contas com o mesmo contacto

P: Como posso introduzir na folha de cálculo diferentes contas que têm de ser associado à mesma pessoa? Por exemplo, várias empresas que pertencem ao mesmo proprietário. 

R: Crie uma linha para cada conta e, em seguida, introduza as mesmas informações de contacto para cada conta nas colunas adequadas.

Na folha de cálculo de exemplo abaixo, o Nome da conta é mapeado para o Nome da conta em TaxDome e são criadas cinco contas durante o processo de importação, cada uma associado para as informações de contacto de Brian Ross. Brian Ross pode então iniciar sessão em TaxDome utilizando e-mail@example .com e alternar entre contas. 

Importar vários contactos com a mesma conta

P: Como posso introduzir na folha de cálculo vários contactos que têm de ser associado para a mesma conta? Por exemplo, vários parceiros comerciais que possuem uma empresa ou um contribuinte e o seu cônjuge.

R: Utilize uma linha para cada contacto e, em seguida, introduza o mesmo nome de conta para cada pessoa na coluna adequada.

Na folha de cálculo de exemplo abaixo, Name_Business Name é mapeado para Account Name em TaxDome, e são criadas seis contas durante o processo de importação. Michael Douglaston é associado para um contacto, Robbie Corp para três contactos, a família Smith para três contactos, Mart Frickey para um contacto, Solomon Deutsch para um contacto e Chrissy Tidder para um contacto.

Importar contactos para duas contas em simultâneo

P: Como posso introduzir vários contactos que precisam de ser associado para duas contas na folha de cálculo? Por exemplo, crianças que precisam de ter as suas próprias contas, mas que ainda precisam de ser associado para a conta da família.

R: Utilize duas linhas para cada contacto e, em seguida, altere o nome da conta, mantendo os detalhes do contacto inalterados. Isto pode guardar dar-lhe algum trabalho mais tarde, uma vez que não terá de ligar manualmente os contactos.

3. Guardar a folha de cálculo em formato CSV

TaxDome só reconhece as folhas de cálculo guardadas como ficheiros CSV. Na barra de menus da folha de cálculo, aceda a Ficheiro e seleccione Guardar como CSV ou Transferir como CSV (o texto pode variar consoante o programa que estiver a utilizar).

Microsoft Excel: No campoGuardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por vírgulas). Em Ferramentas menu suspenso, seleccione Opções da Web. Abra o separador Codificação . Em Guardar este documento como menu suspenso, seleccione Unicode (UTF-8) e, em seguida, clique em OK.

Agora que guardou a sua folha de cálculo como um ficheiro CSV e se certificou de que está codificado em UTF-8, está pronto para importar os seus contactos para TaxDome.

Passo 1. Carregue o ficheiro CSV para TaxDome

Vá a Clientes > Contas e clique em Importar. Também pode aceder a este botão a partir da página Contactos .

Arraste e largue o ficheiro CSV ou clique em Procurar para o localizar no seu ambiente de trabalho para uploaded ele.

Passo 2. Criarcontas (opcional)

Eis como criar contas:

1. Mapear o nome da conta

Seleccione o nome do cabeçalho da coluna da sua folha de cálculo que corresponde à propriedade Account Name de TaxDome. Se utilizou Nome da conta como nome do cabeçalho da coluna na folha de cálculo, este é automaticamente mapeado para a propriedade Nome da conta de TaxDomeporque têm o mesmo nome.

Dica! Se pretender ignorar a importação de contas e importar apenas contactos, clique no X à direita da coluna Escolher CSV para o campo Nome da conta.

2. Selecionar o tipo de conta

Seleccione uma opção para especificar como pretende aplicar o tipo de conta aos seus clientes importados. Para mais informações, consulte o artigo sobre tipos de conta.

Se a opção Empresa for aplicada, o cliente terá a propriedade Nome da empresa igual aos dados da coluna Nome da conta.

3. Mapear campos de conta

Adicione quaisquer dados da sua folha de cálculo como campos personalizados para as suas contas, marque-os ou atribua membros da equipa. Reveja todos os nomes de cabeçalhos de coluna à esquerda e, em seguida, selecione Ignorar ou Sincronizar campo na Ação menu suspenso. Se escolher Sincronizar campo, selecione o campo em menu suspenso na TaxDome coluna. 

• Se já existir uma conta com o mesmo nome em TaxDome, esta não será alterada e todos os seus dados permanecerão inalterados. 
• Se um nome de cabeçalho de coluna da folha de cálculo não tiver uma propriedade de conta correspondente, crie uma nova propriedade selecionando Novo campo em menu suspenso. Leia mais sobre como adicionar campos personalizados de conta durante a importação.
• Também pode marcar as suas contas aqui. Para mais informações, consulte este artigo sobre a aplicação de etiquetas.
• Se tiver a coluna Membros da equipa na sua folha de cálculo, os membros da equipa listados na folha de cálculo serão automaticamente atribuídos aos clientes correspondentes. 

Passo 3. Definir definições (opcional)

Neste passo, aplique as definições em massa às contas recentemente importadas. 

1. Contactos ligados

À esquerda, em Emails, verá a propriedade TaxDome Email . Se tiver adicionado campos personalizados e-mail aos seus contactos, também os verá. 

Selecione os direitos de acesso para cada contacto cujo endereço e-mail seja associado para a conta importada. Por predefinição, todos os direitos de acesso estão activados e estas são as definições recomendadas. Isto não enviará convites, mas definirá as permissões adequadas para os seus clientes quando estiver pronto para o fazer: 

• Início de sessão: quando esta opção está activada, o contacto pode utilizar o seu portal do cliente TaxDome

• Notificar: quando esta opção está activada, o contacto recebe todas as notificações do sistema, tais como mensagens, organizadores, propostas, facturas e mensagens de correio eletrónico enviadas a partir de TaxDome ou através de automações deprojeto e muito mais

• Sincronização de correio eletrónico: quando esta opção está activada, pode ver e responder às mensagens de correio eletrónico do cliente na sua conta Inbox+ e ver todos os e-mails no separador E-mail da conta do cliente    

Se pretender que os clientes recebam um convite e-mail para o seu portal TaxDome , selecione a caixa Enviar convites. Para adicionar uma mensagem personalizada, digite uma no campo Mensagem personalizada.

Dica! Recomendamos o envio de convites mais tarde como uma prática recomendada. Saiba mais no artigo detalhado.

2. Etiquetas

Se já tiver algumas etiquetas criadas em TaxDome, pode aplicá-las às suas contas importadas aqui. Estas serão aplicadas a todas as contas importadas. Se precisar de aplicar etiquetas diferentes a contas diferentes, é melhor adicioná-las previamente à folha de cálculo. Leia mais sobre a aplicação de etiquetas.

3. Responsáveis

Se os membros da equipa não estiverem listados na folha de cálculo, as novas contas são atribuídas à pessoa que efectua a importação. Em alternativa, pode selecionar outros membros da equipa que pretendam ter acesso a todas as contas importadas. Leia mais sobre a atribuição de membros da equipa durante a importação.

4. Pastas e documentos

Se utilizar uma estrutura de pastas personalizada para documentos do cliente, aplique modelos de pastas em massa às contas recém-criadas. Leia mais sobre como criar modelos de pasta. O modelo padrão de anos fiscais é aplicado automaticamente a novas contas se você não selecionar um modelo de pasta que já tenha sido criado.

Passo 4. Criar contactos

Para começar a importar os seus contactos para TaxDome, reveja os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo à esquerda e, em seguida, escolha Ignorar ou Sincronizar campo personalizado na Ação menu suspenso. Os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo que correspondem aos nomes das propriedades dos contactos de TaxDome (por exemplo, Nome, Telefone, Email, Cidade) são automaticamente mapeados. 

Se escolher Sincronizar campo personalizado, seleccione o campo de contacto no menu pendente ou adicione um novo campo clicando em Novo campo. Leia mais sobre os campos personalizados de contacto. 

• Também pode marcar os seus contactos aqui. Para mais informações, consulte este artigo sobre a aplicação de etiquetas.
• Não é necessário emparelhar cada nome de cabeçalho de coluna - pode deixar a seleção do campo Ação como Ignorar.
• Se não tiver mapeado a conta, só pode importar contactos.

Quando tiver terminado o mapeamento, clique em Continuar. Isto não inicia o processo de importação. Poderá ainda voltar a este passo se tiver cometido algum erro.

Etapa 5. Rever 

Ao rever os resultados do mapeamento, verá tudo isto:

• Que membros da equipa serão atribuídos às contas
• Que etiquetas serão atribuídas às contas
• Que campos personalizados de conta e contacto serão criados
• Que contactos serão criados com que nomes e endereços e-mail
• Que contas serão criadas com que contactos associado

Se tudo estiver correto, clique em Iniciar importação. Caso contrário, volte atrás para efetuar as correcções necessárias.

Agora, pode abandonar a página. O processo de importação continuará por si só. Quando a importação estiver concluída, receberá uma notificação em e-mail . Clique na ligação da mensagem para aceder aos resultados da importação. Irá ver:

• Quantos contactos foram importados
• Quantas linhas da folha de cálculo foram ignoradas
• Quantas contas foram criadas
• Quantas contas foram actualizadas
• Quantos campos personalizados foram criados

Se algumas linhas foram ignoradas (devido a erros), pode exportar um ficheiro CSV zipado indicando quais e porquê. As razões para as linhas ignoradas incluem células vazias em colunas obrigatórias (por exemplo, nomes de contactos) ou células na coluna e-mail que não têm endereços e-mail . Agora, pode abandonar a página. O processo continuará por si só. Os resultados da exportação ser-lhe-ão enviados através de e-mail.

Se estiver a ter dificuldades com o processo de importação, informe-nos! A nossa equipa está sempre disponível para ajudar!

Quem pode importar?

O proprietário e o administrador da empresa podem importar contactos e criar contas em TaxDome. Se pretender que os membros da equipa possam importar, conceda-lhes direitos de acesso para gerir contactos:

1. Aceda a Definições, selecione Equipa e planos na barra de menus, clique nos três pontos à direita do nome do membro da equipa e, em seguida, clique em Editar.

2. Selecione Gerir contactos e clique em Guardar .

Dica: visite a TaxDome Academy para ter aulas divertidas e completas e tornar-se uma superestrela da TaxDome .

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