Lembretes manuais e automáticos

Os lembretes notificam os clientes quando não concluíram um item de ação até uma determinada data. Quer os lembretes sejam automatizados ou enviados manualmente, mantêm os clientes no ponto sem que tenha de os pressionar pessoalmente.

Lembretes, explicados

Sempre que enviar algo com um item de ação para um cliente, este é notificado. Todos os utilizadores associado da conta - com a opção Notificar activada - recebem uma notificação e-mail . Para verificar se as notificações estão activas, verifique a coluna Notificar na lista de contas.

Quando os destinatários demoram demasiado tempo a concluir um item de ação - ou se esquecem de o fazer - tem duas opções:

Reenviar manualmente um lembrete sobre o questionário, proposta, fatura ou documento pendente.
Configurar lembretes automáticos.

Lembretes manuais

Para reenviar manualmente um lembrete, clique nos três pontos à direita do item para o qual o cliente precisa de ser lembrado e, em seguida, primaReenviar. Pode mesmo fazer isto quando os lembretes automáticos estiverem activados.

Para reenviar manualmente uma fatura paga ou não paga, Na lista Facturas ou no perfil de cliente da conta, clique nos três pontos à direita do número da fatura e, em seguida, selecione Enviar fatura por e-mail em menu suspenso.

Para reenviar manualmente uma notificação sobre um documento pendente de aprovação, abra a subguia Aprovações, desloque-se até ao fim dos documentos pendentes e clique em Pedir aprovação para pendentes no canto inferior direito.

O que acontece é o seguinte:

É enviado ao cliente um lembrete adicional para e-mail .
Uma notificação do portal para o item de ação é movida para o topo da lista de tarefas do cliente.
As informações sobre o reenvio são adicionadas ao ficheiro Rastreio de auditoria.

Lembretes automáticos

Para ativar ou desativar os Lembretes automáticos , comece por abra os documentos pendentes questionário, proposta, chat, fatura, documento pendente de assinatura ou documento pendente de aprovação. Active os Lembretes quando os enviar manualmente ou através da automatização projeto .

Escolha como pretende que os lembretes automáticos sejam configurados:

Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação do item de ação ter sido enviada ao cliente, mas pode alterá-lo para o valor que desejar.
Número de avisos: Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar esta opção para o que preferir.

Configurar lembretes através de projeto automações

Terá de fazer alterações em projeto para configurar lembretes para organizadores, propostas, facturas e automatizações de mensagens.

Com as automatizações Enviar fatura, Criar questionário, Enviar proposta/EL e Enviar mensagem , o campo Lembretes botão de alternância encontra-se por baixo do campo Selecionar modelo. Seleccione Lembretes e , em seguida, escolha como pretende configurar os lembretes automáticos:

Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação do item de ação ter sido enviada ao cliente, mas pode alterá-lo para o valor que desejar.
Número de lembretes: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.

Nota! Desativar os lembretes para a automatização projeto só afectará Trabalhos que entrará na fase projeto no futuro. Não irá desativar os lembretes para automações anteriormente desencadeadas, tais como organizadores ou facturas já enviadas.

Relembrar os clientes sobre

Relembrar os clientes sobre os organizadores pendentes

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Para enviar um lembrete manualmente sobre um questionário pendente: Aceda ao separador Questionários da conta, clique nos três pontos à direita do questionário na lista ou dentro do próprio questionário e, em seguida, seleccione Reenviar.

Para definir lembretes sobre os organizadores: Active os Lembretes quando enviar uma questionário manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre organizadores que são enviados através de projeto automação, botão de alternância em Lembretes para a automação Criar questionário ao editar projeto etapas .

Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura, abrindo a opção pendente questionário. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.

questionário os lembretes param quando:

O cliente não apresentou o questionário, mas o número definido de avisos foi enviado.
O cliente apresentou o sítio questionário.
O sítio questionário está selado.
A tarefa com o endereço questionário associado é arquivada.

Recordar os pedidos pendentes dos clientes

É possível enviar lembretes para pedidos de clientes nas categorias Pendente ou Em curso estado.

Para enviar um lembrete sobre um pedido de cliente manualmente: Aceda ao separador Pedidos da conta, clique nos três pontos à direita do pedido na lista ou no próprio pedido e, em seguida, selecione Reenviar.

Para definir lembretes sobre pedidos de clientes: Ativar os Lembretes quando enviar ou editar um pedido de cliente.

Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura abrindo o pedido. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.

Os lembretes de pedidos de clientes param quando:

O cliente responde a todas as perguntas necessárias e submete o pedido.
Alterar o pedido estado para Concluído.

Recordar aos clientes as propostas pendentes

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Para enviar um lembrete manualmente sobre uma proposta pendente: Aceda a Propostas e ELs na barra lateral esquerda ou no separador com o mesmo nome da conta do cliente, clique nos três pontos à direita da proposta e seleccione Reenviar.

Para configurar lembretes automáticos sobre propostas: Active a opção Lembretes na parte inferior da etapa Geral quando criar uma proposta ou um modelo de proposta.

Também pode botão de alternância activá-las quando configurar a automatização Enviar proposta/EL.

Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura abrindo a proposta pendente.

Os lembretes de propostas param quando...

...o cliente não assinou a proposta, mas foi enviado o número de avisos estabelecido.
...o cliente assinou a proposta.
...a tarefa com a proposta associado é arquivada.

Lembrar os clientes das facturas pendentes

Para enviar lembretes sobre facturas pendentes: Active os Lembretes quando enviar uma fatura manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre facturas enviadas através da automatização projeto , active os Lembretes para a automatização Enviar fatura ao editar projeto etapas . Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura, editando a fatura não paga.

Outra forma de configurar lembretes automáticos para facturas pendentes é configurá-los no modelo de fatura. Para tal, botão de alternância em Enviar lembretes aos clientes, defina os dias até ao próximo lembrete e o número de lembretes e clique em Guardar ou Guardar e sair.

Os avisos de faturação param quando:

O cliente não pagou a fatura, mas foi enviado o número definido de avisos.
O cliente pagou a fatura.
O trabalho com a fatura associado é arquivado.

Os avisos de faturação não param quando o cliente paga parcialmente.

Nota: Também é possível reenviar manualmente as facturas aos clientes! Para mais informações, aceda aqui.

Lembrar os clientes das acções nos tópicos de conversação

Para configurar lembretes automáticos sobre acçõespendentes numa conversação linha: Active os Lembretes quando enviar uma mensagem de conversação manualmente ou através da automatização projeto .

Para enviar lembretes sobre mensagens de chat enviadas através da automatização projeto , botão de alternância em Lembretes para a automatização Enviar mensagem ao editar projeto etapas , defina os dias até ao próximo lembrete e o número de lembretes e clique em Guardar.

Outra forma de configurar lembretes automáticos para mensagens não lidas é configurá-los no modelo de chat.

Para mais informações sobre o funcionamento dos lembretes para as conversas, consulte o artigo sobre lembretes para conversas.

Recordar aos clientes as assinaturas pendentes

Para enviar manualmente um lembrete sobre um documento pendente de assinatura: Aceda ao separador Documentos da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do documento na lista ou dentro do próprio documento e, em seguida, seleccione Reenviar.

Para configurar lembretes automáticos sobre documentos pendentes de assinatura: Ativar os Lembretes quando solicitar uma assinatura para um documento.

Os Lembretes botão de alternância podem ser activados e desactivados em qualquer altura, abrindo o documento pendente de assinatura (mesmo que um dos signatários o tenha assinado eletronicamente). Para o fazer, abra o perfil do cliente e mude para a sub-aba Documentos > Assinaturas. Localize um documento e clique no seu nome. Em seguida, clique em Mostrar signatários e actualize as definições de lembrete. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações.

Os lembretes de assinatura param quando...

... o cliente não assinou o documento, mas foi enviado o número de avisos estabelecido.
...o cliente assinou o documento.
...a tarefa com o documento pendente de assinatura associado é arquivada.

Lembrar os clientes das aprovações pendentes

Para enviar um lembrete manualmente sobre um documento pendente de aprovação: Aceda ao separador Documentos do perfil da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do documento na lista ou dentro do próprio documento e seleccione Reenviar aprovação.

Para enviar manualmente um lembrete sobre todos os documentos pendentes de aprovação: Aceda a Documentos no menu da barra lateral esquerda, abra o separador Aprovações , clique em Pedir aprovação para pendentes, reveja e edite a mensagem para o cliente (opcional) e, em seguida, clique em Enviar pedido.

Para configurar lembretes sobre documentos pendentes de aprovação: Ativar os Lembretes quando solicitar a aprovação de um documento.

Os lembretes de aprovação param quando...

...o cliente não aprovou o documento, mas foi enviado o número definido de avisos.
...o cliente aprovou o documento.
...a tarefa com o documento pendente de aprovação associado é arquivada.