Tarefas (Básico): Trabalhar numa tarefa

Aprenda os fundamentos sobre como trabalhar com tarefas, onde encontrar todas as tarefas atribuídas a você e como visualizá-las. Acompanhe o tempo gasto em tarefas diretamente de suas tarefas existentes, edite-as, exclua-as e muito mais.

Como posso saber se uma tarefa foi atribuída a mim?

Quando uma tarefa estiver quase a terminar ou quando lhe for atribuída uma nova tarefa, receberá uma notificação na sua Inbox+ e e-mail. Clique no nome da tarefa ou em Ir para... para aceder à mesma.

Nota: pode alterar as suas preferências de notificação em qualquer altura.

Quando você tem tarefas atribuídas pendentes, um círculo verde com o número de tarefas atribuídas a você aparece próximo às Tarefas na seção Fluxo de Trabalho na barra de menu esquerda. Para ver suas tarefas, vá para Fluxo de Trabalho > Tarefas na barra de menu à esquerda.

Tarefas de acesso

Depois que uma tarefa for atribuída a você, ela estará na sua página Insights . Dessa forma, você está sempre ciente do que deve fazer primeiro e de como o trabalho avança. Saiba mais sobre o widget de tarefas na página Insights .

Também pode ver todas as tarefas na vista de Calendário , clicando no separador Tarefas. Saiba mais sobre as visualizações de calendário.

Outra forma de visualizar tarefas é a página Fluxo de Trabalho > Tarefas . Aqui, você pode ver não apenas suas tarefas, mas também as não atribuídas e aquelas atribuídas a outros membros da equipe (apenas as tarefas das contas de clientes às quais você tem acesso ficam visíveis para você).

As tarefas que já foram concluídas são exibidas em uma guia separada. Aqui está mais na lista de tarefas .

Para ver todas as tarefas de um único cliente, vá para Clientes > Contas na barra de menu à esquerda, clique no nome do cliente e vá para a aba Fluxo de Trabalho . As tarefas pendentes e concluídas são exibidas separadamente.

Atualizar tarefa estado

Depois que uma tarefa for concluída ou cancelada, clique em seu estado e altere-o para Completed ou Canceled , de acordo. Uma vez o estado da tarefa foi alterada, ela desaparece da página Insights e passa para a guia Concluída da lista de tarefas.

Nota: As tarefas concluídas e canceladas ainda podem ser editadas. Mova a tarefa de volta para a lista de Pendente alterando o separador estado para Planeada, Em revisão, Em curso, Em espera, Prolongada, A aguardar cliente, À espera de assinaturas ou À espera da agência.

Atualizar tarefa recorrente estado

Ao marcar uma tarefa recorrente como Concluída antes da data de término, uma nova tarefa é criada automaticamente com as configurações da anterior duplicadas. O número de repetições agendadas é exibido na seção Nova tarefa .

Vejamos um exemplo. Criamos uma tarefa a ser repetida uma vez por semana, de 27 de maio a 12 de junho:

1. O prazo para a primeira tarefa é 27 de maio . Quando você atribui o Concluído estado na primeira iteração, uma nova tarefa será criada automaticamente.

2. O prazo para a segunda tarefa é 3 de junho . Quando você atribui o Concluído estado na segunda iteração, uma nova tarefa será criada automaticamente.

3. O prazo para a terceira tarefa é 10 de junho . Quando você atribui o Concluído estado , a tarefa será considerada concluída (pois esta é a última recorrência semanal) e não aparecerá na lista de tarefas pendentes .

Acompanhe o tempo nas tarefas

Acompanhe o tempo gasto em tarefas diretamente da tarefa existente. Veja como:

1. Abra uma tarefa e certifique-se de que um cliente esteja selecionado corretamente, depois clique no link Monitorar tempo no canto superior direito e comece a trabalhar em uma tarefa. Você não pode controlar o tempo de tarefas em que a conta do cliente não está selecionada.

Uma entrada de hora é automaticamente associado para uma tarefa. Agora você pode sair da página de tarefas, o cronômetro será exibido no topo de todas TaxDome Páginas.

2. Se necessário, adicione uma descrição, pause ou finalize a entrada de tempo diretamente na página da tarefa ou clique nos três pontos à direita para editá-la e excluí-la.

3. Quando terminar, você verá a barra lateral Editar entrada de tempo . Faça as alterações necessárias e clique em Salvar.

Se você tiver várias entradas de tempo adicionadas para uma tarefa, o tempo total gasto nelas será exibido dentro da tarefa.

Observação! Os membros da equipe com direito de acesso Gerenciar entradas de tempo podem visualizar, editar e excluir todas as entradas de tempo da tarefa. Caso contrário, eles só poderão ver os temporizadores que criaram.

Editar tarefas

Edite uma tarefa para alterar seu estado ou conta, controle o tempo da tarefa , marque subtarefas ou reescreva a descrição. As tarefas podem ser editadas uma de cada vez ou em massa .

Se alguém editar uma tarefa que lhe foi atribuída, receberá uma e-mail e uma Inbox+ notificação.

Existem muitas maneiras de editar uma tarefa:

Clique no nome da tarefa nas páginas Insights ou Calendário
Clique na tarefa associado a partir do cartão de trabalho ou da página Ligar tarefas
Seleccione o nome da tarefa na sua lista de Tarefas e clique em Editar
Alterar o responsável, a data de início, a data de vencimento, a prioridade ou estado diretamente na lista de tarefas

Nota: Quando se altera a conta de uma tarefa associado para um trabalho, esta desvincula-se automaticamente.

Tarefas de edição em massa

Para efetuar alterações em várias tarefas:

1. Seleccione os nomes das tarefas numa lista de Tarefas e, em seguida, clique em Editar.

2. Faça as alterações e clique em Salvar.

Ao editar tarefas em massa, tenha em mente:

Não é possível anexar ou remover ficheiros
Não é possível processar subtarefas
Não é possível editar, apagar ou acrescentar comentários
Os dados em todos os campos inalterados permanecem os mesmos
É possível alterar os responsáveis pelas tarefas, mas não é possível anular a atribuição de tarefas

Edite uma única tarefa se precisar executar alguma das opções acima.

Utilizar comentários de tarefas

Durante o trabalho, pode deparar-se com informações necessárias para uma tarefa específica. Anote-as nos comentários da tarefa. Desta forma, os membros da equipa a quem foi atribuída a tarefa irão vê-la.

Para adicionar um comentário a uma tarefa:

1. Clique no nome da tarefa ou nos três pontos à sua direita e, em seguida, seleccione Editar.

2. Na secção Comentários , clique em Adicionar comentário, clique no campo de texto e, em seguida, escreva a nota.

3. Clique em Salvar para manter suas alterações. O comentário — junto com a data e o nome do membro da equipe que o escreveu — é então salvo dentro da tarefa. Quando o comentário não for mais necessário, clique no ícone da lixeira à direita dele para excluí-lo.

Eliminar tarefas

Para remover completamente uma tarefa, siga estes passos:

Clique nos três pontos à direita do nome da tarefa e, em seguida, clique em Eliminar.
Clique em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação.

Quem é que pode fazer isto?

Quando um membro da equipa tem acesso à conta de cliente, pode realizar todas as acções com tarefas, por exemplo:

Ver todas as tarefas da empresa para as suas contas atribuídas
Criar tarefas para contas atribuídas
Alterar os destinatários da tarefa
Alterar a tarefa estado
Faça quaisquer alterações na tarefa
Acompanhe o tempo dentro de uma tarefa

O proprietário, os administradores e os funcionários da empresa com o direito de acesso Exibir todas as contas têm acesso a todas as tarefas da empresa.