Propostas e facturas recorrentes: gestão do(s) contacto(s) com autoridade de assinatura
Algumas das suas contas podem ter vários contactos associado . Ao discutir propostas ou facturas recorrentes, é crucial ter isto em mente, porque é necessário compreender quais os utilizadores da conta que terão de assinar. Aqui, explicaremos isto em pormenor, juntamente com um guia para ver se uma proposta está assinada.
Abrangido aqui:
- Autoridade signatária, explicada
- Desativação da autoridade do signatário
- Como é que sei que os clientes assinaram uma proposta?
- Ver que contas de clientes têm propostas pendentes e/ou parcialmente assinadas
Autoridade signatária, explicada
A definição de autoridade do signatário no perfil da conta é configurada para cada contacto separadamente. Considere esta definição como um tipo de "direitos de acesso" para os seus clientes.
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Em baixo, repare como diz Autoridade signatária por baixo do endereço e-mail do contacto.
Quando ativado, os contactos podem:
- Assinar propostas e introduzir detalhes de pagamento para as facturas nelas contidas.
- Assine facturas recorrentes e introduza os respectivos detalhes de pagamento.
No entanto, existe uma diferença em termos do modo de funcionamento de ambas as funcionalidades:
- Para as propostas, todos os utilizadores com a autoridade de signatário activada têm de assinar (o último a assinar tem de introduzir os dados de pagamento se a proposta contiver uma fatura). A proposta é considerada assinada quando todos os utilizadores a tiverem assinado.
- Para as facturas periódicas, pelo menos um utilizador com a autoridade de signatário activada tem de introduzir os detalhes de pagamento e assinar. Após a assinatura de um utilizador, a fatura periódica fica ativa e não é necessária qualquer outra ação por parte dos outros contactos da conta.
Tenha em atenção o seguinte sobre a definição de Autoridade signatária :
- Se a autoridade de signatário estiver desactivada para todos os contactos associado de uma conta, não haverá ninguém a quem enviar uma proposta/fatura periódica - por isso, se tentar fazê-lo, receberá uma mensagem de erro e uma Inbox+ notificação com uma lista de contas que não podem ser assinadas. Esses contactos não receberão quaisquer notificações.
- Após o envio de uma proposta, não é possível adicionar signatários. Para efetuar alterações, elimine a proposta, seleccione as definições pretendidas para cada contacto e envie outra proposta.
- Se um contacto assinar uma proposta e outros não o fizerem, mas forem depois retirados, a proposta será considerada totalmente assinada. Receberá uma notificação a informá-lo no seu Inbox+.
Desativação da autoridade do signatário
Por predefinição, todos os contactos com acesso de início de sessão têm a definição Autoridade do signatário activada. Pode desactivá-la navegando para o separador Informações do perfil do cliente e clicando nos três pontos à direita do nome do contacto.
É nesta altura que pode querer desativar a autoridade de signatário para os utilizadores:
- Um dos contactos da conta de família é um cônjuge. A desativação da autoridade de assinatura para eles irá acelerar a assinatura da proposta porque apenas o utilizador da conta principal terá de assinar.
- Tem diferentes membros da empresa adicionados à conta comercial. A desativação da autoridade de assinatura para os membros que não são decisores pode garantir que não assinarão acidentalmente a fatura recorrente.
Como é que sei que os clientes assinaram uma proposta?
Quando o utilizador de uma conta tiver assinado uma proposta, receberá uma notificação no seu e-mail e Inbox+. Clique no nome do documento ou na ligação Ir para.. . para rever a assinatura estado.
Se vários contactos associado da conta tiverem a autoridade de signatário activada, verá quais os que assinaram ou não o documento.
Nota! Pode alterar as suas preferências de notificação em qualquer altura.
Ver que contas de clientes têm propostas pendentes e/ou parcialmente assinadas
Pode ver quais as propostas que estão parcialmente assinadas indo a Faturação > Propostas & ELs na barra de menu da esquerda ou ao separador Propostas & ELs do perfil de uma conta de cliente. O primeiro valor da coluna ASSINADO mostra o número de contactos associado da conta que assinaram a proposta; o segundo, o número total de signatários necessários.
Também é possível filtrar a sua lista de contas de clientes para ver quais têm propostas parcialmente assinadas:
1. Vá para Clientes > Contas na barra de menu à esquerda e clique no menu suspenso + Filtro .
2. Em Propostas e ELs seleccione Parcialmente assinado.
