CRM (Básico): Convidar clientes
Embora seja possível convidar clientes durante a importação, a maioria das empresas TaxDome prefere fazê-lo depois de tudo estar configurado e pronto. Aqui, descubra as suas opções para conceder aos clientes acesso ao portal (em massa ou individualmente) e enviar convites, determinando se os clientes já têm acesso e como reenviar os convites, se necessário.
Antes de começar
Granting clients portal access is different from inviting them to the portal. When you grant your clients access by turning on the Login contact toggle, you can add a personalized message to an email invitation. This could be done at any point later.
Quando um cliente recebe um convite e-mail para o seu portal TaxDome , terá de ativar a conta. O cliente clica na ligação em e-mail e, em seguida, cria uma palavra-passe.
Antes de convidar os seus clientes para o Portal do Cliente, tenha em atenção o seguinte
- Convide sempre primeiro o seu cliente de teste para testar todas as funcionalidades do portal do cliente. Saiba mais sobre o teste de contas.
- A adição de acesso ao portal em massa aplicará as mesmas definições a todos os contactos associado das contas selecionadas. Por exemplo, se uma conta tiver dois contactos e conceder o acesso ao portal em massa, ambos receberão os convites.
- If you want to grant access to the selected account contacts, do so individually via the client profile.
- Pode configurar o seu portal para permitir determinadas acções - taiscomo ver, assinar, carregar documentos, pagar facturas e completar pedidos de clientes - sem necessitar de acesso ao portal.
Adicionar acesso ao portal
Pode adicionar acesso ao portal do cliente e convidar os seus clientes em massa ou individualmente para clientes específicos:
Em massa para todos os contactos
Para adicionar o acesso ao portal do cliente em massa, vá para Clientes > Contas na barra de menu à esquerda e siga estes passos:
1. Filtre a lista de contas clicando em Filtro, selecione Último início de sessão e, em seguida, Offline. Verá apenas os clientes sem acesso ao portal.
2. Escolha os clientes, clique em Mais acções e selecione Editar início de sessão, notificar, e-mail sync.
3. Selecione Ativar para todos os contactos no menu pendente à direita de Iniciar sessão para ativar o acesso ao portal. Selecione as outras opções de contacto, se necessário. Saiba mais sobre as alternâncias de contacto.
4. Selecione a caixa de verificação Enviar convites.
5. Acrescentar uma mensagem para o convite e-mail ( opcional).
6. Clique em Guardar para convidar os seus clientes em massa. Os convites serão enviados para todos os contactos das contas selecionadas.
Individualmente para contactos selecionados
Por vezes, não é necessário ativar o acesso ao portal para todos os utilizadores das contas; desta forma, pode fazê-lo diretamente a partir do perfil de cliente para contactos selecionados. Para o fazer:
1. Navegue até ao separador Informações do perfil do cliente (disponível depois de ter criado uma conta).
2. If you’ve already linked the account to one or more contacts, you’ll see them in the Contacts section. Turn on the Login toggle next to each contact to whom you want to give portal access.
3. Para adicionar uma mensagem personalizada ao seu convite, digite no campo Mensagem personalizada na janela pop-up e clique em Enviar.
Nota! Se um contacto for associado de várias contas, terá de dar acesso ao portal a cada uma dessas contas separadamente. O contacto poderá então alternar entre contas depois de iniciar sessão.
Enviar convites a utilizadores que aguardam ativação
O utilizador é considerado pendente de ativação se:
- The Login toggle was turned on, but the notification hasn't been sent
- se a notificação tiver sido enviada mas o utilizador ainda não tiver iniciado sessão
Pode sempre verificar se o utilizador está pendente de ativação no separador Informações do perfil do cliente. Clique no ícone de três pontos à direita do utilizador e-mail e, em seguida, clique em Enviar convite para enviar/reenviar o e-mail.
Outra forma de definir os utilizadores que ainda não activaram as suas contas é ir a Clientes > Contas na barra de menu da esquerda e, em seguida, selecionar o separador Ativação pendente.
Aqui, também verá...
- Email: the email address of the person who hasn’t activated their account yet. A red exclamation mark next to it means the address is invalid.
- Account(s): the name of the account. If a user has several accounts, they are all displayed.
- Invite sent: the date the invitation to activate the account went out. Click the up-down arrow to sort the column by date.
- Invited by: the name of the person (either the team member or client) who has invited the person.
If an invite was sent but the user hasn't accepted it yet, you can resend an invitation: select the checkboxes to the left of the users, then click Resend to select. You can also use the Pending activation tab to find clients for whom the Login toggle was turned on but invites were not sent. Sort the list by the Invite sent column and select the accounts for which the column is empty, then click Resend to selected.
Também pode cancelar os convites se já não forem necessários. Para tal, clique em Cancelar convites para selecionados. Desta forma, o utilizador não pode iniciar sessão utilizando a ligação no convite e-mail.
Os meus clientes têm acesso ao portal?
Pode verificar facilmente se o cliente foi convidado a utilizar o seu portal navegando para Clientes > Contas na barra de menu da esquerda. A coluna ID na sua lista de contas indica se o cliente activou a sua conta.
- Verde significa que a conta de cliente está ativa, ou seja, tem pelo menos um utilizador que pode iniciar sessão. As contas que aguardam ativação também aparecem activas.
- Bege significa que a conta do cliente está offline. Existe em TaxDome mas não tem utilizadores que possam iniciar sessão (ainda não foram enviados convites).
Se pretender verificar se o contacto específico tem acesso ao portal, vá ao separador Info do perfil do cliente. O cliente não tem acesso se:
- The Login toggle is off
- The Login toggle is on, but it is still pending activation (the invite was sent but not accepted by the client)
