Facturas únicas (Básico): Criar, enviar e configurar lembretes

Envie facturas únicas a clientes, um de cada vez ou em massa, e acelere o processo criando modelos e utilizando automatizações. Para o tempo controlado, o TaxDome permite-lhe criar facturas diretamente a partir dos seus registos de tempo!

Abrangido aqui:

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Criação e envio de facturas únicas

As facturas únicas podem ser criadas e enviadas por um proprietário da empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta com direitos de acesso para gerir facturas.

Pode criar facturas isoladamente ou incluí-las nas suas propostas ou modelos de proposta.

Existem três formas de criar e enviar facturas únicas:

Criar e enviar uma fatura única

Para criar e enviar uma fatura única, siga estes passos:

1. Clique no botão NEW (novo ) no canto superior esquerdo e seleccione Invoice (fatura ) em slide-out.

2. Introduza o montante da fatura ou seleccione um modelo.

3. De seguida, clique em Criar para criar e enviar a fatura (a menos que o Programar fatura botão de alternância estiver ativado - nesse caso, terá de programar a fatura).

Para além do montante, há outros pormenores que pode querer incluir. Consulte os itens numerados para ver o que mais pode acrescentar:

1. Ligação a Trabalhos: Ligue a sua fatura a um trabalho existente para a tornar disponível no seu fluxo de trabalho. Clique em Link to Trabalhose , em seguida, seleccione Trabalhos. Uma vez em associado, a secção Jobs é apresentada e pode ver Trabalhos e projetos a que pertencem.

2. Tipo de fatura: Seleccione se pretende criar uma fatura única ou recorrente.

3. Nome da conta, ID ou E-mail: Seleccione uma conta para a qual a fatura será enviada.

4. Modelo de fatura: Clique e seleccione um dos modelos de fatura que criou a partir do menu pendente. Os modelos de fatura são especialmente úteis para as facturas que envia frequentemente aos clientes.

5. Número da fatura: Pode escolher um número de fatura ou deixar o campo vazio, e TaxDome irá gerar um para si.

6. Selecionar o método de pagamento: Esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.

7. Data: Introduza a data para a fatura. Pode emitir uma fatura para a data atual (que é definida como a predefinição), bem como para qualquer data futura.

8. Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que irá receber o pagamento (por defeito, é a pessoa que cria a fatura que o recebe).

9. Descrição: Adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).

10, 13. Adicionar código de texto: Inclua dados dinâmicos para individualizar as suas facturas. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados, bem como códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos de acesso.

11. Pagar a fatura utilizando os créditos do cliente: Active esta opção se pretender que a fatura seja automaticamente marcada como paga. Esta opção só está disponível quando os clientes têm créditos suficientes para pagar a fatura.

12. Enviar fatura por e-mail ao cliente: Active esta opção se pretender que o cliente receba a fatura por e-mail e a pague sem iniciar sessão. O e-mail conterá um link de pagamento. Também pode adicionar uma mensagem personalizada ao e-mail. Se a opção Enviar fatura por e-mail ao cliente não estiver activada, os clientes só receberão a fatura no seu portal.

14. Lembretes: Active esta opção em para enviar uma notificação e-mail ao cliente se este não tiver pago a fatura num determinado número de dias(mais detalhes abaixo).

15. Agendar fatura: Agendar quando a fatura será enviada. Leia mais sobre o agendamento de facturas.

16. Definições do QuickBooks: Seleccione a localização para a fatura ser enviada para o QuickBooks. Os clientes não verão este campo.

17. Rubricas: Discriminar os serviços prestados e os eventuais descontos aplicados.

Item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione Classe a enviar para o QuickBooks (os clientes não verão este campo).
Desconto: Para adicionar um item, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa .

Também pode editar os mesmos campos de item na página Editar item clicando nos três pontos à direita do item, seleccionando Editar e, em seguida, clicando em Guardar quando as edições estiverem concluídas.

18. Resumo:

Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados, antes de impostos.
Taxa de imposto: Uma vez adicionado o imposto sobre vendas, este é refletido no total (ver mais sobre o imposto sobre vendas).

19. Criar: Clique para enviar a fatura.

Enviar uma fatura única a vários clientes

Para enviar a mesma fatura a vários clientes, vá a Conta > Clientes na barra de menus à esquerda, seleccione as caixas de verificação junto aos clientes para os quais pretende enviar a questionário e, em seguida, clique em Criar fatura.

Pode enviar facturas a clientes cujas contas estejam activas ou offline. Por exemplo, pode pretender enviar uma fatura a clientes offline se estes efectuarem pagamentos offline, mas pretende armazenar esta informação no seu portal.

Aqui, tem as mesmas opções que acima.

Configurar lembretes de facturas

Ao criar uma fatura única ou ao adicionar uma automatização Criar fatura, botão de alternância em Lembretes. Quando o faz, é enviado ao cliente um lembrete sobre a fatura se esta não tiver sido paga num determinado período de tempo; o número de dias predefinido é três, mas pode alterá-lo:

Dias até ao próximo lembrete: Este é o número de dias antes de o cliente receber um aviso. Por predefinição, é enviado um aviso três dias após a emissão de uma fatura, mas pode alterá-lo para o número que preferir.
Número de lembretes: Este é o número de lembretes enviados ao cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.

Os lembretes param quando...

...o cliente não pagou a fatura, mas foram enviados o número definido de avisos.
...o cliente pagou a fatura.

Como são gerados os números das facturas

Se não introduzir um número de fatura mas deixar o campo vazio quando criar uma fatura, é gerado um número para si.

Uma vez sincronizados TaxDome e QuickBooks, os números das facturas no QuickBooks correspondem.
Uma vez sincronizados, os números das facturas editadas são automaticamente actualizados no QuickBooks.
Cada fatura da sua empresa tem um número único.
Quando os números de fatura são gerados automaticamente, são sequenciais.
Por necessidade, não há dois números de fatura iguais.

Seleção do primeiro número de fatura

É possível escolher o primeiro número de fatura em TaxDome se for proprietário ou administrador de uma empresa. Isto é útil se a sua empresa, por exemplo, já tiver 1.500 facturas e não quiser começar pelo número 1, porque isso irá prejudicar a sincronização do QuickBooks.

Para tal, aceda aDefinições > Fatura na barra de menus à esquerda. Preencha o número na secção Sequenciação do número da fatura e, em seguida, clique em Guardar. Agora, TaxDome começará a numerar as facturas a partir desse número especificado.

Dica! Para evitar erros de números duplicados, active a opção Sincronizar números de facturas com o QuickBooks Online botão de alternância activada.

O que os clientes vêem quando cria facturas únicas

O seu cliente pode visualizar e pagar facturas únicas de diferentes formas:

Clicando na notificação no seu painel de controlo
Clicando na ligação da página Facturas do seu portal
Clicando na hiperligação da notificação e-mail (não é necessário iniciar sessão no portal do cliente)

Se quiser ver o aspeto de TaxDome do ponto de vista de um cliente, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.