Como importar do SmartVault
Pronto para tirar os seus clientes do SmartVault e colocá-los em TaxDome? Aqui, mostramos-lhe como em três passos.
Abrangido aqui:
- Passo 1. Exportar uma lista de clientes do SmartVault
- Passo 2. Preparar um ficheiro CSV (Nós podemos ajudar!)
- Passo 3. Importar os dados do ficheiro CSV para TaxDome
Passo 1. Exportar uma lista de clientes do SmartVault
Para exportar dados de clientes do SmartVault para um ficheiro CSV:
1. Abra a aplicação SmartVault WEB.
2. No menu da esquerda, seleccioneClientes.
3. Clique no botão Exportar para CSV no canto superior direito e, em seguida, em guardar o seu ficheiro.
Passo 2. Preparar um ficheiro CSV (Nós podemos ajudar!)
Quando importar os seus dados do ShareFile para TaxDome, lembre-se de que existe uma diferença entre Contas e Contactos:
- As contas são as entidades para as quais trabalha e que fatura, quer se trate de uma empresa, negócio, organização (uma conta não pessoal) ou de um indivíduo (uma conta pessoal).
- Os contactos são as pessoas com quem interage. Cada conta de cliente em TaxDome tem um ou mais contactos associado .
Para obter mais informações sobre como configurar diferentes tipos de contas, aceda aqui.
Quando preparar uma folha de cálculo para efetuar uma importação, siga estas regras básicas para garantir uma transferência de dados sem problemas:
Sugestão: Se o seu software gerar um ficheiro CSV com um contribuinte e um cônjuge na mesma linha, não é necessário editá-lo manualmente. Em vez disso, siga as instruções aqui.
- Para importar várias contas que tenham o mesmo contacto, crie uma linha para cada conta e, em seguida, introduza as mesmas informações de contacto para cada uma nas colunas adequadas. Para ver exemplos, aceda aqui.
- Para importar vários contactos que partilham a mesma conta, crie uma linha para cada contacto e, em seguida, introduza o mesmo nome de conta na coluna adequada. Para ver exemplos, aceda aqui.
Passo 3. Importar os dados do ficheiro CSV para TaxDome
1. Carregar o ficheiro CSV
Aceda a Clientes > Contas e clique em Importar. Também é possível aceder ao botão Importar a partir da página Contactos .
Arraste e largue o ficheiro CSV ou clique em Procurar para localizar o ficheiro no seu ambiente de trabalho.
2. Contas de mapas (opcional)
Sugestão: Salte para o passo 4 se pretender importar apenas contactos e não criar contas.
Se quiser criar contas, veja como:
1. Mapear o nome da conta: Seleccione o nome do cabeçalho da coluna da sua folha de cálculo que corresponde à propriedade TaxDome Account Name. Se o nome do cabeçalho da coluna for Nome da conta na sua folha de cálculo, é automaticamente mapeado para a propriedadeNome da conta TaxDome porque têm o mesmo nome.
2. Tipo de conta: Seleccione uma opção para especificar como pretende aplicar o tipo de conta aos seus clientes importados.
3. Mapear campos de conta: Pode adicionar quaisquer dados da sua folha de cálculo como campos personalizados para as suas contas. Reveja todos os nomes de cabeçalhos de coluna à esquerda e, em seguida, seleccione Ignorar ou Sincronizar campo personalizado na Ação menu suspenso. Se escolher Sincronizar campo personalizado, seleccione o campo personalizado em menu suspenso na coluna TaxDome .
- Também pode marcar as suas contas aqui. Para mais informações, consulte este artigo sobre a aplicação de etiquetas
- Se tiver a coluna Membros da equipa na sua folha de cálculo, os membros da equipa listados na folha de cálculo serão automaticamente atribuídos aos clientes correspondentes.
3. Definir definições (opcional)
Neste passo, pode aplicar definições em massa a todas as contas importadas.
- Contactos associados: Conceda acesso ao portal a novas contas TaxDome , decida quem deve receber notificações do sistema e se pretende visualizar a conta e-mail do utilizador a partir de TaxDome. Para obter mais informações sobre as definições de acesso ao portal, aceda aqui.
- Etiquetas: Sejá tiver algumas etiquetas criadas em TaxDome, pode aplicá-las às suas contas importadas aqui. Estas serão aplicadas a todas as contas importadas. Leia mais sobre a aplicação de etiquetas.
- ResponsáveisSe os membros da equipa não estiverem listados na folha de cálculo, as novas contas são atribuídas à pessoa que efectua a importação. Ou pode selecionar membros da equipa adicionais que pretendam ter acesso a todas as contas importadas. Leia mais sobre a atribuição de membros da equipa durante a importação.
- Pastas e documentos: se utilizar uma estrutura de pastas personalizada para os documentos do cliente, aplique modelos de pastas em massa às contas recém-criadas. Leia mais sobre a criação de modelos de pastas. O modelo Padrão de anos fiscais é aplicado automaticamente às novas contas se não selecionar um modelo de pasta que já tenha criado.
4. Criar contactos
Para começar a importar os seus contactos para TaxDome, reveja os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo à esquerda e, em seguida, escolha Ignorar ou Sincronizar campo personalizado na Ação menu suspenso. Os nomes dos cabeçalhos das colunas na sua folha de cálculo que correspondem aos TaxDome nomes das propriedades dos contactos (por exemplo, Nome, Telefone, Email, Cidade) são automaticamente mapeados.
Se escolher Sincronizar campo personalizado, seleccione o campo de contacto no menu pendente ou adicione um novo campo clicando em Novo campo. Leia mais sobre os campos personalizados de contacto.
Quando tiver terminado o mapeamento, clique em Continuar. Isto não inicia o processo de importação e pode voltar a este passo se tiver cometido algum erro.
5. Revisão
Ao rever os resultados do mapeamento, verá o seguinte:
Se tudo estiver correto, clique em Iniciar importação. Caso contrário, volte atrás para efetuar as correcções necessárias.
Agora, pode sair da página; o processo continua por si só. Quando a importação estiver concluída, receberá uma notificação em e-mail com uma ligação para os resultados da importação.
Para obter instruções mais pormenorizadas sobre a importação, vá aqui.
Nós podemos ajudar! Se tiver alguma dificuldade durante o processo de importação, a nossa equipa está sempre disponível para ajudar! Para solicitar assistência com uma importação, preencha o formulário de Assistência à ImportaçãoTaxDome .