Automove (Básico): Envio de mensagens e ligação a trabalhos

As mensagens podem ser enviadas automaticamente. Além disso, o seu Trabalhos pode passar automaticamente para a fase seguinte do projeto assim que o cliente verificar todas as tarefas do cliente no chat. Neste artigo, irá descobrir como pode utilizar mensagens automáticas, quer com a opção automove quer sem ela.

Abrangido aqui:

• Utilize mensagens automáticas para notificar os clientes sobre o progresso do seu trabalho
• Ativar o automove para solicitar a confirmação do cliente em "Carregamento concluído"/preenchimento dos formulários
• Ligar manualmente o chat linha ao trabalho

Utilize mensagens automáticas para notificar os clientes sobre o progresso do seu trabalho

As empresas que utilizam a automatização de mensagens tendem a enviar várias mensagens em cada trabalho, alertando os clientes para actualizações à medida que o trabalho avança no fluxo de trabalho da empresa. Assim, os seus clientes podem receber mensagens como: "Olá, Lisa! Preciso que preencha este questionário" ou "Olá, Bart! A sua declaração está a ser revista!" 

O processo é normalmente o seguinte:

1. Se quiser que as suas mensagens sejam enviadas automaticamente, precisa sempre de ter um modelo primeiro. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização.

2. Adicione a automatização Enviar mensagem para cada fase em que pretende informar o cliente do que está a acontecer. Quando o trabalho entra nesta fase, é enviada automaticamente uma mensagem ao cliente. Ao mesmo tempo, é automaticamente associado para o trabalho. 

3. Decida se a mensagem será enviada para o chat existente linha ou para um novo. Regra geral, deve selecionar a opção Criar novo linha para a primeira fase (quando o novo ciclo de trabalho tiver começado) e a opção Responder ao último linha para a outra etapas (quando já tiver criado um chat linha para este trabalho). 

Nota! Se o modelo de chat não incluir tarefas do cliente, a mensagem automatizada não requer a ação do utilizador. Portanto, o recurso mover trabalhos automaticamente não leva em conta essa automação. Portanto, não importa se a opção mover trabalhos automaticamente botão de alternância está ativado ou desativado. (Aqui está mais sobre como lidar com elementos inacabados ao mover Trabalhos). 

Ativar o automove para solicitar a confirmação do cliente em "Carregamento concluído"/preenchimento dos formulários

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TaxDome As conversas podem incluir listas de tarefas para os seus clientes. Esta funcionalidade é frequentemente utilizada para criar uma lista de verificação dos documentos necessários para a preparação de impostos, solicitar uma confirmação de que a ação necessária do cliente está concluída, etc. 

E se as suas mensagens automáticas incluírem esses itens de tarefas, pode utilizá-las com a funcionalidade mover trabalhos automaticamente para que um trabalho passe automaticamente para a fase seguinte assim que o cliente verificar todas as tarefas. 

Dica! Aqui, temos um exemplo de utilização de tarefas de cliente para solicitar a confirmação do cliente de "Carregamento concluído" dos documentos necessários para a preparação de impostos. No entanto, pode utilizá-la para a confirmação do cliente quando este tiver terminado de preencher os formulários de processamento de salários, etc. Veja o vídeo no final da secção.

Vamos ver como podemos configurar isto:

1. É sempre necessário ter um modelo com tarefas para todas as suas mensagens automáticas. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização. O seu modelo pode ter o seguinte aspeto:

2. Dependendo dos seus processos, pode adicionar uma fasede confirmação separada "Docs uploaded " ao seu projeto , confirmando que o cliente enviou todas as informações necessárias antes de o trabalho passar para a fase Em preparação.

3. Adicione a automatização Enviar mensagem para esta fase e decida se a mensagem será enviada para o chat existente linha ou para um novo. 

Regra geral, deve escolher a opção Responder ao mais recente linha para este caso específico, porque pode já ter um chat automático linha criado para esta tarefa. A adição de novas tarefas ao mesmo chat linha actualizará a lista de tarefas criada anteriormente que aparece no chat linha (se existir).

Quando o trabalho entra nesta fase, a mensagem é enviada automaticamente para o cliente. Ao mesmo tempo, é automaticamente associado para o trabalho. 

4. Certifique-se de que a opção Automove Trabalhos botão de alternância para a fase está activada. Desta forma, assim que o cliente verificar as tarefas num chat linha, o trabalho passa automaticamente para a fase seguinte.

Aqui pode ver outro exemplo de utilização desta funcionalidade para automatizar o preenchimento dos formulários de folhas de pagamento:

Ligar manualmente o chat linha ao trabalho

Os tópicos de chat podem ser associado para Trabalhos por um proprietário da empresa, administrador ou qualquer funcionário com direitos de acesso para ver todas as contas ou que esteja atribuído à conta do cliente. 

Uma vez que a conversação linha é manualmente associado, a funcionalidadeautomove Trabalhos funciona da mesma forma que para as mensagens enviadas e associado automaticamente: 

• Se existirem tarefas do cliente num chat, o trabalho passa para a fase seguinte quando o cliente assinala todas as tarefas.
• Se não existirem tarefas de cliente numa conversação, a funcionalidade automove Trabalhos não funciona para a conversação associado .

Para ligar manualmente um chat linha, vá a projeto, certifique-se de que o trabalho está na fase correcta, clique na caixa do trabalho, clique em + Ligar no canto superior direito, seleccione Chats e, em seguida, escolha os tópicos de chat. Também pode ligar um trabalho ao criar um novo chat.

• Pode ligar qualquer chat linha que contenha mensagens previamente enviadas aos utilizadores da conta.
• Por predefinição, só são apresentadas as linhas de discussão activas. Para ver todas ou apenas as linhas de discussão arquivadas, clique no botão Filtrar , seleccione Todas ou Arquivadoe, em seguida, clique em Aplicar.
• Um trabalho pode ter tantos associado threads quantos forem necessários.

Nota! Se as tarefas do cliente num chat linha não estiverem marcadas e mover manualmente a tarefa para outra fase, ser-lhe-á pedido que decida o que fazer em relação ao chat pendente linha (aqui está mais sobre como lidar com elementos inacabados ao mover Trabalhos).