Chats (Básico): Enviar manual ou automaticamente
Para mais vídeos de instruções úteis, visite TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.
TaxDomepermite-lhe comunicar com os seus clientes de forma segura e em tempo real. Utilize-a para agendar compromissos ou pedir aos clientes informações em falta. Além disso, o Chats permite-lhe definir lembretes, anexar ficheiros, atribuir tarefas aos clientes e muito mais.
Chats, explicado
Principais aspectos a saber sobre os Chats:
- Os tópicos de chat são um local seguro para colocar questões, pedir ficheiros e atribuir tarefas.
- Os clientes recebem notificações sobre novas conversas e perguntas pendentes.
- Quando alguém responde a uma conversa, cria uma nova conversa, faz alterações nas tarefas do cliente ou carrega um documento, recebe uma notificação e um e-mail no seu inbox+.
- Quando adiciona tarefas para clientes dentro de um chat, estas são apresentadas como listas de tarefas com caixas de verificação. O progresso dessas tarefas pode ser acompanhado numa página separada.
- Se necessitar de alguma informação rápida do cliente, pode enviar um pedido a partir de um chat linha.
- Utilize @ antes do nome de um membro da equipa para chamar a sua atenção numa conversa.
- Pode definir lembretes automáticos para as conversas.
- Quando tiver o que precisa, arquive a conversa para evitar confusão.
- Para enviar mensagens idênticas a vários clientes, utilize modelos de chat.
- A funcionalidade Chats também está disponível na aplicação móvelTaxDome .
Para aceder aos Chats, vá ao separador Comunicação do perfil do cliente.
Criar novas conversas
Um chat linha pode ser criado por um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa atribuído à conta ou com direitos de acesso para ver todas as contas.
Nota: Os clientes que não tenham ativado a sua conta TaxDome não podem receber mensagens. Para poderem utilizar os Chats, os clientes têm de ter o acesso ao portal ativado do lado da empresa e uma conta activada do lado deles.
Existem três formas diferentes de enviar uma mensagem de chat:
- Iniciar uma conversa com um cliente
- Iniciar conversas com vários clientes
- Enviar automaticamente uma mensagem aos clientes
Iniciar uma conversa com um cliente
Para iniciar um chat , clique no botão Novo no canto superior esquerdo, seleccione Chat em slide-out, escreva uma nota e clique no botão Criar chat. Também pode aceder à conta do cliente, abra ao separador Comunicação e clicar em Novo chat.
Em seguida, explicamos as secções numeradas no ecrã Novo chat , onde se criam novas linhas de discussão:
1. Para: Selecionar o nome da pessoa a quem se destina a mensagem.
2. Modelo: Escolha um modelo para uma mensagem enviada frequentemente. Para obter mais informações sobre modelos, aceda aqui. Seleccione um modelo apenas quando criar uma nova conversação e não quando responder a uma.
3. Assunto: Introduza a linha de assunto; esta será apresentada na lista de chats. Quando se utiliza um modelo de chat, este é automaticamente preenchido. Clique em + Adicionar código de texto para o individualizar: O código curto inclui dados dinâmicos que são substituídos, por exemplo, pelo nome de um cliente ou pela data. Para obter mais informações sobre códigos curtos, consulte o artigo detalhado.
4. Mensagem: Componha a mensagem - utilize formatação de texto, emoji, marcadores, listas numeradas e hiperligações. Quando aplica um modelo, a mensagem é preenchida automaticamente. Chame a atenção de um membro da equipa na mensagem utilizando @ antes do seu nome ou clique em Anexar para adicionar ficheiros do seu ambiente de trabalho ou de TaxDome (mais detalhes abaixo).
5. Lembretes: Ativar se pretender que um lembrete e-mail seja enviado ao cliente quando este não responder dentro de um determinado período de tempo ou não tiver as suas tarefas concluídas (mais detalhes abaixo).
6. Tarefas: Adicione listas de verificação para os seus clientes. Para mais pormenores, consulte aqui.
7. Criar chat: Clique para enviar a sua mensagem ao cliente. Caso contrário, clique em Cancelar.
8. Ligar a Trabalhos: Seleccione Trabalhos para estabelecer a ligação e, em seguida, clique em Guardar.
Iniciar conversas com vários clientes
Se precisar de enviar a mesma mensagem a muitos clientes, utilize a nossa funcionalidade de envio de mensagens em massa.
Aceda a Clientes no menu da barra lateral esquerda, seleccione as caixas de verificação junto aos clientes para os quais pretende enviar a mensagem, clique em Mais acções na barra de menu superior e, em seguida, clique em Enviar mensagem no menu pendente. Seleccione um modelo de chat ou escreva um assunto para o chat (opcional), adicione o seu texto e clique em Criar chats.
Adicione documentos e tarefas a uma conversa linha mais tarde, se necessário.
Configurar lembretes
Sempre que envia algo no chat para os clientes, estes são notificados. Todos os utilizadores associado da conta - com a opção Notificar activada - recebem uma notificação e-mail . Verifique se as notificações estão activas, verificando a coluna Notificar na lista de contas.
Se os destinatários demorarem demasiado tempo a ler/responder à sua mensagem ou a concluir a tarefa num linha, tem duas opções:
Quando configura um lembrete, é apresentada uma notificação com o número de lembretes e o respetivo intervalo no seu chat linha. O seu cliente também receberá uma notificação no chat linha, indicando a ação necessária para parar os lembretes:
Configurar lembretes automáticos
Para definir lembretes automáticos sobre mensagens não lidas/não respondidas e tarefas do cliente não concluídas, botão de alternância em Lembretes no modelo de conversação, quando criar uma conversação manualmente ou através da automatização projeto . Também pode fazê-lo mais tarde, em qualquer altura, diretamente em linha.
Como configurar os Lembretes:
- Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação de uma nova mensagem ter sido enviada para o cliente, mas pode alterar este valor para o que quiser.
- Número de lembretes: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.
Os lembretes também podem ser activados e desactivados em qualquer altura, acedendo a um chat linha. Abra o separador Lembretes, botão de alternância Enviar lembretes aos clientes e faça os ajustes necessários, depois clique em Guardar.
Nota: Os lembretes são sempre enviados para a última mensagem no sítio linha.
Os lembretes param para qualquer linha quando:
- Se existirem tarefas de cliente na conversação linha:
- Tarefas marcadas como incompletas: Os lembretes param quando todas as tarefas do cliente em linha são marcadas como concluídas e todas as mensagens são lidas.
- Tarefas marcadas como concluídas: Os lembretes param quando todas as mensagens são lidas.
- Se não existirem tarefas no chat linha: Os lembretes param quando o cliente responde à última mensagem.
- Independentemente da presença da tarefa na conversação linha, os lembretes também param se:
- ... arquivou o chat linha.
- ...desactivou os Lembretes.
- ...o número definido de lembretes foi enviado.
Nota: Se arquivar um chat linha mas o reabrir, os Lembretes botão de alternância é ativado como se a mensagem fosse nova.
Anexar ficheiros em chats
Um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos pode anexar ficheiros a tópicos de chat. Para este efeito, pode utilizar ficheiros do seu ambiente de trabalho ou de pastas de nível superior com:
O cliente pode ver e editar o acesso.
O cliente pode ver acesso.
Para anexar ficheiros quando cria um chat:
- Clique em 📎 Anexar no canto superior esquerdo do campo de mensagem, tanto ao criar uma conversação como ao visualizar a conversação existente linha.
- Seleccione Do meu computador e localize os ficheiros que pretende uploaded a partir do seu ambiente de trabalho. Caso contrário, seleccione De TaxDome e escolha os documentos que pretende anexar.
- Seleccione a pasta para uploaded o documento e clique em Guardar.
Dica! Pode uploaded zipar ficheiros a partir do seu ambiente de trabalho e estes serão automaticamente descomprimidos. Veja mais informações sobre como carregar ficheiros zip.
Quando você ou o seu cliente uploaded pelo menos um documento para uma conversação linha, aparece um separador Documentos com o ícone do clipe de papel no nome da conversação:
1,2. Separador Documentos e o ícone do clipe de papel: mostrado apenas se existirem documentos anexados à conversação.
3. + Adicionar documentos: uploaded novos documentos no sítio linha.
4. Documentos uploaded por cliente: descarregue, veja ou elimine-os. A eliminação de documentos também os remove do chat linha.
Quando um cliente ou outro membro da equipa carrega um documento, recebe uma notificação no chat linha e no Inbox+.
Incluir vídeos nas conversas
Quer dar um toque visual às suas mensagens para os clientes? Inclua clips do Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando for mais fácil mostrar do que dizer. Clique no ícone de vídeo na barra de ferramentas de formatação de texto e, em seguida, cole um link na janela pop-up Incorporar vídeo.
O seu cliente verá o vídeo diretamente no seu chat partilhado linha.
Adicionar imagens aos chats
Pode enviar imagens e capturas de ecrã para os chats a partir do seu dispositivo ou de qualquer website. Abra um chat linha e utilize uma das opções disponíveis:
- Carregue uma imagem do seu dispositivo utilizando o botão 📎 Anexar
- Colar qualquer imagem da Web no campo de mensagem
Formas de adicionar imagens que não são suportadas:
- Arraste e largue uma imagem para o campo de mensagem.
- Cole um ficheiro com a imagem no campo de mensagem a partir do seu dispositivo.
O que os clientes vêem quando envia mensagens
Os clientes vêem e respondem a uma mensagem que lhes enviou clicando na notificação no painel de instrumentos, clicando na ligação na notificação e-mail ou acedendo à secção Conversas e tarefas do portal. As tarefas dos clientes também são apresentadas nas notificações.
Por defeito, o conteúdo da mensagem não é apresentado no corpo da notificação e-mail (o cliente terá de navegar para o seu portal para o ver). No entanto, se o conteúdo não for sensível, mostre-o no e-mail.
Nota! Se os seus clientes responderem a uma mensagem não num chat linha mas respondendo à notificação e-mail, a mensagem não é entregue e recebem uma mensagem e-mail sobre o assunto. No entanto, se não receberem a mensagem e-mail sobre o erro e se perguntarem porque é que a sua resposta linha não foi recebida, essa pode ser a razão.
Se não desativar especificamente esta funcionalidade, os seus clientes também podem iniciar uma conversa linha clicando em Nova conversa na página inicial do portal do cliente ou na secção Conversas e tarefas ou clicando em Empresa de mensagens na aplicação móvel.
Se pretender ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.
